Какво да направите в случай на нарушение на номерирането на поръчките, Въпроси от абонати, Журнал „Наръчник на секретаря и
Въпрос-отговор по темата
Какво да правим със заповедите, ако номерацията на някои от тях липсва, съответно няма запис за тях в регистъра на заповедите? Освен това наскоро в предприятието беше въведена автоматизация, така че тези поръчки просто не съществуват.
Тъй като не сте посочили съвсем ясно проблема, възникнал във вашата организация, ще отговоря на този въпрос така, както го разбирам.
Поради липсваща номерация в някои ситуации може да се наложи да докажете, че поръчката с липсващия номер изобщо не е съществувала и че номерът е бил пропуснат автоматично от програмата или поради техническа грешка. Колко сериозен е този проблем и дали си струва да му обърнете внимание, препоръчително е да се консултирате с адвоката на организацията.
Ако пропуските са редки, тогава бих препоръчал да се коригира фактът, че тези поръчки никога не са съществували в природата, за което в дневника за регистрация на поръчки, срещу липсващите числа, посочете „номерът е механично пропуснат“ (можете да поръчате печат, за да не пишете на ръка).
При завеждане на каса с поръчки също ще е необходимо да се посочи на корицата й кои номера на поръчки са механично пропуснати. Тогава никой от онези, които сега или по-късно ще се обърнат към документите, няма да има ненужни въпроси.
Ако числата се пропускат редовно поради особеностите на работата на програмата, използвана от организацията, тогава се препоръчва да имате под ръка (създаване и одобрение, ако е необходимо) вътрешен регулаторен документ, който да отбелязва тази функция и да потвърди, че пропускането на числа е разрешено от практиката на организацията за счетоводни поръчки.
В този случай бих настоял заповедите да се съхраняват в същотопрограмата, която ги регистрира (ако е необходимо, дневникът, генериран в програмата, може да се отпечатва от време на време и да се изготвя съгласно правилата за работа на хартия). При оформяне на дело с поръчки, в този случай ще е необходимо да се генерира (за предпочитане софтуерно) вътрешен опис, по който ще може да се прецени наличието на документ с определен номер в делото.