Научна дейност ВНИИДАД - Управление

2. Научна дейност на ВНИИДАД

2.1 Основни правила за работа на архивите на организацията

В момента Федералната архивна служба на България работи активно за създаване на нова нормативна и методическа рамка за архивиране, за преразглеждане и анулиране на остарели документи. Публикувани са новите „Основни правила за работата на архивите на организациите“ (М .: Росархив; ВНИИДАД 2004), необходимостта от разработването на които се дължи на фундаментални промени в областта на икономиката, реформата на структурите за управление, правните основи на архивирането, както и широкото въвеждане на нови информационни технологии в областта на управлението.

Правилата обхващат нови задачи, възникнали в работата на архивите понастоящем, като организацията на депозитарното съхранение на документи, извършването на платени работи и услуги от архивите и изискванията за режима на сигурност на архивите.

Новите правила установяват набор от разпоредби, норми и изисквания, които позволяват на тяхна основа архивите на организациите да изпълняват всички свои функции за формиране на архивния фонд на организацията, описване и отчитане на документи, осигуряване на безопасността на документите, използването им в самата организация и по искане на други потребители, както и прехвърляне на поръчани документи за постоянно съхранение в държавни архиви.

Временно съхраняване на документи от държавната част на AFRF се извършва:

архивни документи на федерални държавни органи, Главна прокуратура, индустриални академии, държавни асоциации, институции, организации и предприятия на федералната ирепубликанско подчинение - в рамките на 15 години;
Архивни документи на държавни органи и прокуратури на територии, региони, градове с федерално значение, автономни области, автономни окръзи, прокуратури на градове и региони, държавни агенции, организации и предприятия от регионално и регионално подчинение, подчинение на автономна област и областно подчинение - в рамките на 10 години;
архивни документи на местни власти, институции, организации и предприятия от градско и областно подчинение, селскостопански предприятия - в рамките на 5 години.

През тези години държавните организации са длъжни не само да съхраняват архивни документи, но и да ги регистрират, да създават средства за търсене на информация в документалния масив, да използват документи в интерес на своята организация и по други искания и да подготвят документи за предаване на държавно съхранение. „Основните правила за работата на архивите на организациите“ установяват разпоредбите, нормите и изискванията за работата на архива, чието прилагане му позволява да изпълнява пълноценно своите функции.

Основните правила са задължителни само за архивите на организации (държавни и недържавни), които съхраняват документи от Архивния фонд на България, класифицирани като държавна собственост.Основните правила са задължителни за всички държавни организации. По този начин уводните разпоредби на Основните правила оставят възможността за двойно тълкуване на най-важния проблем от обхвата на тяхното приложение.

Основните правила са компактни по обхват. Те имат десет секции вместо четиринадесет. Те имат 150 страници вместо 173. Основните правила обхващат всички области на дейност на ведомствените архиви: експертиза на ценността на документите, комплектуване на архиви, съхранение, организация, отчетност,използване на документи, научен и справочен апарат за тях, ред за предаване на документи, организиране на работата на архива.

Променена е концепцията за отговорността за поддържане на архивите. Ако в Правилата от 1986 г. отговорността за състоянието и подобряването на архивите и деловодството в организациите се носи от техните ръководители, тогава в Основните правила се посочва, че „длъжностните лица на организацията са отговорни за нарушаване на нормите, установени от тези правила“.

Отличителна черта на разглежданите Основни правила е регламентирането на процесите на работа с електронни документи.

Правата на архива са променени и стеснени. Премахната е клаузата за правото на архива да дава указания на структурните подразделения на организацията и архивите на съответните подчинени организации по въпроси от компетентността на архива. В Основните правила архивът на организацията има право: да изисква от структурните подразделения навременното предаване на документи в архива в подредено състояние; контролира правилата за работа с документи в структурни подразделения и организации-източници на придобиване на архиви; изисква от структурни подразделения и организации-източници на придобиване информацията, необходима за работата на архива; участва в мероприятия, провеждани от държавните архивни институции.

