Как правилно да съставите отчетна дата със задна дата

Случва се служителите, особено високопоставените, първо да купуват нещо със собствените си пари и след това да поискат възстановяване на направените разходи. Това често се оформя погрешно като подотчет. Нека да разгледаме възможностите за регистрация на такива ситуации, без да нарушаваме закона.

Договор за продажба

Най-лесният начин е да изкупите стоките, закупени от служителя за организацията. Такава операция се формализира чрез договор за покупко-продажба, който се сключва със служител от името на организацията.

Въпреки това, за организация платец на ДДС, тази операция ще бъде по-малко печеливша от директна покупка в магазин. Всъщност при такова споразумение тя няма да може да приспадне ДДС, тъй като закупува стоки от обикновено физическо лице, което не е платец на ДДС, не представя данък за плащане и не съставя фактура. В същото време, за да се възстановят на служителя действително направените от него разходи за покупка, цената по договора ще трябва да бъде определена, като се вземе предвид ДДС, който служителят е платил в магазина.

Освен това плащането по договора за покупко-продажба формира дохода на служителя, което означава, че има въпроси, свързани с данъка върху доходите на физическите лица. Освен това в такава ситуация служителят има право да получи приспадане в размера на разходите, направени за закупуване на продадените стоки (подточка 1, клауза 2, член 220 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Следователно организацията няма да може да удържи данъка при плащане и в края на годината служителят ще трябва самостоятелно да докладва за тази операция на инспекцията, като подаде съответната данъчна декларация (клауза 2, клауза 1, член 228 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

От една страна, сключването на договор за покупко-продажба е лесен начин за компенсиране на направените от него разходи без данъчни рискове, от друга страна, сключването му води до допълнителна данъчна тежест върхуслужителя и в някои случаи организацията. Този метод може да се прилага само за продукти. Вече няма да е възможно „откупуване“ от служителя на произведенията или услугите, придобити от него за организиране на работа или услуги по този начин. Следователно този метод не се използва широко в практиката.

Договор за представителство

Фактът на придобиване от физическо лице на каквито и да е ползи за организацията може да бъде формализиран не само чрез договор за покупко-продажба, но и, например, чрез споразумение за представителство. В крайна сметка, когато се тълкува договорът, трябва да се изхожда от действителната воля на страните и същността на отношенията, които са се развили между тях (клауза 2, член 170 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

В разглежданата ситуация волята на страните не е насочена към сключване на две сделки за продажба (клауза 3 от член 154 от Гражданския кодекс на Руската федерация): служителят няма да консумира лично това, което придобива, или „препродава“ на работодателя, получавайки доход от това. Служителят първоначално действа като представител на организацията и в нейни интереси и очаква да му бъдат възстановени изразходваните средства. Същото може да се каже и за организация, която позволява на физическо лице да действа от свое име при сключване на първичен договор и е готова да компенсира разходите си в договорения размер.

Кодексът на труда България не урежда такива правоотношения между служител и организация, те все още са до голяма степен гражданскоправни. В съответствие с чл. 971 от Гражданския кодекс на България с договор за представителство едната страна (пълномощникът) се задължава да извърши определени правни действия от името и за сметка на другата страна (доверителя). Правата и задълженията по извършената от пълномощника сделка възникват пряко от упълномощителя. Сключването на договор за представителство премахва всички неудобства, които възникват при договор за покупко-продажба:

Пълномощникът може да сключи за доверителя не само договор за продажба, но и договор за изпълнениеработи и услуги.
Ако все още говорим за продукт, тогава собствеността върху него първоначално възниква не от служителя, а от организацията. Това означава, че за организацията продавачът на стоките, донесени от служителя, вече няма да бъде физическо лице, а друга организация или индивидуален предприемач. Съответно е възможно да се получи коректно изпълнена фактура и да се приспадне ДДС.
Служителят няма задължение да декларира данък върху доходите на физическите лица в края на годината. В крайна сметка единствените плащания, които се извършват в рамките на нашето споразумение за представителство, са възстановяването на направените разходи (член 975 от Гражданския кодекс на Руската федерация), което означава, че служителят не получава доход (член 41 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Липсват документи

Изглежда, че договорът за поръчителство е идеален вариант за издаване на „доклад post factum“! Въпреки това няма писмено споразумение за представителство между организация и физическо лице, докато българският Граждански кодекс изисква споразуменията между физическо лице и организация да бъдат съставени в писмена форма, независимо от сумата на сделката (чл. 161 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Нарушаването на това правило не води автоматично до недействителност на договора. Това само лишава страните от правото да се позовават на свидетелски показания в случай на съдебен спор (член 162 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Но данъчните власти имат собствено мнение по този въпрос: чл. 252 от Данъчния кодекс България изисква потвърждаване на разходите с документи, съставени в съответствие със законодателството на Руската федерация, в този случай чл. 161 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Следователно е необходимо писмено споразумение. Оказва се порочен кръг, от който има два изхода:

Но тези методи не осигуряват 100% гаранция за защита срещу претенциите на данъчните власти относно включването на разходите за покупка в разходите и приспадането на ДДС. Следователно все още е по-добре да избягвате подобни ситуации и предварително да издавате подходящи пълномощни на служителите, в които, ако е необходимо,можете да зададете лимит за възстановяване на извършени разходи - както еднократно, така и за период от време (месец, тримесечие, година). И двата критерия могат да се комбинират.

Трудов договор - няма проблем

В заключение отбелязваме, че всичко по-горе е от значение точно за ситуацията, когато служителите сключват договори в интерес на компанията, придобивайки определени стоки, работи или услуги за него за своя сметка. Когато става въпрос за разходи, които служителят прави по трудово правоотношение, например по време на командировка, закупува билети за собствени пари, плаща за хотел и т.н., не са необходими допълнителни споразумения за издаване на компенсация в такава ситуация, въпреки че това също не е сметка. Нека се спрем на този момент малко по-подробно.

Да предположим, че поради спешност на командировка, служител трябва да купи билети за своя сметка. Платил е и хотела за три дни престой. След завръщането му трябва да му бъдат възстановени пътните разноски в съответствие с представения доклад и разходните документи. Как да го направя правилно?

Съгласно чл. 168 от Кодекса на труда на Република България при изпращане в командировка работодателят е длъжен да възстанови на работника или служителя пътните разходи, разходите за наем на жилище, допълнителните разходи, свързани с живеенето извън мястото на постоянно пребиваване (дневни), както и други разходи, направени от работника или служителя с разрешение или със знанието на работодателя.

По този начин възстановяването на разходите, действително направени от служителя във връзка с командировката, е безусловно задължение на работодателя. В същото време тези средства не се издават на служителя по сметка, тъй като действителните разходи се възстановяват. Съответно те се издават не по начина, предписан в клауза 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции, а въз основа наотделна заповед на ръководителя по начина, предписан от колективния договор или местния регулаторен акт на организацията. Освен това прехвърлянето им по никакъв начин не е свързано с „незатворените“ аванси, които служителят има: дори и да има такива, все още е необходимо да се възстановят разходите (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация).