Как да съхранявате кореспонденция с организации в електронен вид, Въпроси от абонати, Списание „Справочник
Въпрос-отговор по темата
Възможно ли е да съхранявате кореспонденция с организации в електронен вид в базата данни Lotus и да не я архивирате в „Кореспонденция. " на хартия?
Ако писмото е чисто информационно, няма последствия, но ако писмото е правно значимо за вас, имате нужда от оригинала на хартия, което означава, че все още трябва да запазите кореспонденцията на хартия.
Ще научите всичко заделовата кореспонденция, ако прочетете материала на линка.
Малко по-различна ситуация се развива, ако сте получили писмо на хартиен носител: тогава вие сами можете да го сканирате и да го въведете в системата вече под формата на електронно копие, но в същото време трябва да запазите оригинала на хартиен носител, тъй като това е правно значим документ и оригиналът, получен от вас, трябва да се съхранява за определения период. Така се оказва, че все още трябва да съхранявате документи на хартиен носител и в електронен вид (в случая това са копия). Преминаването към съхраняване на кореспонденция само в електронен вид ще бъде възможно само когато преминем към безхартиен междуведомствен (вътрешнокорпоративен) документооборот. Това изисква не само въвеждането на електронен подпис в организациите, но и приемането на редица нормативни документи за страната като цяло.
Прочетете заделовата кореспонденция, за да не правите грешки.