Как да работим, за да бъдем успешни
„Работя по 12 часа, но времето все не стига!“ Чували ли сте подобна фраза от ваши колеги, ръководители, подчинени? Срещали ли сте сами този феномен? Каква е причината за това и как да прекъснем порочния кръг, за да „продържим“ най-накрая?
Направи това - не знам какво
Много често човек просто не знае как правилно да организира работата си. Той поема всички дела наведнъж, вместо да ги планира. Като правило, започвайки работа, той отваря 8-10 прозореца на компютъра наведнъж. Ако ICQ е разрешен в офиса, тогава още 5-10 прозореца „висят“ на работния плот всяка минута. В същото време човек се настройва на факта, че предварително не може да има малко неща за вършене - винаги има много от тях.
Основният проблем на такива хора като правило е неспособността или нежеланието да се делегира власт. Служителят вярва, че само той може да изпълни определена задача. Понякога той просто не иска да прави това, защото се страхува, че някой ще се справи по-добре от него или че ще предаде част от знанията си, ще научи колегите на нещо. И се случва, че няма специални тайни, но просто никой, с изключение на един служител, не се занимава с определен проблем и всеки вярва, че този проблем не може да бъде разрешен без този служител. Например, мениджърите на складове не обичат да делегират правомощия, защото смятат, че ако всеки знае къде е всичко, защо тогава мениджърът на склад? В резултат на това собственикът на фирма (или главен изпълнителен директор) става заложник на порочна система, когато не може да направи склада да работи по-ефективно, защото управителят на склада е против това и ако той напусне, „всичко ще излети“.
Всъщност този подход е изключително контрапродуктивен. Не можеш да криеш нещо вечно. И ако се опитате да направите това, тогава това едва ли ще има положителен ефект върху кариерата ви. Човек може да бъде убеденкомпания в нейната незаменимост, но външният пазар не може да бъде убеден в това. Същият мениджър на склад, след като отиде в друга компания, ще може да й покаже само следното: „Знаех къде е всичко, без мен нито един складджия не можеше да вземе поръчка.“ На това неговият потенциален мениджър ще свие рамене и ще каже: „Това означава, че във вас цари хаос, напротив, трябва всичко да е прозрачно и всеки складовик да знае какво да прави.“
Вторият проблем, който играе не по-малка роля, е невъзможността за приоритизиране и поставяне на цели. Човек може да напише две писма едновременно и му се струва, че това говори за високите му организационни умения. Всъщност това само забавя писането на всеки от тях. Или, например, лидерът дава задачата по такъв начин, че самият той наистина не разбира какъв трябва да бъде резултатът. Или е поставил задача, но не може да контролира нейното изпълнение. В резултат на това работата спира, понякога просто защото хората не разбират какво да правят и какво искат от тях. Ясни задачи, дефинирани срокове, ясно обяснение - това е лекарството за загуба на време.
Що се отнася до специализираните семинари за управление на времето, те едва ли могат да се нарекат добро решение на проблема: всички принципи, които са подробно описани в тях, могат лесно да бъдат сведени до горните точки.
Всеки ме иска!
Но неправилната организация на собствения ви работен процес не е най-лошото нещо. Много по-лошо е, когато човек умишлено демонстрира огромна заетост, когато тя не е, или създава ситуация, в която изглежда много зает. Това се дължи на желанието на човек да почувства своята значимост и да я покаже на другите. Обикновено това е свързано с определени комплекси. Например, ако човек няма личен живот, може да опита по-дългозадържат подчинени, обяснявайки това като „работна необходимост“. Изглежда по следния начин: „Стоя до късно, но какво те спира?“. Такива хора не обичат да говорят за това, че работният ден по план трябва да бъде 8 часа: „Имаме нужда и това е! Ако не ви харесва, потърсете другаде!
