Как да извършваме офис работа в холдинг, Въпроси от абонати, Журнал „Справочник на секретаря и
Въпрос-отговор по темата
Как се извършва офис работа в холдингова компания, в която компанията майка се намира в България, а останалите дъщерни дружества - три в чужбина и няколко в други градове на България?
Тъй като холдингът има географски разпределена структура, единственото разумно решение би било да организира собствена офисна работа във всяка компания. В зависимост от обема на документооборота, един служител може да извършва офис работа във фирмата, може би дори секретар на ръководителя (ако обемът на документооборота е малък) или структурно звено - отдел за документация. Обменът на документация между фирмите ще се третира като обмен на входящи и изходящи документи.
За да можете лесно да разграничавате в общия документооборот документите на дружествата, включени в холдинга, е необходимо в структурата на регистрационния номер на входящите и изходящите документи да въведете код, указващ, че документът принадлежи на дружествата, включени в холдинга. Този код няма да бъде включен в регистрационните номера на документи, получени от други организации и изпратени до други организации. Фактът, че фирмите се намират в други градове на България и дори в чужбина, не е важен.
Прочетете повече заповерително водене на документация в статията на линка.
Основното нещо е да организирате работата в офиса според единни правила и за това е най-добре да разработите една инструкция за работа в офиса, която да се спазва от всичките ви компании. Разбира се, тази работа трябва да се извършва от компанията майка.
Прочетете забумащината, за да не правите грешки.