Как да се справим с претоварването с информация
Как да се справим с претоварването с информация?
Достатъчно е да въведете повече или по-малко популярна заявка в Google и веднага ще получите няколко хиляди или дори милиони страници, където можете да намерите информацията, която ви интересува. Имейлите изискват отговор, виртуалните приятели изискват внимание, YouTube отвлича вниманието от бизнеса, като в същото време релаксира и успокоява ...
Проучване на Reuters установи, че две трети от ръководителите вярват, че потокът от информация води до по-малко удовлетворение от работата и вреди на личните отношения. Една трета от мениджърите отбелязват, че това е вредно за здравето им. Друго проучване показва, че повечето мениджъри смятат голяма част от информацията, която получават за безполезна.
Според експерти претоварването с информация може да накара хората да се чувстват претоварени и безсилни:
- Учените са открили, че многозадачността отделя повече хормони на стреса.
- Претоварването с информация може да намали креативността. Тереза Амабиле от Harvard Business School, след повече от десетилетие изучаване на работните умения на хората, стигна до заключението, че способността за фокусиране и креативността са свързани. Хората са по-креативни, когато им е позволено да се съсредоточат върху нещо за определен период от време без прекъсване. Ако постоянно ги прекъсват или принуждават да присъстват на срещи, е по-малко вероятно да бъдат креативни.
- претоварването може да доведе и до по-ниска производителност на работниците. Проучване на Дейвид Майер от Мичиганския университет показа, че хората, които изпълняват определени задачи паралелно, отделят много повече време за това и правят повече грешки, отколкото хората, които изпълняват същите задачи в определенапоследователности.
Какво може да се направи, за да се избегне претоварването с информация?
Един от отговорите е технологичен: филтриране на информация, подобно на това, което Google прави за подобряване на онлайн търсенето, като се вземат предвид определени параметри. Друг пример е инсталирането на специална компютърна програма, която ви изключва от мрежата след определен период от време.
Американски изследователи призовават да се борим с информационното претоварване по следния начин. Отделете време да се съсредоточите и да филтрирате „шума“, докато работите, и забравете за работата, когато не работите. Бизнес лидерите също се насърчават да се запитат дали това, което правя, е градивно или просто „дейност“. Те също така съветват да се фокусирате върху тесен кръг от задачи и да филтрирате всичко останало. Друг начин е да отделите „време за мислене“ в графика си предварително.
Това е напълно възможно да се направи на индивидуално ниво, но в мащаб на компанията вече е по-трудно. В тази ситуация мнозина се обръщат към същите информационни технологии за помощ, но от различна гледна точка. Говорим за специално разработени системи за автоматизиране на бизнес процеси. Например комплексът „Simple Business” е инструмент за ефективно управление на бизнес проекти и задачи, персонал и клиенти, електронна кореспонденция и документи, позволяващ на екипа и всеки служител да се съсредоточи върху текущи проекти, без да губи време в търсене на документация и „лутане” в мрежата.