Как да разработим kpi индикатори, INTALEV Украйна
Преди да разработим показатели за KPI за компанията като цяло и за служителите, нека да разберем какво да не правим.
Борис Старински, Управляващ съдружник на групата компании INTALEV
Концепцията за KPI (ключови показатели за ефективност) е въведена в управленския речник от Питър Дракър.KPI — ключови показатели за ефективност (KPI). Системата KPI ви позволява да наблюдавате бизнес дейността на служителите и компанията като цяло в реално време, като по този начин гарантирате изпълнението на стратегията.
Грешки при разработването на KPI показатели
Най-честата грешка при разработването на KPI е функционалният подход. Тези. KPI се разработват от отдели въз основа на тяхната основна функция. Този метод на развитие се използва от 80% от компаниите и този метод е дълбоко погрешен.
Нека разгледаме един пример. Фирмата произвежда мека мебел. Основни направления: покупки, производство, продажби. Покупките са мотивирани за намаляване на разходите за покупка. Продукция - на процент на използване на мощностите. Търговски отдел - по обем на продажбите (по пратка). Всеки има подходящи KPI. Какво получаваме в резултат? Покупките се купуват по-евтино, като първо „изстискват“ доставчици, а след това, след като достигнат определен праг, започват да сменят доставчиците на по-евтини, но с по-ниско качество. Освен това намаляването на цената се постига чрез закупуване на големи количества. И сега нашите доблестни купувачи получават бонус за изпълнение на KPI! Производството произвежда големи партиди, за да намали смяната и да постигне желания процент на натоварване. В склада на готовата продукция се натрупват определени видове продукти, а други не достигат. И трябва да поддържате големи запаси, за да изгладите тези производствени вълни. Продажбите се доставят с радост и изискват управлениевсе повече отлагане на плащането, тъй като това улеснява живота им и постигането на показателя. Всички получиха бонуси, но какво се случва с компанията? Продуктът е с лошо качество, клиентите не са доволни. Обръщаемостта на запасите е ужасна както за суровини, така и за готови продукти. Вземания над разумни граници. Печалба няма, но бонуси трябва да се плащат! Според Теорията на ограниченията имаме класическа локална бизнес оптимизация, която противоречи на глобалната оптимизация и ефективността на бизнеса като цяло. За да не стъпите на такъв KPI рейк, трябва да използвате определени техники за разработка.
Техники за разработване на индикатори и тяхната връзка с бюджетната система
Трябва да запомните основното изискване към методологията – разработените KPI трябва да фокусират и насочват отделите и служителите към постигане на бизнес целите.
Използваме три техники за разработване на KPI, които отговарят на това изискване:
Всички те са базирани на бизнес цели и при правилно прилагане дават добри резултати.
Нека обърнем внимание на читателя, че след тяхното разработване на показатели, задължителна стъпка е промяна на мотивацията на служителите, т.е. разработените KPI трябва да бъдат обвързани с мотивацията на служителите, които отговарят за тези показатели. Разработването на KPI без промяна на мотивацията е сизифова работа.
Но какво да кажем за бюджетирането? Как системата KPI е свързана със системата за бюджетиране? Има няколко опции:
- Не е свързан по никакъв начин;
- Слабо свързан;
- Силно свързан.
Ако KPI и бюджетирането са слабо свързани или не са свързани по никакъв начин, това е технически неудобно. Необходимо е да се внедрят и поддържат две информационни системи: в едната планови KPI, а в другата бюджети. Но това е малък проблем в сравнение с по-голям - методически, когато системитеси противоречат. Например, една компания може да има KPI и мотивация да подобрява качеството и да развива фокуса върху клиента, като в същото време е мотивирана да спестява бюджетни разходи. Така ежедневната дилема е изправена пред мениджърите...
Системата на KPI и бюджетирането трябва да са тясно свързани, в идеалния случай това е ЕДНА система, поне на методологично ниво. Техническата архитектура може да изглежда така:
Дори ако всеки блок от тази схема е отделна база данни със собствен софтуер, но те са добре интегрирани, не е страшно, основното е, че данните се въвеждат веднъж и се обменят с удобна за бизнеса скорост.
В следващата част на статията ще разгледаме конкретни примери за разработване на KPI показатели, свързани със системата за бюджетиране. Ето примери за компании в различни бизнес области.
Свързан видеоклип: Как да разработим показатели за kpi с помощта на карта с резултати
Фрагмент от майсторския клас. Борис Старински, експерт на INTALEV по ключови показатели за ефективност, целева фуния и BSC.