КОМУНИКАЦИОНЕН МЕНИДЖМЪНТ, Управление на вътрешните комуникации на организацията - Бизнес комуникации

В резултат на изучаването на тази глава студентът трябва:

знам

- цели и задачи на управлението на вътрешните комуникации на организацията;
– значението на терминавръзки с общественосттаи защо една организация се нуждае от връзки с обществеността;
– познава съвременни системи за управление на външни комуникации;
– как работи комуникационната система, насочена към установяване на връзки с обществеността;
- какви видове текстове се използват в PR дейностите за предаване на информация;
- защо организациите трябва да изграждат взаимоотношения с държавните агенции - GR (Government Relations);
– как може да се организира работата на GR мениджър в една компания;
– какво обосновава необходимостта от дейността на организациите, освен отношенията с инвеститорите;

да можеш

собствен

–начини за организиране на работата по управление на вътрешните и външните комуникации на организацията.

Управление на вътрешните комуникации на организацията

Всеки процес трябва да бъде управляван, особено такъв разклонен и важен за живота на организацията като движението на информация в хода на нейната дейност. Изключително важно е да се управлява технологичният (производствен) процес, процесите на доставка и доставка на продукти, процесът на наемане на персонал, обучение на работници и др. Но управлението на всички тези процеси не може да се извърши без организиране на движението на информация.

Подобряването на работата с информация днес е много активно. В същото време основните направления са: създаване на бази данни, компютърни мрежи, въвеждане на професионални софтуерни продукти. Това, разбира се, са много важни аспекти, но не само технически средстварешаване на проблема с подобряването на комуникациите. Факт е, че основните проблеми са в областта "човек-човек" и този проблем не може да бъде решен чрез подобряване на взаимодействието "човек-машина". Въпреки това, само няколко организации подхождат към въпроса по цялостен начин, подобрявайки всички аспекти, важни за комуникацията - както технически, така и аспекти на човешките взаимоотношения, както и въпроси на отношението към работата и т.н. Управлението на комуникациите трябва да се извършва систематично, т.е. трябва да се създаде последователна, добре обмислена система за управление.

Основнитецели на системата за управление на комуникациитеса да установи:

• информационно осигуряване на управленски решения;
• информационна подкрепа за управление на промените – преструктуриране на фирми, развитие на нови технологии, сливания на бизнеси;
• намаляване на съпротивата срещу промяната от страна на служителите на организацията;
• идентифициране на комуникационни и управленски проблеми на компанията;
• формиране на корпоративна общност на екипа и създаване на мотивация на служителите;
• формиране и поддържане на корпоративна култура (корпоративни ценности и норми на поведение).

Както и други области на функционално управление (персонал, финанси, управление на качеството и др.), Управлението на комуникацията следва от целите и стратегията на организацията, прилага се в тактически решения, има свои собствени цели, програми и бюджет.

Управлението на комуникациите в организацията е необходимо, за дасе формират и рационализират потоците от информация, циркулираща в нея. Изпълнението на тази функция играе огромна роля при формирането на идеологията на компанията. Насочените потоци от информация създават психологическа атмосфера, работна нагласа, помагат за избягване на конфликти инедоразумение.

Работата на специалистите по вътрешни комуникации е различна в различните фирми, поради спецификата на тяхната дейност. Следва примерен списък от области на дейност за специалист по вътрешни комуникации:

Както можете да видите, работата по управление на вътрешните комуникации на организацията е разнообразна и доста обемна. Рядко някой специалист се занимава с всички изброени произведения едновременно и поотделно. Като правило, ако една компания се нуждае от широк спектър от дейности в тази област, тогава се създава цяло подразделение, например отдел за вътрешни комуникации. Въпреки това, дори и да има такава необходимост, не е лесно да се вземе решение за създаване на такова структурно звено.

Вътрешните комуникации са сравнително нов вид работа за местните компании. Необходимостта от тях е призната не толкова отдавна, а значението на управлението на вътрешните комуникации често остава подценявано от лидерите. Всъщност далеч не всички мениджъри разбират защо са необходими вътрешни комуникации. Основният аргумент „против“ звучи по следния начин: „живееха някак преди“ или „десетилетия наред в предприятията нямаше специалисти от този профил и нищо, всичко функционираше“. Ръководството на дружеството постоянно решава въпросите за целесъобразност и ефективност, т.е. съотношението на разходите (пари, време, усилия) и резултатите. Намирането на квалифициран специалист, осигуряването на всичко необходимо за работа, плащането на заплати и данъци - всичко това изисква разходите, посочени по-горе. И какъв ще е резултатът? За големите компании вътрешните комуникации са задача за цял екип от специалисти, поради което разходите са още по-високи. В големите компании обаче необходимостта от вътрешни комуникации е по-очевидна, което означава, че решението за създаване на подходящо подразделение вдо известна степен се приемат от лидера по-лесно.

Нека разгледаме по-подробно защо една съвременна компания на определен етап от своето развитие не може без изграждането на вътрешна система за управление на комуникациите.

В най-общия си вид дейностите в тази област имат четириосновни цели.

– да формиракорпоративна културана организацията;
–мотивирайтеперсонала;
– формиране и поддържане наимиджа на фирмата-работодател;
– повишаване наефективността на труда.

Корпоративната културакато набор от норми, правила, ценности, етични стандарти, споделяни от всички служители, се формира в процеса на работа на организацията. Необходимо е този процес да не протича спонтанно, а целенасочено. В този случай е възможно да се формира корпоративна култура, която да допринесе за ефективна работа. Вътрешните комуникации играят важна роля в този процес.

Създаване и поддържане на имиджа на фирмата-работодател.Това е работа, която има две основни цели: привличане на квалифицирани специалисти във фирмата и задържане на съществуващите служители в нея. С други думи, говорим за две целеви аудитории – вече работещи и потенциални служители на компанията. А работата и с двете тези аудитории е фундаментално важна за ефективността на компанията като цяло. Задачата за привличане се решава чрез излъчване на положителна информация за компанията работодател във външната среда.

Задържането на служители с други думи се нарича повишаване на тяхната „лоялност“. Лоялният служител в идеалния случай е човек, който споделя целите на компанията работодател, отдаден е на нейните интереси и е напълно заинтересован от нейния успех. Лояленима малко служители сред служителите, много по-малко, отколкото работодателите биха искали да мислят. Повишаването на лоялността на служителите до голяма степен се осигурява от компетентното и навременно подаване на информация, което отново е резултат от работата по управление на вътрешните комуникации.

Подобряване на ефективността на труда.Мотивацията на персонала, която беше спомената по-рано, в крайна сметка води до повишаване на ефективността на труда. Вътрешните комуникации обаче имат друга функция, която ви позволява да влияете директно върху ефективността. Говорим за създаването на така наречените неформални хоризонтални връзки.

Неформалните връзки са изключително важни, тъй като за взаимодействието и особено за сътрудничеството има смисъл поне да се запознават служителите от различни отдели. Даване или искане на съвет, искане или предлагане на помощ, "подхвърляне" на идея или получаване на нея - всичко това значително увеличава скоростта и ефективността на работата. Особено ако общувате директно, заобикаляйки официалните бюрократични канали. За да направите това, има смисъл да познавате колегите "лично" и по име, както и да си представите кой какво прави. Дори ако компанията има добре развита платформа за онлайн комуникация, с колегите, поне със съседите по офиса, винаги е полезно да се опознаете лично.

Чрез вътрешните комуникации е възможно да се постигне формиране на стабилни неформални връзки и следователно обединяване и сплотяване или поне познанства на служители от различни отдели.

Прекият ръководител отговаря за атмосферата и екипната работа във всеки отдел. Отношенията между служителите на компанията като цяло често са оставени на произвола. И резултатът не винаги може да се счита за добър или поне задоволителен.

Освен това приналичието на силно развита система от неформални комуникации значително улеснява процеса на адаптация, т.е. навлизане на нови служители в организацията. За компанията това означава, че новият служител бързо ще започне да е от полза за компанията.

Управлението на вътрешните комуникациие дейност в пресечната точка на HR (Човешки ресурси) и PR (Връзки с обществеността). Отделът за вътрешни комуникации може да принадлежи към HR, PR отдел или отдел с някакво родово име.