Как да издадем пътни разходи, използвани в чужбина при липса на документи,
Ю. Гамалей, управител на консултантския отдел на BDO Казахстанаодит LLP
КАК ДА ПОЛУЧИТЕ ПЪТУВНИТЕ РАЗХОДИ, ИЗПОЛЗВАНИ В ЧУЖБИНА БЕЗ ДОКУМЕНТИ, ПОТВЪРЖДАВАЩИ ФАКТА НА ПЛАЩАНЕ ЗА НАЕМАНЕ НА ПОМЕЩЕНИЕТО?
Служителят отиде в командировка в чужбина, по-специално в Италия. В потвърждение на разходите за живот той предостави фактура от хотела. Счетоводителят изисква чек, за да потвърди плащането на парите. Работникът уверява, че там не дават чекове, че в чужбина не се използват дори печати.
1) Има ли право счетоводителят да иска чек, потвърждаващ плащане в брой в чужбина?
2) Възможно ли е да няма печати в чужди държави?
Коментари.Документи, доказващи факта на сетълменти, както и потвърждаващи движението на средства от купувача към продавача, могат да бъдат: банкови извлечения за прехвърляне на средства от сметката на купувача към сметката на продавача; стокови и касови чекове; други документи, например разпечатка от карти - фактури при плащане с кредитна карта.
В съответствие с член 101, параграф 2 от Данъчния кодекс компенсацията за командировки включва действително извършени разходи за наемане на жилище, включително плащане на разходи за резервация, въз основа на документи, потвърждаващи разходите за наемане на жилище и за резервацията.
Ако фактура от италиански хотел, предоставена от бизнес пътник, е фактура за плащане по обичайния начин за разбиране на целта на този документ (фактура за плащане е незадължителен документ, съдържащ данните за плащане на получателя (продавача), чрез който платецът (купувачът) ще извърши плащания в брой за стоки, работи, услуги) и не съдържадоказателство за плащането му (като например бележка за плащане по сметката при плащане на населението за комунални услуги), тогава не може да потвърди факта на парично сетълмент върху него. Дори ако печатът на хотела беше залепен на тази сметка.
От гледна точка на изготвяне на авансов отчет, фирмата може да приеме фактура от хотел от служител при завръщане от чужбина като документ, потвърждаващ разходите, ако това е записано в счетоводната политика. Но въпреки това компанията рискува сумите на издадените командировъчни, чиито действителни разходи не са документирани, да бъдат признати от данъчните власти като доход на служителя, подлежащ на данъчно облагане.
Нормативна рамка.Законодателството на Република Казахстан не съдържа пряко задължение за частните стопански субекти да заверяват всеки документ с печат. Освен това, в съответствие със Закона на Република Казахстан „За частното предприемачество“, IP може изобщо да няма печат.
Например, в съответствие с член 152, параграф 2 от Гражданския кодекс, сделката, извършена в писмен вид, трябва да бъде подписана от страните или техните представители, освен ако не следва друго от обичаите на бизнеса. Тоест задължението за поставяне, печат няма. В същото време, в съответствие с член 152, параграф 3 от Гражданския кодекс, законодателството и споразумението на страните могат да установят допълнителни изисквания, че формата на сделката трябва да отговаря, по-специално изпълнението на бланка на определена форма, запечатване и да предвиди последиците от неспазването на тези изисквания.
На редица формуляри на първични документи също не е необходимо да се подпечатва.
Необходимостта от печат върху документи е установена от различни законодателни актове.
Така че, в съответствие с параграф 6 от чл167 от Гражданския кодекс се издава пълномощно от името на юридическо лице, подписано от неговия ръководител или друго лице, упълномощено за това от неговите учредителни документи, и подпечатано с печата на тази организация.
И например, в съответствие с член 61, параграф 3 от Данъчния кодекс, данъчните формуляри, съставени на хартиен носител, трябва да бъдат подписани от данъкоплатеца (данъчен агент) или негов представител, както и заверени с печата на данъкоплатеца (данъчен агент) или негов представител, които в случаите, установени от законодателството на Република Казахстан, имат печат с името си.
Тези примери от законодателни актове са дадени, за да се направи аналогия, че в чужди държави няма задължение за поставяне на печат върху редица документи, включително договори, сключени между стопански субекти. Но е важно подписът на упълномощено длъжностно лице на фирмата да е задължително върху документа.