Разделът за изследване на ценността на документите започва с описание на неговите нормативни и методически основи.

Теорията на експертизата и практиката на подбор на документи не са идентични. Практическата експертиза е масов акт. В него не са изключени грешки: ценни документи могат да бъдат унищожени по някаква причина и в същото време да бъдат оставени неинформативни документи, вероятността да станат източник на исторически изследвания е незначителна (макар и не изключена). Оттукспециално внимание на критериите за изследване, с помощта на които се правят конкретни преценки за наличието или липсата на постоянна стойност на документите.

Критериите са логически единици на теорията на изследването, мерки за стойност, които действат като определени стандарти за информационни качества на документите. Стандартните критерии изразяват в обобщен вид вижданията на архивистиката за непреходната историческа стойност на документите. Използването им разкрива не само положително (защитно), но и отрицателно отношение към документите, което обуславя отхвърлянето на тяхната маса.

Управленските връзки са променени. Хоризонталните връзки са по-развити, вертикалните са по-малко централизирани; отношенията с доставчици и потребители се разшириха, които се превърнаха в партньорски организации или посредници. В резултат на това се променя естеството и обхвата на традиционните функции, появата на нови функции, като маркетинг, който комбинира прогнозиране, планиране, доставка и продажба на продукти. Основните управленски функции все повече се прехвърлят към самите държавни предприятия и се осъществяват само от предприятията с недържавна собственост.

Всичко това води до промяна в системата за документиране на дейността на организациите и, следователно, оценката на документите, произтичащи от тази дейност. Оттук и станалата класическа в архивистиката промяна за основните и неосновните функции, задачи на организациите, т.е. тяхното значение.

Съхраняването на документи, отразяващи спецификата на дейността на определени организации, остава задача на архивистите. Такива характеристики могат да бъдат: уникалността на дейностите, новостта на продуктите, стоките, услугите, конкурентоспособността, участието в международни и регионални програми, труд, социални традиции, стабилностсъществуване, работа в екстремни условия, особено важна роля в развитието на определена област на дейност в страната или на определена територия, приемственост са посочени фактори за новосъздадени или преобразувани организации.

Параграфът от Основните правила „Организация на проверката на ценността на документите“ започва с неизменното твърдение, че проверката на стойността на документите се извършва, първо, в деловодството - при изготвянето на номенклатурата на делата, в процеса на формиране на дела и при подготовката на дела за предаване в архива, и второ, в процеса на подготовка за предаване на дела за постоянно съхранение. Параграфите за нормативната и методическата основа за извършване на експертиза на стойността са напълно изключени.

Основна роля в организацията и провеждането на работата по експертизата на ценността на документите, подбора и подготовката за предаване за постоянно съхранение на документите от Архивния фонд на България, формирани в процеса на дейността на организацията, има експертната комисия (ЕК, ЦИК).

Параграфът „Формулиране на резултатите от проверката на ценността на документите“ е съкратен поради информация за организации, които не формират документи за постоянно съхранение. Но те са посочени в списъка, както следва. Организации, които не са източници на придобиване на държавни, общински архиви, съхраняват документи с постоянен период съгласно списъка, както следва. Държавни, общински организации - 10 години. Неправителствени организации - минимум 10 години. Допълнителният период на съхранение на документи се определя от организацията в съответствие с действащото законодателство и / или необходимостта от практическо използване на документите.

Определени документи (регулаторни, имуществени и икономически, относно резултатите от дейността и перспективите за развитие на организацията) с постоянен период на съхранениее необходимо да се съхраняват в организации от всички форми на собственост, чиито документи не влизат в държавните, общинските архиви, до ликвидацията на тези организации, което се дължи на действащото законодателство и / или дългосрочното практическо значение на тези документи. В същото време е даден списък на артикулите съгласно Списъка. Същото важи и за документите със знака EPC.