Как да спрем злоупотребите в отдела за логистика Статии, Логистика
Как да спрем злоупотребите в логистичния отдел
Николай Кувшинов генерален директор. Kompraktiks LLC, Москва. Александър Портнов генерален директор. Консултантска фирма "А Дан Дзо"
На какви въпроси ще намерите отговори в тази статия Как директорът по логистика може да използва служебната си позиция за лични цели Как да избегнем изтичане на поверителна информация Какви мерки ще ви помогнат да се справите с рушвети и подкупи Ще прочетете също Защо генералният директор на компанията Stoke-Trans-Service раздели отделите по вид транспорт Препоръки на генералния директор на компанията Нидан Соки: как за контрол на логистиците Тест: как да проверите дали даден служител може да вземе рушвети
Логистичният персонал обикновено има достъп до поверителна информация. Често именно логистиците са най-желаните агенти за други фирми.
Най-честите злоупотреби от страна на логистичния директор могат да бъдат класифицирани както следва:
1. Разкриване на поверителна информация за вашата компания.
2. Въздействие върху бизнес процесите, саботаж.
3. Изнудване на подкупи, рушвети и подаръци от доставчици и клиенти на вашето предприятие.
4. Създаване на схеми за кражби, прикриване.
Проблем 1. Изтичане на информация
Повечето изпълнителни директори смятат, че функциите на логистичния отдел са само управление на транспорт и склад. В много предприятия обаче логистиката обхваща почти всички области на дейност (покупка, продажба, транспорт, съхранение на стоки). В този случай логистичният директор може напълно да контролира информацията и материалитепотоци на вашата компания. Документи за изтегляне 63 KB Длъжностна характеристика на началник отдел Управление на запасите.
50 KB Примерен договор за пълна колективна (бригадна) отговорност.
34 KB Примерен договор за пълна индивидуална отговорност.
Генералният директор първоначално трябва да бъде внимателен към избора на логистичен директор (Съвети за намиране и оценка на кандидати - в статията „Как да изберем логистичен директор“). Инструктирайте службата за сигурност да разбере дали срещу кандидата за тази длъжност са образувани наказателни дела. Службата за персонал може да се обади на предишното място на работа, да провери препоръките, да проведе психологически тестове.
Можете също така да включите клауза за пълна отговорност в трудовия договор с директора по логистиката. За това обаче е необходимо директорът по логистиката да има статут на заместник генерален директор (член 243 от Кодекса на труда на Руската федерация) (*).
Говори генерален директор Stock-Trans-Service Logistics Holding (STS Logistics) е основана през 1999 г. Холдингът в България, страните от ОНД и извън ОНД включва повече от 30 регионални офиса. През 2006 г. STS Logistics беше призната за най-добрата спедиторска компания (рейтинг на компанията KIA-center). Оборотът през 2006 г. възлиза на около 100 милиона щатски долара. В холдинга работят над 400 служители. Денис Залевски, генерален директор на Stock-Trans-Service LLC, Москва
В нашата компания отделите са разделени по вид транспорт: автомобилен отдел, отдел за мултимодален транспорт, отдел за авиация, отдел за митническо освобождаване. Сферата на дейност на всеки служител е ясно дефинирана. Малко хора имат наистина пълна информация за всички процеси в компанията.
Информацияс поверителен характер е на разположение на служители, които вече са тествани от времето и практиката. Те са гръбнакът и основната ценност на компанията. Ние ценим такива служители като зеницата на окото си.
Според мен най-ефективният начин да предотвратите „изтичането“ на информация от служител е, колкото и банално да звучи, да се погрижите за повишаване на вътрешната му мотивация.
Проблем 2. Промяна на бизнес процеси
Ръководителят на логистичния отдел може да променя всички бизнес процеси в компанията без вашето съгласие. Това често води до нежелани последствия. Например, той решава да избере превозвач с по-ниски цени и тогава превозните средства на този евтин превозвач започват да се развалят. Или мениджърът преговаря с превозвача за промяна на графика за доставка на суровини, което води до непредвидими престои, недостатъчни доставки на суровини и неизпълнение на производствения план. Методи за кражба
1. Кражба на стоки от склада. Например, даден продукт може да бъде отписан за недостиг, повреда, повреда и т.н.
