Как бързо, лесно и ефективно да се подготвите за изложба
Екатерина Михайлова Заместник-директор на Mobile Exhibition Technologies CJSC Директор за връзки с обществеността Департамент за изложбен бизнес Международен банков институт
Годишно в България се провеждат около 900 изложения, като през 2002 г. в тях са участвали над 100 хил. изложители, а броят на българските предприятия, участващи в изложения, се увеличава всяка година с около 15%. Почти 10% от предприятията годишно участват в повече от 10 изложения в различни региони.
Нежеланието за участие в изложения, като правило, води до стагнация в предприятието, а в бъдеще - до загуба на пазарен дял. Преценете сами: възможно ли е да не участвате в изложба, в която участват вашите конкуренти? Очевидно те ще получат всички поръчки, включително тези, които могат да бъдат ваши!
Ако е невъзможно да не участвате в изложби, възможно ли е да направите участието по-ефективно и по-малко трудоемко? Да, разбира се! И най-лесният начин е висококачествената предварителна изложбена подготовка. В този случай думата "технологичност" може да стане синоним на думата "качество". За да участвате ефективно в изложението, не е нужно да харчите допълнителни пари и да извършвате невъобразими подвизи, вместо това е достатъчно просто да разработите ясен план за подготовка за изложението и след това да го изпълнявате последователно.
Какъв е планът за подготовка на изложбата?
Планът за подготовка на изложбата се съставя на базата на две основни точки: цел на участие и бюджет. След като идентифицирате тези две критични точки, можете да направите списък на всичко, от което се нуждаете.
Този списък може да изглежда странно. Следните записи ще съществуват едновременно в него: „поръчайте стойност на стойка хиляди долара" и "не забравяйте парцала започистване на прах." И правилно: на изложбата няма дреболии. Дори ако изложите най-добрите продукти на най-добрия щанд, но служителите на вашия щанд останат без визитки или ценови листи, изложбата ще бъде загубена за вас.
Препоръчително е да съставите максималния списък от необходими дейности и елементи и едва след това да присвоите на всеки елемент „индекс на значимост“. Значимостта се оценява едновременно в три мерни единици:
- значение за реализацията на изложбената концепция (в точки),
- цена,
- времеви разходи.
По този начин вашият списък със събития за подготовка за изложбата може да се използва както като обосновка на бюджета на изложбата, така и като времеви график.
Очевидно първият елемент в този списък ще бъде установяването на контакти с организаторите на избраното от вас изложение: получаване на пълна информация за изложението, избор на павилион, позициониране на щанд в павилион, конфигурация на щанда, подаване на заявка за участие.
Какво следва?
Сигурен ли си, че не си забравил нищо?
Ако отивате на изложение в друг регион на България или в друга страна, логистиката става една от най-важните точки на програмата: всички усилия ще бъдат безполезни, ако вашият щанд, служители на щанда и мостри закъснеят за началото на изложението. Тук е необходимо да се помни за застраховката на риска, а в случай на участие в чуждестранна изложба - за митническото освобождаване.