Как да изчислим цената на ИТ услуга-2
В продължение на темата за разходите за ИТ.
Изграждане на модел на разходите
Разходите за външни услуги включват ИТ разходи, свързани с техническа поддръжка или други услуги, получени от ИТ отдела от външни доставчици на услуги. Това може да бъде техническа поддръжка, поддръжка и поддръжка на ERP системата, предоставяне на интернет и комуникационни канали, аутсорсване на съоръжения за ИТ инфраструктура и др.
Трансферните разходи са разходите за вътрешни взаимни разплащания между отделите на компанията. Този тип разходи се разпределят, ако при изграждането на счетоводната система се възприеме моделът на центъра за печалба на CFD. Ако ИТ отделът продава своите услуги на бизнеса, тогава бизнесът също предоставя услуги на ИТ на търговска основа. Например, това могат да бъдат: • Разходите за придобиване на компютър от името на бизнес потребител. • Разплащания с Министерството на финансите за изграждане на модел за отчитане на разходите в ИТ. • Услуги на отдел Човешки ресурси по отношение на набиране на персонал. • Счетоводни услуги - по отношение на изчисляване, начисляване и издаване на ведомости за заплати в ИТ, правния отдел по отношение на преглед на договори и др.
Определяне на цената на ИТ услуга чрез метода на преките разходи
Преките разходи се отнасят към бизнес услугите и се включват изрично в себестойността им. Индиректните (индиректните) се делят на корелирани, които могат да бъдат разпределени между услугите в съответствие с драйверите за разпространение, и некорелирани - за които не е възможно да се избере такъв драйвер.
Нека разгледаме примери за изграждане на драйвери за разпространение.
2. Разпределението на преките разходи е възможно въз основа на регистъра на инцидентите, който записва цялата работа, свързана с техническа поддръжка за потребителите и отстраняване на неизправности впредоставяне на услуги, както и изграждане на съответни драйвери за разпределение на косвени корелирани разходи въз основа на разходите за работно време за отстраняване на инцидента.
Наистина, когато регистрира инцидент, операторът на Service Desk посочва като параметри услугата, с която е свързан този инцидент, както и работната група (или изпълнител), който ще извърши тези работи. Познавайки цената на час на всеки служител за компанията, е възможно разходите, свързани с неговата дейност по разрешаване на инциденти, да бъдат приписани на конкретна услуга. Такива разходи ще бъдат преки.
С други думи, въз основа на данните от регистъра на инцидентите е възможно да се разпределят разходите за време, свързани с разрешаването на инциденти за всяка от ИТ услугите, и въз основа на тези данни да се изготви пропорция за приписване на разходите за персонал, които не са пряко свързани с външни услуги, към цената на ИТ услугите.
Дадените примери показват, че за да се изградят двигатели на дистрибуция, е необходимо да се въведе счетоводна система, която да записва дейностите на ИТ персонала с необходимите аналитични характеристики. В идеалния случай всички ИТ дейности трябва да бъдат записани и присвоени на бизнес или оперативни услуги. Решението на този проблем е възможно например чрез въвеждане на аналитичен график за ИТ специалистите.
Неразпределените непреки разходи също трябва да бъдат включени в цената на услугите, така че общите разходи за ИТ от управленското счетоводство на компанията да съответстват на общите разходи за ИТ услуги.
Те се включват в цената на ИТ услугите като определен допълнителен процент (например те се разпределят в съответствие с преки и косвени корелирани разходи). Примерите, разгледани по-горе, са специални случаи на практическото прилагане на счетоводна система вТО.
Трябва да се разбере, че ITIL, като библиотека с най-добри световни практики, не предоставя подробни препоръки. С други думи, ITIL казва КАКВО да се направи, но не казва КАК да се направи. Изборът на конкретна счетоводна система, разработването на политики, методи за изчисляване на себестойността, разпределяне на непреките разходи е задача за изграждане на счетоводна система в ИТ, която трябва да се реши в рамките на счетоводната политика, приета от компанията.
Пример за остойностяване на ИТ услуга
Изграждането на модел за отчитане на разходите, фокусиран върху предоставянето на ИТ услуги, трябва да се извърши на няколко етапа. Таблица 1 дава пример за ИТ бюджет. Общият размер на ИТ разходите на година е $500 000. (Нека някои хора не се шокират от сумите, абстрактен пример от практиката на западна компания)
ИТ предоставя на бизнеса следните услуги: 1. Интернет и електронна поща. Включва възможност за работа на потребителя с корпоративна пощенска кутия и осигурява достъп до Интернет чрез http. За организиране на пощенската услуга се използват продукти на Microsoft (MS Exchange). Услугата включва техническа поддръжка за потребителите, включително инсталиране на клиентски приложения, консултации за тяхното използване.
2. ERP. Осигуряване на функционирането, техническа поддръжка и консултации за работа с ERP системата. Модули "Бюджетиране", "Главна книга", "Касиер и банка", "Длъжници", "Кредитори", "CRM", "Управление на покупки и продажби (склад)", "Управление на персонала и ТРЗ". За сървърната част се използва отделен сървър, на който са инсталирани Application server на системата и СУБД Oracle. Клиентските места се управляват от ОС Windows XP. Услугата включва техническа поддръжка на клиентската и сървърната част (включително инсталация иконфигурационни настройки), потребителски консултации.
