Контролни функции и процеси на свързване
Функцията на управлението -това е вид дейност, основана на разделението и сътрудничеството на управленския труд, характеризираща се с известно еднообразие на съдържанието и целевата ориентация.
Ще разгледаме най-популярния в моментапроцесен подход към управлението.(Мескон, Алберт, Хедури. Основи на управлението.)
Управлението се разглежда катопроцес, катопоредица от взаимно свързани непрекъснати действия. На свой ред всяко от тези действия също епроцес. Те се наричат функции на управление и се обединяват вцикъл на управление, тъй като процесът на управление е непрекъснат във времето и постоянно се обновява.
В своя състав управленският цикъл съдържа четири управленски функции:планиране, организация, мотивация, контрол. Управленските функции се обединяват в управленския цикъл чрез свързващи процеси -вземане на решения икомуникации (фиг. 6.5).
Ориз. 6.5 Цикъл на управление
Цикълът на управление започва с функцията на планиране, въпреки че това твърдение е доста произволно. Такова разглеждане е удобно, защото естествената логика на подготовката на управленско решение се основава на планирането като начален етап. Комуникационният процес формира обща управленска информационна среда. Процесът на вземане на решения създава среда на контрол.
Планиране
„Мъдростта е способността да се предвиждат последствията от действията, готовността да се пожертва моментна печалба за по-големи ползи в бъдеще.Планирането е оръжието на мъдрите, но планирането е едно от тяхнай-сложните видове умствена работа, достъпни за човека”
Р.Акоф
Планирането като функция на управлението включва вземане на решение какви трябва да бъдат ЦЕЛИТЕ на организацията и КАКВО трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат тези цели. По същество това са отговорите на следните въпроси:
Къде сме в момента. Мениджърите трябва трезво да оценят силните и слабите страни на организацията в области като финанси, маркетинг, производство, научноизследователска и развойна дейност и човешки ресурси.
Където искаме да отидем. Мениджърите, когато избират насоки за развитие на организацията, трябва да оценят възможностите и заплахите в средата (конкуренция, клиенти, законодателство, политика, икономика и др.)
Как ще го направим. Мениджърите трябва да решат, както като цяло, така и в частност, какво да направят, за да постигнат целите си.
Ориз. 6.6 Стъпки в процеса на планиране
Функцията на планиране като процес се разделя на три етапа:
Поставяне на цели - определяне на цели (желан резултат), към които икономическата система (организация) трябва да се стреми.
Прогнозирането е поглед в бъдещето, оценка на възможните пътища за развитие, последствията от определени решения.ПРЕДВИДЕНИЕ е прогноза за бъдещето въз основа на известни факти (събития) и тенденции. Предположението, че идентифицираните тенденции от миналото дават добро приближение към оценката на бъдещето.
Планирането е разработването на последователност от действия за постигане на желания резултат.
Според продължителността на периода на планиране се разграничават три нива на планиране (планови хоризонти), съответстващи на три йерархични нива на управление и съответно на три нива на приеманерешения (фиг. 6.7):
ü стратегически (5-15 години);
ü тактически (1 година - 5 години);
оперативен (по-малко от 1 година).
(I. Ansoff New Corporate Strategy 1999)
Класификация на планираните управленски решения
§ Стратегическите са свързани предимно с външни проблеми (промени във външната среда)
§ Тактически (управленски или административни), насочени към структуриране на ресурсите на фирмата
§ Оперативно повишаване на ефективността на използване на наличните ресурси и максимизиране на печалбите от текущата дейност
Балансът на вниманието на мениджърите към стратегическите и оперативните решения в крайна сметка се определя от външната среда, в която компанията работи.
В среда, в която търсенето на продуктите на компанията нараства, технологията остава стабилна, изискванията и предпочитанията на клиентите се променят бавно, компанията продължава да работи ефективно и ръководството се фокусира върху оперативните решения (ценообразуване, оперативен маркетинг, производствено планиране).
С променливостта на външната среда основният фокус се измества към стратегическите решения, свързани с промените в поведението на компанията във външната среда. Невъзможността да се видят промените във външните условия, в които работи компанията, води до факта, че ръководството се стреми да търси източници на проблеми вътре в компанията - намаляване на разходите, смяна на ръководството или вътрешна реорганизация.Ефект на охлюв - ориентация само към вътрешната среда.
Ориз. 6.7 Хоризонти на планиране.
Мисията на организацията (от лат. Missio - изпращане, назначение) е ясно изразена причина за съществуването на организацията, основната цел на организацията в обществото, за която тя действа.
Организация
Функцияорганизация е създаването на структура на фирма (организация), която позволява на нейния персонал да работи заедно за ефективно постигане на целите на фирмата (организацията).
Ориз. 6.8 Организационната функция като процес
Два аспекта на организационния процес
¨Избор на вида на организационната структура и изграждане на схема за управление на нейна основа чрез разделяне на предприятието на отдели в съответствие с целите и стратегията (често погрешно се смята, че това е ограничено до организационния процес)
¨Делегиране на правомощия в съответствие със схемата за управление в процеса на изпълнение на щатното разписание (виж 6.2.1).
Видовете организационни управленски структури бяха разгледани в (3.2).
Мотивация
Мотивация - създаване сред изпълнителите на вътрешни мотивации за действия, насочени към ефективно постигане на целите на организацията.
Ориз. 6.9 Функцията на мотивацията като процес
Ръководство:
Организация – процедура за довеждане на команди (инструкции, заповеди и др.) до съответните изпълнители.
Координацията е процедураза координиране на съвместните усилия на изпълнителите за решаване на определени проблеми.
Мотивите са активни сили, които определят човешкото поведение. Мотивираният служител получава възнаграждение въз основа на резултатите от работата - материални, социални, духовни, лични и др. Тази награда е толкова по-ценна, колкото повече отговаря на неговите нужди.
Мотивационен модел - евзаимосвързан набор отпринципии фактори, които създават предпоставки за насърчаване на служителите на предприятие (компания) към високопродуктивна трудова дейност на отделен служител и предприятието като цяло.
Прост модел на мотивация
(източник: R. Daft. Управление)
Фигура 6.10 Прост модел на мотивация.
В процеса на ефективна трудова дейност, с правилно развит мотивационен модел, служителят не само осъзнава своите вътрешни мотиви, но и напълно или частично задоволява своите потребности (първична, вторична, близка, далечна мотивация).
Изследването на моделите на мотивация не позволява от психологическа гледна точка ясно да се определи какво мотивира човек да работи. Резултатите от изучаването на човек и неговото поведение в процеса на работа дават някои общи обяснения на мотивацията, но дори те позволяват разработването на прагматични модели на мотивация на служителите на конкретно работно място.
Важно е мениджърът да е наясно със следното :
n когато се анализира мотивацията, трябва да се изследват факторите, които мотивират и подсилват действието. Тези фактори включват нужди, мотиви и стремежи.
n Мотивацията е ориентирана към процеса и е свързана с избор на поведение, посока на усилията, цели и награди, които те очакват да постигнат
От това следва, че мотивацията може да се разглежда по два взаимосвързани начина.
Първата посока :Изследване на удовлетвореността от работата.Теориите за съдържанието на мотивацията изучават нуждите на хората. Те се основават наидентификацията на вътрешни подтици, които карат хората да действат по един, а не по друг начин.
Втората посока -процедурни теории за мотивацията. Тук акцентът е върхуобясняването на процеса на избор на поведение, което може да доведе до желани резултати.