2. Недостатъчно инвестиране. Например, имате линия за пакетиране на зърнени храни. След като сте приели опаковката, която идва от фабриката, вашите служители, така да се каже, откриват дефект в нея и опаковката се отписва за ваша сметка. Линията е конфигурирана за пакетиране не на 1 кг (както трябва), а на 900 грама. В резултат на това се образува излишък от продукта, който е опакован в нещо като дефектна опаковка. След това готовият продукт се изважда от склада.
3. Търговия с обратна опаковка. Контейнерите за връщане се отхвърлят при приемане, но клиентите по правило ги оставят на мястото за връщане. Има договорка с други клиенти, а контейнерът е като че ли внесен и приет от трета фирма. Всъщност вече бракуваните контейнери се пускат в обращение. Парите се разделят между логистика, получателите иклиент.
Как да решим проблем. Задайте следното правило. Преди да промени бизнес процеса в определена логистична област, логистичният директор трябва да получи писменото съгласие (или несъгласие) на всички ръководители на свързани отдели (мениджъри в малки компании). След това схемата на новия бизнес процес се поставя на масата на генералния директор.
Ръководителите на отдели трябва да посочат как ще се промени работата на техните отдели и в случай на несъгласие да обосноват защо не са необходими промени. Помолете логистичния директор да обясни какво иска да постигне в резултат на промяна на бизнес процесите и след това анализирайте възможните последствия. Например, той планира да намали транспортните разходи, да намали разходите за експедиция, да намали персонала на спедиторите. Въпреки това, ако намалите спедиторите, транспортните разходи може да се увеличат.
Можете да контролирате дейностите на директора по логистика с помощта на таблици за план-факт анализ. Те включват планираните резултати от променящите се бизнес процеси (с дати). Например директорът по логистиката ви представи критериите за промяна и план за действие стъпка по стъпка по дни; определени резултати трябва да бъдат получени до определена дата. Отразявате в таблицата текущите разходи и другите разчетни единици на сайта, на който ще се правят промените. След това от плана за промяна прехвърлете в таблицата изчислените показатели, които трябва да бъдат постигнати, и посочете конкретната дата, когато това трябва да се случи. Когато настъпи крайният срок, анализирайте как са се променили разходите и други показатели. Ако се установят несъответствия, поискайте обяснение от логистичния директор.
Говори генерален мениджър Компанията Мей е български производител и дистрибутор на чай и кафе. Има собственапредставителства на плантации на страните износителки на чай. Интересите на May Company в Цейлон, Индия и Китай се представляват от дъщерно дружество на May Company Ceylon (Pvt) Ltd. Качеството на продуктите и бизнес процесите на компанията отговарят на стандарта ISO 9001. Търговски марки: чай "Maisky", "Lisma" и "Zavarkin". Оборотът през 2006 г. възлиза на около 170 милиона щатски долара. Броят на служителите е 1700. Игор Лисиненко, генерален директор на компанията May, Москва
В нашата компания в основата на дейността е екипният дух. Разкриването на поверителна информация се счита за нарушение на корпоративната етика. Предимството на работата в екип е, че никой никога няма да извърши съмнителни действия, защото вече няма да може да гледа колегите си в очите. В крайна сметка всичко тайно рано или късно става ясно. От друга страна, работата в екип предполага, че всички стратегически решения се вземат колективно, така че никой, включително логистиците, не може да промени бизнес процесите без споразумение.
Проблем 3. Подкупи и подкупи
За да получите изгоден договор, често е необходимо да насърчавате тези, които вземат решения (понякога под формата на подкупи или рушвети). Директорът по покупките (или мениджърът) е връзката, отговорна за избора на доставчик. Като откат вашият логистик може да получи: известно възнаграждение за сключване на договор (например може да закупи нискокачествени материали, суровини и компоненти срещу подкуп); процент от оборота; подаръци; плащане за наема на площ (ако вашият доставчик няма свободно място за съхранение на стоки, вашият логистик може да го посрещне наполовина, да купи повече стоки и да ги съхранява във вашия склад, като получава пари за това).
