Какво е неконтролирано разширяване на обхвата на проекта, защо е опасно и как да го избегнем
Магията се възприема по различни начини. И да вярваш в това или не е чисто индивидуален въпрос. В управлението на проекти това е изключено - тук трябва компетентен подход и предвиждане на всички възможни ситуации. В тях няма време за магия, защото всеки незначителен проблем може сериозно да озадачи дори опитен мениджър, който владее техниките за бизнес анализ.
И все пак намирането на някакъв начин да направите себе си и клиентите си щастливи е едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени мениджърите. В крайна сметка те знаят колко опасна може да бъде всяка промяна. Тук ще говорим за такова явление като неконтролирано разширяване на мащаба на проекта (scope creep), както и 6 практически начина да го избегнем.
За стартиращите фирми е особено важно да ги познават: те са склонни да правят грешки в началните етапи.
И какво е това разширение?
В управлението на проекти това явление (англ. Scope creep, може да се нарече още "opportunity creep", "creeping featureism", "uncontrolled change") се свързва с промяна и неконтролирано нарастване на мащаба. Тази промяна може да настъпи на всеки етап от текущия проект. Например, когато тези мащаби не са ясно дефинирани, контролирани или документирани.
Дори ако всичките ви задачи са изпълнени, неконтролираните промени могат да доведат до краен резултат, различен от предварително планирания.
В хода на изпълнението на проекта могат да се срещнат промени в различни случаи:
- Липса на подходяща подготовка и първоначални насоки, необходими за постигане на целите;
- Лош контрол на промяната;
- неквалифицирани мениджъри ибезотговорен подход;
- Лоша комуникация между екипите;
- Промени в пазарните условия;
- Конкуренция в рамките на една компания или между членовете на екипа и др.
Защо възникват трудности?
Много ИТ проекти са станали жертва на този феномен. И така, кога е опасно?
Промените могат да протичат тихо и неусетно. Например, клиентът неочаквано реши да промени размера или цвета на бутон. Нищо страшно, нали? Въпреки това, той скоро открива в себе си способността на отличен дизайнер и осъзнава, че е необходим нов цвят за всички бутони и брандиране. В резултат на това има задача за промяна на цветовата схема за целия проект.
Тази ситуация е позната на много мениджъри. Неочакваната промяна е мястото, където се крие опасността.
Но какво да кажем за примерите?
Тук можете да си припомните историята, свързана с международното летище в Денвър и проекта, който претърпя неконтролирани промени.
Когато започна строителството на летището, трябваше да бъде въведена нова автоматизирана система за превоз на багаж. Целта беше да се замени стандартният физически труд и да се създаде такава система и за трите летищни терминала. На първо място би допринесло за по-бързото обслужване.
Но проектът се проточи16 месеца след определената дата за завършване. Това струва на града560 милиона долара. Случи се, че вместо интегриране и прилагане на системата и на трите линии, тя се използва само на терминала за външни полети.
Единственият изход от тази ситуация беше създаването на втора неавтоматизирана система за транспортиране на багаж. В резултат на това проектът беше съкратен поради високи разходи.
Както виждате, всичко се оказа провал. За останалото товаслучаят беше добър пример за това как неконтролираните промени правят своите корекции.
Как да избегнем мащабирането?
За да направят това, мениджърите трябва да бъдат внимателни дори към най-малките промени. В такъв случай крайните срокове трябва да бъдат променени и да се поддържа комуникация с всички замесени лица преди извършването на промените.
6 ефективни начина за справяне с неконтролирана промяна
- Изчистване на крайния резултат
Ако имате ясна представа от какво се нуждае клиентът, няма да попаднете в капана. Работете и прилагайте SMART методи за поставяне на цели.
Конкретно : Обяснява какво трябва да се постигне.
Измерим : обяснява как и в какво ще бъде измерен резултатът.
Постижими : Обяснява как трябва да бъдат постигнати тези цели.
Приложимо : Определете дали изпълнението на определена задача наистина ще доведе до постигането на желаната цел.
