Как да използвате електронния календар, Въпроси от абонати, Журнал „Наръчник на секретаря и
Въпрос-отговор по темата
Как Google Календар управлява подробностите за предстоящото събитие, управлява поверителността и кани присъстващи?
РедКалендар показва собственика на календара.
ВОписание можете да добавите допълнителна информация за събитието (ако е необходимо).
ОпциятаЦвят ви позволява да изберете цвета на събитието, с който то да бъде отбелязано в календара. В Google Calendar има 11 цвята за показване на събитие. Събитието може да остане безцветно. Използването на цветове обаче подобрява четливостта на информацията в календара.
Избирайки цветове за събития с различен приоритет, като важни и спешни - червено, важни неспешни - жълто и т.н., винаги ще знаете откъде да започнете. Освен това можете да зададете конкретен цвят на срещи, лични въпроси, срещи и т.н.
Ако имате нужда от напомняне за текущо събитие, можете лесно да зададете едно или повече напомняния. В Google Календар можете да зададете до пет напомняния от два типа:
- изпратено по имейл;
- под формата на изскачащ прозорец.
И за двата вида напомняния трябва да посочите колко минути, часове, дни, седмици преди събитието трябва да бъде направено това напомняне.
Много важна опция еМоето състояние. В Google Calendar има два статуса: Наличен и Зает.
Ако събитието е важно и не може да бъде маркирано, препоръчително е да зададете активния статус на „зает“, така че други потребители да не планират други срещи и събития с ваше участие в този момент. Състоянието „Наличен“ се отнася за събитията, които сте планирали и които могат да бъдатотлагайте, за да свършите по-важни задачи или да присъствате на по-важни срещи. Когато задавате статус „наличен“, трябва да запомните, че потребителите, виждайки това състояние, могат да ви поканят на конкретно събитие и вашата задача е да изберете кое е по-важно.
Управление на поверителността на събитията
ПараметърътPrivacy може да има една от следните стойности:
1.По подразбиране - събитията ще съответстват на настройките за поверителност на календара: ако календарът е частен, тогава всички събития също ще бъдат частни и отворени за отворени календари.
2.Публично събитие и подробности за събитието са достъпни за потребители, които имат достъп до информация за свободни и заети лица.
3.Частно събитие и подробности за него в публичен или публичен календар ще бъдат достъпни само за вас и други собственици на календар (потребители с права не по-ниски от нивото "Редактиране на събития").
Покана за участници в събитието
Гост, поканен на събитие, ще види известие за събитието в прозореца, когато отвори календара. В графика на получателя поканите за събития се показват със стрелка. Щракването върху такова събитие ще отвори неговото меню, в което гостът може да избере „да“, „може би“ и „не“, за да потвърди участие.
В горната част на прозореца с параметри на събитието ще се появи ред за състояние на събитието:
- Да, ще участвам - ако гостът се е съгласил да участва в събитието.
- Може би ще участвам - при отговорМоже би.
- Не, няма да участвам - ако гостът е отказал участие.
В главния прозорец на календара срещата, на която сте поканенигост, показва се както следва: ако гостът се е съгласил да участва в събитието, се показва както обикновено; ако не е сигурен, тогава върху показаното събитие може да се види въпросителен знак; ако потребителят откаже да участва, името на събитието се зачертава и се показва в блед цвят.
- отметка, ако гостът е приел поканата, оставената от него бележка и знак+1 гост също ще се показват, ако участникът дойде с гост;
- въпрос, ако гостът се съмнява и е избралМоже би ;
- зачеркнат кръг, ако гостът е отговорилНе.
Ако събитието е планирано като повтарящо се събитие, тогава, когато запишете промените, например, ако сте променили състоянието отНе наМоже би, се появява прозорецътРедактиране на повтарящи се събития, в който можете да изберете обхвата на направените промени: променете само това събитие или всички следващи събития.
За да завършите работата със събитието и да запазите промените, щракнете върху бутонаЗапиши.
Известие, получено по имейл
Такова съобщение съдържа както цялата необходима информация за събитието (час, място, събития преди и след часа на поканата, списък на поканените и т.н.), така и команди за влизане в календара за работа с него (преглед на календара иподробности ).