И също така се случва, че те са „снизходителни“ към другите, осъзнавайки, че не всеки има възможност да работи „за четири“ (седем, десет и т.н.). А тези, които си вършат работата нормално, но си тръгват навреме, започват да се чувстват виновни: „Как е, аз си тръгвам, а той (тя) стои тук още 5 часа“. Всъщност няма причина за това чувство за вина, ако служителят си върши работата. Но поради поведението на „работохолика“ в отдела възниква нездравословна атмосфера: хората започват да се чудят дали могат да си тръгнат навреме, дали постъпват правилно, дали разочароват организацията.
Триковете на работохоличните имитатори действат като правило върху слабоволни и нискоквалифицирани служители, които започват да вярват, че „без Иван Иванович водата няма да бъде осветена“. А Иван Иванович се нуждае само от това. Той иска да управлява стадо овце, а не независими служители, и затова организира работата по такъв начин, че всички процеси да почиват единствено на него. В резултат на това всеки носи всеки лист на Иван Иванович, който съхранява тези листове и „няма време“ да ги разгледа, анализира и подпише всички. — Всички ме искат! - оплаква се бедният Иван Иванович и всички му съчувстват: има толкова много неща за вършене, всички се нуждаят от него, съвсем ясно е, че не му стига времето за всички и без него нищо няма да стане. И сега документите лежат, нещата стоят, а служителите седят - чакат Иван Иванович да благоволи да разгледа листа хартия и да „даде зелена светлина“ или „да го увие“. Седят така безполезно 10 часа, защото ИванИванович винаги се задържа, "гребе" много неща.
Никой не е наясно, че цената на такъв лидер е една строшена стотинка. Самият той изгради работеща схема така, че да контролира всичко и всички, но не може да контролира нищо. Той няма представа какво означава да управляваш, да делегираш правомощия, да си поставяш цели. Основното за него е, че „всички го искат“ и че муха в офиса не минава без неговото кълчище. Такъв лидер носи само вреда на компанията: забавя всички процеси, демотивира служителите.
За съжаление, намирането на подходящо лекарство за подобен „работохолизъм“ е доста трудно. Не можеш да поддържаш наложена система, ако не искаш да станеш зъбно колело и да забравиш за кариерата. Следователно всичко зависи от възможностите за борба с това явление. Ако работохолик имитатор е на много висока позиция, тогава има малък шанс. Ако на него има по-разумни хора, тогава можете да опитате да проведете нормална схема на работа чрез тях - в съответствие с конкретни показатели.
Естествено мързелив
Въпреки това, не по-малко от горните примери, има много по-просто явление - обикновен мързел. Ако поведението на човек се основава на нежеланието да се притеснява, тогава той със сигурност ще бъде сред онези, които никога нямат време за нищо. И това е съвсем естествено: трудно е да изпълните възложените задачи навреме, ако не ги изпълнявате. Най-характерните черти на този подход са следните.
Първото нещо, което служителят прави, когато дойде в офиса, не е свързано с неговите непосредствени задължения. Например, той веднага отива в Odnoklassniki, Vkontakte или други развлекателни ресурси. Той първоначално е настроен да отделя време за тях. Още по-лошо, ако след това изобщо не ги затвори, а просто минимизира прозорците, когатодо шефа. И през целия ден човек прави две неща паралелно – работи и се забавлява.
Служителят се страхува да се захване за работа: той не знае „от коя страна да се приближи“. И така, докато мисли на коя страна да застане, работата си заслужава. А междувременно реди пасианс, „мисли“.
Служителят не казва нищо, пропуска сроковете и на въпрос за резултата заявява, че не е разбрал задачата или някакъв аспект от задачата или не е разбрал нещо друго, което му пречи да изпълни тази задача. Въпросът е защо мълчите тогава? Шефът, разбира се, никога няма да чуе истински отговор: „Не искам да го правя, затова мълча, играя си за време“.
В този случай е необходимо да дадете на служителя най-ясното и подробно обяснение на задачите, да го контролирате на всеки етап и да го приучите към стриктно спазване на графика. Той трябва не само да дава задачи устно, но и да ги дублира писмено. Също така е желателно да се състави конкретен план, който да описва подробно задачите и да посочва крайните срокове.