Въз основа на време или във времето : Определете времевата рамка, когато целта трябва да бъде постигната.
Никога не си поставяйте такива цели:
Клиентът желае да планирам работата на екипа със срокове и схеми.
По-добре е да си поставите такава цел:
Клиент иска да увеличи продажбите на определен отдел с 20%, като създаде график и план с помощта на диаграма на Гант, използвайки готов шаблон.
Мениджърите трябва винаги да следят постигането на желания резултат в рамките на бизнес целите. Този подход поставя ясни очаквания и намалява възможността за неконтролирана промяна.
- Изяснете обхвата на работата
Разбира се, имате споразумение, но клиентите във всички случаи мислят за бизнеса си. Вие носите отговорност за резултатите от работата си.
Ето защо е много важно ясно да се определи обхватът на работата, договорен от двете страни. Всичко това може да бъде отразено в договора.
- Вземете правилната цена
Може да звучи банално, но загубата на контрол може да има цена.
Ако ресурсите, изразходвани за проекта, надхвърлят желаните разходи, тогава не правите добре бизнес. Освен това трябва да оцените материалното си участие.
Методът на ценообразуване зависи от естеството на самия бизнес и какъв подход ще изберете да работите. Разбийте проектите на малки части и се уверете, че всичко е отчетено. След това разпределете необходимите ресурси.
- Общувайте с клиентите и бъдете взискателни
Клиентите могат просто да ви кажат какво очакват от вас. Но е по-добре да работите в тясно сътрудничество с тях: вие ще определите какво е необходимо за постигане на техните цели.
И не забравяйте да предоставите градивна обратна връзка на клиентите си. Вашето активно участие във всички процеси ще предостави възможност за минимизиране на мащабирането.
Също така е желателно винаги да имате формуляр за заявка за промяна.
Клиентът казва не?
Понякога се случват тези ситуации: достигате точка, в която вашият екип не може да продължи без промяна на бюджета, но клиентът не иска да го промени. Такива случаи, разбира се, причиняват дискомфорт. Но някой би ли спорил, че има нещо в работата на ръководител на проекти, което може да се опише с прилагателното „лесен“?
Варианти са възможни. Обърнете внимание на следното:
- Възможно ли е да се намалят разходите за нещо друго, за да се компенсират допълнителните разходи?
- Как промените ще се отразят на качеството на продукта?
- Готова ли е вашата компания да намали някои разходи, като същевременно запази лоялността на клиентите?
Както виждате, трудно се намират отговори, както и решения.
- Подпишете всички документи
Когато имате ясен обем на работа и стабилен ценови диапазон, е много важно да предоставите на клиента цялата необходима документация за подпис.
Самият подпис на хартия не е ключов момент. Трябва да получите разбиране от клиента. В крайна сметка е важно да знаете за какво плаща той / тя и да разберете, че този мащаб на работа най-вероятно ще доведе до желаните цели.
- Използвайте диаграмата на Гант - мощен инструмент за управление на проекти за всяка област
Разрастването не е чудовище, от което да се страхувате. Напротив, трябва да се премахне по пътя към постигане на целите.
За щастие има полезни инструменти за избягване на подобни явления. Една от тях са диаграмите на Гант, които помагат на мениджърите при планирането, компилирането и управлението на всички задачи в рамките на един проект.
Използвайте например GanttPRO. Възможностите на тази програма са много ефективни за предотвратяване на мащабирането на проекта.
В него не само екипът за разработка, но и вашите клиенти получават достъп до диаграмите на Гант. С GanttPRO можете да работите с различни методологии за управление на проекти. За стартиращи фирми (все пак, както и за големи компании), този инструмент ще бъде повече от полезен.
Следвайки тези съвети, ще можете да изпълните всички изисквания на клиента и да избегнете нежелани моменти.Освен това ще спестите и време.
Какво мислите за проблема с мащабирането? Знаете ли за интересни примери за проекти, засегнати от тях?