3. Техническа поддръжка на потребителите. Осигуряване на функционирането на работната станция на потребителя, единно информационно пространство, включително домейн контролер, мрежа, мрежов печат, техническа поддръжка и съвети за работа с компютър и използване на стандартен софтуер.
Стандартният софтуер включва: • MS Office; • Adobe Acrobat Reader 7.0; • WinRAR 3.50.
Втората стъпка при определяне на цената на услугата е да се изчисли разпределителният драйвер. Като водач ще изберем разходите за ИТ служители за поддръжка на потребителите и разрешаване на инциденти. Въз основа на данните от Service Desk (дневник на инциденти) получихме разпределението на разходите на ИТ отделите за поддръжка на ИТ услуги.
Въз основа на тези данни ние изчисляваме драйвера за разпределението на косвените корелирани разходи по формулата:Дистрибутор на драйвер = Сума от разходите за персонал за услуга \ Обща сума от преки разходи за персонал.
Следващата стъпка е да се идентифицират корелирани и некорелирани сред непреките разходи. Основният критерий за идентифициране на корелирани косвени разходи е разбирането доколко факторът за разпределение е подходящ за този тип разходи, т.е. до каква степен в конкретния случай разпределените непреки разходи, базирани на пропорцията, която сме избрали, ще съответстват на реалната себестойност на услугата. Необходимо е също така да се вземе предвид счетоводната политика, приета от компанията.
Методът за изчисляване на себестойността трябва да отговаря на методологията, използвана в компанията, поради което изграждането на счетоводна система в ИТ трябва да се извършва съвместно с икономисти, отговорни за изчисляване на себестойността на продукцията на основната дейност на предприятието.
В този пример, като неразпределени непреки разходи, можете да изберететрансферни разходи. Като добавим преките разходи и косвените корелирани разходи, получаваме основата за изчисляване на допълнителния процент на косвените некорелирани разходи. Нарастващият процент се изчислява по формулата:Допълнителен % = Общ разпределен разход за ИТ услуга \ Общ разпределен разход
Където споделени разходи означава сумата от преки и непреки корелирани разходи. Резултатът е общата цена на всяка ИТ услуга, докато сумата от разходите за предоставяне на всички бизнес услуги трябва да бъде равна на общата цена на ИТ отдела (в нашия пример 500 000 $).
Какви са ползите за бизнеса от този подход в сравнение със съществуващите методи:
1. За всеки CIO ИТ бюджетирането е сложна задача. Ако капиталовите разходи (разходи за придобиване на хардуер и софтуер) все още могат да бъдат планирани, тогава как да се вземе предвид промяната в оперативните разходи, свързана с увеличаването на броя на потребителите, въвеждането на нови и разширяването на съществуващите услуги? Отчитането на разходите, ориентирано към услугите, което използва статистика за изчисляване на прогнозираните увеличения на разходите въз основа на исторически данни, предоставя на CIO необходимата базова линия.
2. ИТ мениджърът може периодично да предоставя на управленското счетоводство на компанията действителните разходи за всяка бизнес услуга. Това ще позволи на ръководството на компанията да види къде отиват парите, предвидени за ИТ и да вземе информирани управленски решения въз основа на тези данни. В този случай проблемът "черна дупка" е решен, т.е. ситуацията е изключена, когато се инвестират сериозни средства в ИТ, но никой не може да каже колко ефективно се изразходват тези средства, дали инвестициите в ИТ отговарят на възвръщаемостта, получена от основния бизнес на компанията.
Но ако ИТ финансовият мениджър предостави на икономистите на компанията данни в контекста на предоставяне на бизнеса с услугата „Автоматизирана система за управление на корпоративните ресурси“ с поддръжка за споделяне на разходите и поддръжка за функционални ERP модули (управление на производството, управление на доставките, финансово счетоводство, управление на продажбите и т.н.), тогава такива данни могат да се използват за изчисляване на разходите в мащаб на предприятието. В същото време приносът на ИТ разходите към общата цена на продуктите на компанията може да бъде изчислен по-точно, тъй като разходите за ИТ услуги могат да бъдат сравнени с бизнес единици, които консумират тези услуги, и следователно с разходни обекти, свързани с тези единици.
4. Въз основа на отчитане на ИТ разходите, ориентирано към услугите, е възможно да се изгради модел на общата цена на притежание (TCO), който включва не само изричните разходи за предоставяне на ИТ услуга (цена), но и скрити разходи, свързани със загуби от престой, самоподдръжка на потребителя и други разходи, които косвено са включени в разходите на компанията. При внедряването на модела CER оценката на инвестициите в ИТ става по-прозрачна (размерът на входящите потоци от изпълнението на инвестиционен проект се счита за разлика от планираното изменение на TCO спрямо текущото). А също и решение на вековния проблем „производител или от“ - да придобиете или разработите софтуер, да поддържате ИТ инфраструктурата самостоятелно или да я възложите на външни изпълнители и т.н.