Как да настроите счетоводна система за онлайн магазин
И подобряване на работата на бек офиса
70% от купувачите след добавяне на продукта в количката отказват да платят за него. Най-много се отразява времето за обработка на поръчката - ако трябва да чакате повече от осем часа за отговор от магазина, клиентът вече не се нуждае от стоката. "Секрет" разговаря със съоснователя на услугата за управление на търговия и склад "MySklad" Аскар Рахимбердиев и разбра защо онлайн магазините се нуждаят от счетоводни системи, как да ги избират, прилагат и работят с тях.
Защо да автоматизирате бек офиса
Как изглежда един стартиращ онлайн магазин? Това е стая с хора, седнали в един ъгъл, стоки в друг и връщания в трети. Всички данни се записват в Excel, а понякога и само на хартия. Това са мъртви фигури, с които не може да се работи. Междувременно броят на обажданията, поръчките, потвърдените поръчки, пратките са данните, които трябва да бъдат анализирани, за да се коригират грешките и да се направят повторни продажби.
Един от нашите клиенти, онлайн магазинът за козметика Deoshop.ru, трябваше да извършва инвентаризация всеки месец преди въвеждането на счетоводната система. За да направят това, петима служители отидоха на работа през почивните дни, като им бяха платени допълнително 5500 рубли. Всеки месец компанията харчи допълнително 30 000 рубли. Сега системата улавя продажбите, връщанията и балансите в реално време: служителите просто обработват артикулите за един час в началото на работния ден. Поради факта, че цялата информация за продукти и клиенти се събира на едно място и се актуализира редовно, броят на изпълнените поръчки на ден (един служител) се удвои - от 30 на 60 поръчки.
Счетоводната система ще помогне за контрол на финансовите резултати. Печалбата се изчислява на базата на текущо начисляване, когато себестойността се приспада от сумата на продажбата (в случай на онлайн магазин, цената на покупката му идоставка до клиента). Прилагането на такъв прост процес не винаги е лесно. Например, купувате iPhone от доставчик в 10 броя, но всяка партида струва различно, защото обменният курс варира. Вие също ги продавате на различни цени. Счетоводството с помощта на специална система в този случай е много по-просто и по-надеждно от ръчното изчисление.
Идеално е да започнете работа в счетоводната система със създаването на магазин или когато се обработват 10 поръчки на ден. Колкото повече отлагате автоматизацията на бек офиса, толкова по-дълго ще изграждате бизнес не съзнателно, а сляпо.
Защо едно мощно решение не се изплаща само
Не се опитвайте да намерите програма, която ще ви подхожда сто процента. Разработка, която може да изпълнява всички задачи наведнъж, струва от 100-200 хиляди рубли и отнема няколко месеца. Някои инвестират няколко милиона рубли в развитието на собствените си системи. Това има смисъл в случай на голям онлайн магазин, който изпълнява няколкостотин поръчки на ден. За по-малки магазини са подходящи готови решения - например лидерът на пазара на счетоводни системи "1C: Enterprise".
Съветвам ви да изберете програми в облака: системата може да бъде внедрена за 15 минути, а данните могат да бъдат достъпни отвсякъде. Инсталирането на традиционния софтуер ще отнеме няколко пъти повече време и най-вероятно ще ви е необходим специалист, който да работи с него. Освен това ще трябва да закупите и поддържате сървъри, а с облачна услуга ще трябва да плащате само месечна такса - 2-3 хиляди рубли на месец. От облачните системи, в допълнение към My Warehouse, мога да посъветвам Megaplan или Bitrix24. Всички те не просто събират данни, но имат някои елементи на CRM системата, тоест ви позволяват да работите с клиентската база: да се обаждате директно от системата, да сегментирате клиентите по първата покупка или сумата на покупките.
Как да интегрирате уебсайт със счетоводна система
Използвайте принципа на конструктора
Няма универсална рецепта за избор на счетоводна система, която да позволява интеграция с всякакви програми, трябва да разгледате съвместимостта за всяко решение поотделно и да разберете дружелюбността на системата към други услуги при покупка.
Не използвайте само автоматични отчети