Мениджърите на акаунти (обслужване на клиенти, отдел за доставка) също могат да получават подкупи.Обикновено "обработката" на клиентите се извършва по следния начин: Създават се проблеми, свързани с доставката на продуктите до клиента (късна доставка, лоши срокове за изпълнение и т.н.); Логистикът предлага подкуп: срещу определено възнаграждение на клиента се гарантира, че винаги ще го обслужват на първо място.
Как да решим проблем. Справянето с рушвети и подкупи не е лесно. Все пак могат да се направят някои препоръки:
1. Възложи на службата за сигурност да контролира комуникацията на ръководителя (мениджъра) по логистика с доставчици (купувачи), както и подписването на договори с тях.
3. Проверявайте цените и условията от време на време и ги сравнявайте с тези на други фирми.
Говори генерален директор Игор Лисиненко Генерален директор на май, Москва
Говори генералният директор Нидан Джусис АД, според проучване на Business Analytics, заема 17,9% от пазара на сокове в България. Компанията произвежда сокови продукти под търговските марки Caprice, Caprice Tea, Moya Semya, Sokos, Champion, напитки на базата на сок Da!. "Нидан Сокове" АД е част от групата компании "Нидан". Продуктите на фирмата са представени във всички региони на България, както и в страните от ОНД и Монголия. Оборотът през 2005 г. възлиза на 211,8 милиона щатски долара. Андрей Яновски, генерален директор на OAO Nidan Juices, Москва
Можете да контролирате логистичния отдел по следните начини:
1. Опишете всички бизнес процеси и инструктирайте службите за вътрешен контрол и икономическа сигурност на компанията да проверят спазването на нормативната уредба. Например, те трябва да гарантират, че търговете за избор на доставчици се провеждат действително, а не формално. От време на време представители на службата за икономическа сигурносттрябва да се срещне с доставчици.
2. Проверете първичните документи, постъпващи в счетоводния отдел. Обърнете внимание дали цените на тръжното предложение на доставчиците отговарят на реалните цени, посочени в първичните документи за доставка.
3. От време на време общувайте лично с основните доставчици, за да проверите дали логистичната услуга ви подвежда.
Проблем 4. КражбаСхема за проверка на служители
Нека условно да обозначим участниците, както следва: клиент - LLC "Buy"; фирмата, в която се извършва проверката, и нейния персонал - Продам ООД; глава - "Връх"; един от служителите на одитирания отдел (в нашия случай това е отдел продажби), действащ като ваш агент - „Тест“; Проверяваният служител на отдела е Лакмус.
Същността на метода е следната:1. "Тест" тръгва да събира пари за доставка на продукти на LLC "Buy", като взема със себе си "Lakmus" (*) като ескорт. "Likmus" присъства при получаване на пари "Тест". В същото време "Lakmus" трябва да чуе няколко пъти от устните на представител на LLC "Купете" или "Тест" размера на сумата. 2. След известно време Тест и Лакмус се връщат във фирма Продам. И двамата отиват в офиса на Топ. "Тест" прехвърля към "Топ" сума, която е с порядък по-малка от получената. Както "Върхът", така и "Лакмусът" също трябва да назоват стойността си няколко пъти. 3. Сега наблюдавайте реакцията на "Лакмус". Очевидно той трябва да разбере: парите не са стигнали до Топ в пълен размер, тоест Тест ги е присвоил. Реакцията на всеки "лакмус" ще бъде различна. Разбира се, тестването на служители, които работят дълго време, не е съвсем добро. Но ако тествате нов служител до края на изпитателния му период, това ще намери разбиране сред старите служители на компанията. Конкретен пример. Проведенотестване на целия персонал на една компания. "Тест" (агент) действа като нов член на отдела. Резултатите от одита (те бяха обсъдени в екипа) потвърдиха наличието на група интриганти в отдела на клона. В него участва и счетоводителят. Най-неочаквана беше реакцията на един от служителите, който подаде молба за напускане. Тя призна, че се страхува от отговорността за взаимни разплащания с клиенти и изрази желанието си да предостави своите записи за пълно разплащане с клиенти възможно най-скоро. Естествено, тя отиде на повишение.