Изземване на документи при данъчна ревизия протокол, акт, основания, нарушения и процедура по обжалване
Вадим Чимидов Ръководител отдел „Данъчна практика и арбитражни спорове“ (WiseAdvice Consulting Group)
Изземването на документи и вещи е почти най-масовата мярка за данъчен контрол при проверките на място. Редът за изземване на документи и вещи е описан в член 94 от Данъчния кодекс на България.
От една страна, изземването на документи е необходимо, за да могат инспекторите да съберат липсващата доказателствена база за извършените от дружеството нарушения. От друга страна, това е психологическа техника, широко практикувана от инспекторите, за да „пречупят“ непокорния данъкоплатец.
Основания за изземване на документи:
- Инспекторите подозират, че нужните им оригинални документи може да са унищожени, променени или скрити;
- Фирмата е отказала да предостави документи по искане на инспекцията или не е имала време да го направи в определения срок;
- Данъчните искат да направят проверка на подписи върху документи.
Процедурата за изземване на документи е доста неприятна. Но ако знаете малко повече за това от това, което е записано в Данъчния кодекс на Руската федерация, можете да сведете до минимум негативните му последици. Ето няколко съвета как да извършите изземването си правилно, така че инспекторите да не получат допълнителни доказателства или да ги използват срещу вашата компания.
Така. Изземването на документи по време на данъчна проверка на място може да се извърши само въз основа на мотивирано решение, одобрено от ръководителя или заместник-началника на IFTS. Оттук
Съвет номер 1. Проверете за наличието на резолюция и необходимия подпис
Изземването на документи се извършва със задължително участие на поемни лица, като те трябва да са най-малко 2-ма. Всеки, който не се интересува отрезултатът от дадено събитие. Това означава, че служителите на IFTS не могат да бъдат свидетели. Ето защо
Съвет номер 2. Не се съгласявайте на предложените ви свидетели
Ако свидетелите откажат да покажат документите си за самоличност или ако има подозрения, че инспекторите са довели „техните“ свидетели за изземване на документи, поискайте те да бъдат сменени. За да направите това, се пише петиция в свободна форма за замяна на свидетели на името на ръководителя на екипа за проверка (той е посочен в решението за проверка) или в негово отсъствие до друг служител на Федералната данъчна служба, участващ в изземването. Като основание за недоверие може да се посочи фактът, че свидетелите са дошли заедно с проверяващите, а не са били поканени отделно от случайни хора, които са преминавали или са били в сградата, където се намира офисът на фирмата.
Междувременно инспекторите ще издирват нови свидетели, ще има време да „подредят” офиса.
Освен това, в присъствието на независими свидетели, данъчните ще бъдат принудени да се съобразят с изискванията на закона при запора. В края на краищата тези хора по-късно ще могат да потвърдят с показанията си реалните обстоятелства на изземването, включително фактите за нарушения от страна на инспекторите. И това ще помогне при обжалването на изземването на документи.
Кой е по-добре да направи атестиращи свидетели Ако вашият офис се намира в административна сграда, предложете да поканите приятелски настроени служители на съседни предприятия или предприемачи като атестиращи свидетели. Често служители на различни организации, чиито офиси се намират в квартала, се познават и поддържат приятелски отношения. Участието на такива свидетели по време на изземването на документи ще бъде по-предпочитано за вас: в крайна сметка тези хора са лоялни към вас и не се интересуват от резултатитевашите разкопки. И ако трябва, ще бъде по-лесно да ги поканите за свидетели.
Съвет номер 3. Изисквайте спазване на правилото: "1 инспектор = 2 свидетели"
По закон действията на лицето, което извършва изземването, трябва да бъдат наблюдавани от поне двама свидетели. Но често изземването на документи се извършва от двама или повече инспектори, които действат поотделно. Например единият инспектор претърсва масата и нощното шкафче в единия ъгъл на офиса, а другият претърсва килера в другия.
Присъстващите двама свидетели просто нямат възможност да наблюдават едновременно действията на двамата инспектори заедно. Ето защо, ако тези свидетели наблюдават действията на един инспектор, изисквайте да поканите още двама свидетели, които да проследят действията на втория. И така нататък - в зависимост от броя на инспекторите.
Между другото, можете също да отложите началото на изземването на документи, като подадете молба за изземването в присъствието на адвокат на фирмата.
Съвет номер 4. Не говорете твърде много
При изземване на документи трябва да запазите спокойствие и самообладание. С инспекторите, извършващи изземване на документи, както и с лицата, които ги придружават (най-често това са оперативните служители на отдел „Противодействие на икономическата престъпност“), е необходимо да се говори коректно и сдържано. Не трябва да давате писмени или устни обяснения по въпроси, които не са пряко свързани с предмета на изземването.
Например, ако инспектор попита служител къде е работното му място, каква длъжност заема, дали имуществото, което се намира в помещенията, принадлежи лично на него или е собственост на предприятието, е необходимо да се отговори на тези въпроси.
Ако инспекторът заяви, че трябва да получи обяснения (писмени или устни) от длъжностни лица или служители на предприятието относно взаимоотношенията с един или друг контрагент,то такива обяснения не следва да се дават при изземване на документи. Тъй като инспекторът иска да задава въпроси, нека се обади официално в IFTS, с призовка. В този случай ще може да се подготвите за разпита и да дадете обяснения спокойно и в присъствието на адвокат, а не в стресово състояние по време на изземване на документи и без подкрепата на адвокат.
