Как да следите вашия автопарк
Всеки ръководител на компания, която има собствени или наети автомобили, рано или късно си задава въпроса „Как правилно да следим автопарка“. Това е така, защото проблемите в тази област, ако не бъдат решени навреме, се натрупват като снежна топка и се отразяват на развитието на целия бизнес.
С какви трудности се сблъскват служителите от различни нива, когато организират вътрешното управление на автопарка?
За счетоводител е важно да сведе до минимум или напълно да се отърве от работния процес на хартия.
Ръководителят на транспортния отдел иска да реши проблема с контрола на горивото, да се отърве от рутинната работа - да не събира билети и да не съставя протоколи.
Диспечерът трябва да има пълна информация за автомобили, шофьори и текущи задачи, но в същото време иска да работи без да прибягва до сложни компютърни програми.
Главният финансов директор трябва да планира бъдещи разходи, включително разходи за флота, така че той трябва да може бързо да генерира и анализира отчети за всички показатели на флота.
Търговският директор се нуждае от проста и визуална система за планиране и счетоводство, за да идентифицира лесно неефективните области и да предложи мерки за премахването им.
Генералният директор трябва да контролира работата на флота по всички основни показатели и за това се нуждае от комфортни условия.
Как да поддържаме отчет на автопарка, за да задоволим нуждите на всеки участник в този процес?
Доскоро се използваха само ръчни методи. Товарните листове и заявленията се изготвят на ръка и след това се съхраняват в отделни папки. Счетоводството на горивото също често се извършва "на око", особено след като лицатаОбикновено няма много фирми, заинтересовани от строг контрол на разхода на гориво. Наскоро бяха добавени и най-новите методи - компаниите започнаха да прибягват до сателитно проследяване. Въпреки че съвременните технологии далеч не са съвършени - геопозиционирането често се извършва с грешки, комуникацията със сателит може да бъде нестабилна.
Но все пак има прост и правилен отговор на въпроса „Как правилно да следите флота“ и той се крие зад съкращението ID 20.
ID 20 е електронен портал, чрез който можете да управлявате вашия корпоративен автопарк. Тя ви позволява да обработвате заявления в рамките на няколко минути, да контролирате всички счетоводни операции - от подаване на заявление до отчет. Дава възможност да се следи работата на всеки служител – да се отчита кой, колко и как работи. С ID 20 е лесно да контролирате баланса и разхода на гориво за всеки автомобил и шофьор, без да инсталирате допълнително оборудване. Тази система се интегрира с мобилни устройства и има възможност за планиране на поддръжка.