Как сами да почистите софтуера

Тел.: +7 (499) 502-50-19

За малките фирми подреждането на софтуера е доста изпълнима задача, ако има обучен специалист и е ясно какво трябва да се направи. Ето приблизителен списък от стъпки, които трябва да следвате:

  • Съберете и опишете обща информация за вашата инфраструктура, мрежа.
  • Направете пълна инвентаризация на софтуера, инсталиран на всички ваши компютри. По правило опцията за ръчна инвентаризация не е подходяща, трябва да използвате специални софтуерни програми за инвентаризация, информация за тях има в следващия раздел.
  • Пребройте придобитите по-рано лицензи, сравнете ги с броя на инсталираните софтуерни продукти и проверете спазването на лицензионните условия.
  • Разработете типични конфигурации на работното място, правила за използване на софтуер, заповеди, инструкции и други нормативни документи.
  • Премахнете ненужните програми, закупете (ако няма достатъчно) лицензи, инсталирайте софтуер на компютри в съответствие с разработените стандартни конфигурации. Подписвайте вътрешни документи (правила за използване на софтуера, заповеди, разпоредби, инструкции), довеждайте ги до знанието на служителите.

Основните правила, които трябва да следвате, за да поддържате софтуера в ред след инсталирането му.

Някои от тези точки също ще ви помогнат много по време на проверките на правоприлагащите органи:

  • Компанията трябва да разработи, да подпише управителя и да съобщи на служителите политика за използване на софтуер (правила за използване на софтуер) - това е необходимо, за да не инсталират служителите неподходящ софтуер на компютри и да разберат, че компанията е сериозна за поддържането на реда в софтуера. Полезно е да публикувате тази политика в кутия на видно място.
  • издавам заповедотносно задължителното използване само на законно придобит софтуер, относно процедурата за неговото инсталиране и премахване, включително санкции за нарушаване на тези правила.
  • Редовно, поне веднъж на шест месеца, трябва да извършвате инвентаризация на софтуера и да проверявате съответствието на използвания софтуер със закупените лицензи.
  • Поддържайте и своевременно актуализирайте базата данни (списък) с лицензи и хранилището на документи, потвърждаващи лицензирането (законното използване) на софтуера. Назначете отговорно лице, което ще поддържа тези бази данни актуални и ще предоставя бързо цялата информация при вътрешни или външни проверки.
  • Би било хубаво да се опишат и спазват стриктно няколко основни бизнес процедури, които описват:

  1. Как и на какво основание придобивате софтуера.
  2. Как се отчитат и съхраняват закупените лицензи и аксесоари.
  3. Как и на какво основание се инсталира софтуерът на компютрите на потребителите.

Безплатни софтуерни инструменти за инвентаризация

  • Безплатен инструмент, който ви позволява да определите какъв софтуер на Microsoft е инсталиран на компютрите, е Microsoft Software Inventory Analyzer.

  1. Минимални системни изисквания: Microsoft Windows® 98 или по-висока операционна система, Pentium III или по-висока, 64 MB (128 MB препоръчително), 20 MB свободно пространство, Microsoft Internet Explorer® 5.0 или по-нова версия.
  2. Ръководство за потребителя на MSIA.
  3. Най-често задаваните въпроси за MSIA.
  4. Тази програма може да работи на самостоятелен компютър или в мрежа на Microsoft Windows.
  • Можете да намерите други инструменти за инвентаризация на безплатен софтуер на следния ресурс.

    • Сами ли управлявахте софтуерните си лицензи? Направихте ли всичко както трябва? Работят ли наистина процедурите? Какво забравихте да вземете предвид? Разбрахте ли правилно лицензионните споразумения?

    Възползвайте се от нашата специална оферта за Експресен одит въз основа на резултатите от самостоятелно прилагане на лицензионно счетоводство.

    Опитни специалисти по лицензиране и SAM ще извършат бърз одит на счетоводните политики и процедури за софтуерни лицензи, ще идентифицират слабостите и ще направят препоръки за тяхното отстраняване.