Съвет № 5: Бъдете изобретателни и креативни
Данъчните власти могат самостоятелно да отворят помещението, ако лицето, от което се извършва изземването на документите, откаже да предостави достъп до него. В този случай е важно да изясните на инспекторите, че сте готови да ги пуснете в тази стая и в никакъв случай да не отказвате, „само ключовете от този офис в страната, ключовете от вилата са в колата на вашия съпруг / приятел / брат и те са си тръгнали сега, така че нека е по-добре утре ... ".
При този модел на поведение данъчните няма да имат основание сами да отварят обекта. Ако инспекторите все пак решат да разбият ключалката и да влязат в офиса, важно е да привлечете вниманието на свидетелите към факта, че не сте отказали да отворите тази стая. Този момент е важно да се отрази в протокола за изземване на документи.
Друг пример, в който можете да покажете изобретателност. Ако по време на изземването на документи от данъчните органи бъдат намерени документи или предмети (печати, печати, клишета, бланки, чекови книжки и др.) На друга организация, тогава трябва да знаете, че те не могат да ги отнемат, ако тези документи или предмети не са посочени в Решението за изземване на документи и вещи. В противен случай действията им също се оценяват като злоупотреба с власт.
В случай, че в чекмеджето на бюрото на счетоводителя на одитираната фирма „Х“ внезапно се появят печатите и бланките на фирма „Y“, можете да подготвите фразата: „Отози Иван Иванович (директор на фирма „Й”), какъв негодник, забравил си печата, не забравяйте утре да му го върнете”. Разбира се, на практика всеки разбира кое какво, но инспекторите са с вързани ръце.
Съвет #6: Записвайте нарушенията в бележките за записите за извличане
Изисквайте от инспекцията стриктно спазване на член 94 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В случай на игнориране на вашите изисквания, отразете всички нарушения в коментарите към протокола за изземване. Например данъчните служители често не посочват броя на иззетите документи (логичният аргумент на длъжностното лице е „да брои дълго време“), задоволяват се с формулировката: „Иззети са 3 папки с фактури за 2015 г.“. Не бъдете твърде мързеливи, за да бъдете формалисти по този въпрос - изисквайте да посочите точната сума, като се позовавате на параграф 7 от член 94 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Всъщност това е обща предпазна мрежа, така че IFTS да не „извади“ случайно или умишлено няколко фактури.
Подобна е ситуацията и с други разпоредби на Данъчния кодекс на Руската федерация. По-специално, ако са иззети оригинални документи (и копия не са направени незабавно), изисквайте номерирането на иззетите документи (именно документи, а не папки с тях) и подробности за информацията за иззетите документи в протокола за изземване, т.е. не просто документи за такъв и такъв период, а отделно по видове. Основата е член 94, параграф 9 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Това ще ви помогне да се предпазите от загуба на документи от инспекторите.
Внимание! Данъчното законодателство забранява изземването на документи през нощта, а това, съгласно чл.96 от Кодекса на труда, е времето от 22.00 до 6.00 часа сутринта. Следователно, ако изземването е извършено в този интервал от време, действията на инспекторите могат да бъдат оспорени в съда.
Изземването на документи от данъчната служба е доста дълга процедура, така че не трябва да разчитате на паметта си. Ако видите нарушение, незабавно го запишете. Тогава всички тезибележките ще трябва да бъдат прехвърлени към протокола.
По време на изземването на документи периодично напомняйте на свидетелите за необходимостта от внимателно наблюдение на действията на данъчните власти. И накрая се уверете, че в протокола за изземване са отразени всички нарушения, които според вас са допуснали инспекторите.
Понякога има смисъл да се посочи в протокола за изземване: „Предадени са документи, които се намират в офиса, към...“. Такава фраза се използва, ако някои от документите все още не са направени. Например не са издадени фактури от един от доставчиците. След това според официалната версия казвате, че тези фактури са при счетоводителя (управителя), който днес е решил да извърши съгласуването. Е, всъщност спешно изпишете липсващите фактури.
Клаузата в протокола за изземване „Към...” ни позволява да кажем, че документите към момента на посещението на инспекцията вече са били съставени (а не подправени със задна дата), но не са издадени по уважителна причина.
И накрая един съвет, който наистина трябва да е на първо място, но е труден за изпълнение, ако инспекторите вече са на прага ви.
Съвет #7
Никога не дръжте в офиса си: „чужди“ печати, спорни документи, неофициални счетоводни данни (включително на флашки, лаптопи и др.). Това са прости правила, но малко хора ги спазват. Инспекторът просто отваря нощното шкафче и получава всичко необходимо, цялата доказателствена база.
Между другото, въпреки факта, че данъчните служители имат право да проверяват всякакви помещения или други места, където могат да се намират документи и предмети, подлежащи на изземване, те нямат право да навлизат на територията на трета организация, която не е посочена в заповедта за изземване.
Ето защо, в случай на посещение на неканени гости, е по-добре да се заключи предварителнодоговор за наем на съседен офис, който ще бъде издаден на друго юридическо лице или друг наемател. Естествено, вие ще използвате това помещение (по споразумение), но според документите то ще се счита за територия на друг стопански субект. А неправомерният достъп там заплашва инспектора със статия за превишаване на служебните правомощия (чл. 286 от Наказателния кодекс на България).
Друго добро решение е да поверите счетоводството и данъчното счетоводство на професионална счетоводна къща. След това можете да съхранявате "основния" на неговата територия, а вашата счетоводна база данни ще бъде разположена отдалечено, на сървъра на тази компания. Да не говорим за факта, че една професионална счетоводна фирма винаги разполага с опитни данъчни адвокати в състава си и е в състояние да защити клиентите си, включително и при изземване на документи, оставайки в законовата рамка.