Необходими документи за персонал за LLC

Ставайки частен предприемач, всеки работодател е длъжен да поддържа трудови отношения със служителите, които са отразени в документите за персонала. Цялата тази документация трябва да се съхранява от юридическото лице в нейната цялост. Каква документация се отнася до персонала ще бъде разгледана подробно в тази статия.

Списък на документите за персонала

Следователно правилното изпълнение и поддържане на документация за персонала позволява на частния предприемач адекватно, от гледна точка на правната страна на въпроса, да изгражда взаимоотношения с всичките си служители, както и да избягва рискове при разрешаване на определени трудови спорове. Не забравяйте, че именно тази документация е обект на внимание на служители на различни регулаторни органи. Сред тях са Министерството на вътрешните работи, Пенсионният фонд, Инспекцията по труда на данъчната инспекция и др.

В момента може да бъде трудно да се определи пълният списък с документация за персонала, необходима за юридическо лице (било то LLC, CJSC и др.). Окончателният списък на такава документация се определя от редица фактори, които включват:

област на дейност на юридическото лице;
списък на условията на труд;
регион;
лични желания на работодателя.

Въпреки това обаче има определен списък от документи, които са задължителни и трябва да бъдат, независимо от горните обстоятелства.

Задължителният списък с документи за персонала включва:

документация за персонала;
счетоводни книги и дневници;
нормативни актове;
административна документация.

Нека разгледаме всеки от тях по-подробно.

По персонал

Тази група документи се издавав резултат на изпълнението на преките им задължения от службата за персонал. Такава документация има определена обвързаност с конкретен служител и следователно отразява всички специфики на неговата длъжност, професия, резултати от трудовата дейност, условия на работа и др.

административна документация;
документи, потвърждаващи трудовата дейност на конкретен служител;
вътрешна и служебна кореспонденция;
разчетни и информационни документи;
книги или списания за счетоводство и регистрация на документация.

В същото време всички документи, включени във всяка от горните групи, имат определена специфика. Те са предназначени за конкретни цели и следователно се разработват, прилагат и одобряват по различни начини.

трудов договор;
История на заетостта;
удостоверение, потвърждаващо наличието на трудова дейност;
различни заповеди, указващи приемането на служител за конкретна работа или неговото уволнение (копия).

Всички те най-достоверно отразяват трудовия опит на служителя. Това обстоятелство е много важно, тъй като всеки вид трудов стаж ще бъде взет предвид при изчисляване на бъдещото държавно пенсионно осигуряване на служител, както и при назначаване на плащания, които се издават за ограничена инвалидност при запазване на работа. Също така с тяхна помощ се въвежда информация за заетост на непълно работно време.

Документацията за сетълмент и информация, която съдържа счетоводната информация за индивидуалните данни на всеки служител, включва:

лична карта на служителя;
график за отчитане на фиксирано работно време;
персонал;
Лични неща.

Тук всичко е поправеноинформация, свързана с трудовата дейност на конкретен служител. Формата им е унифицирана.

Най-често задължителният списък с документация за персонала, свързана с персонала, включва:

трудов договор;
персонал;
приети правила за вътрешния трудов ред;
провизии, предназначени за заплати;
основания за заповеди;
военна регистрационна документация;
документация на учебния план (дипломи, сертификати и др.);
документи, изисквани от пенсионния фонд;
поръчки от унифицирана, както и произволна форма;
график на отпуските;
длъжностни характеристики на служителите. В случай, че предприемачът не ги е регистрирал в сключения трудов договор, а е направил само препратка към конкретна длъжностна характеристика;
график, в който са посочени смените на служителите. Необходимо е, ако дейността е на смени;
списък на длъжностите, установени за служители с ненормиран работен ден;
разпоредби и задължения, предназначени за защита на личните данни;
споразумение за колективна индивидуална/пълна отговорност - необходимо е, ако работят хора, които са финансово отговорни.

Списъкът на документите за персонала, използвани за персонал, свързан със спецификата на практическите дейности, може да включва:

трудови стандарти;
документи, удостоверяващи преминаването на необходимите периодични/предварителни медицински прегледи;
разпоредби, съдържащи информация относно защитата на съществуващи търговски тайни;
разпоредби относно назначаването на бонуси, надбавки и др.

Горният списък не е окончателен или изчерпателен, т.кобразуване на трудови отношения между юридическо лице и служители, може да се наложи изготвянето на други видове документи.

Дневници и счетоводни книги

Един от важните кадрови документи, изготвен от юридическо лице (по-специално LLC), са книги и дневници за контрол и счетоводство.

Те трябва да бъдат в предприятието, за да водят записи на цялата документация на персонала: лични досиета, лични карти, трудови книжки, различни заповеди за персонала и т.н.

Само това отчитане на документацията се счита за правилно, при което е осигурено присвояването на конкретен номер и има маркировка върху датата на регистрация. Само така те ще имат правна сила. Юридическото лице може да ги използва като аргументи при възникване на трудови спорове.

С помощта на регистрационния дневник отделът за персонал води записи на следните групи документи:

всички сключени трудови договори;
издава заповеди за наемане/освобождаване/преместване на служители;
заповеди, потвърждаващи факта, че работодателят предоставя отпуск на служителите;
заповеди, потвърждаващи факта на регистрация на командировки и удостоверения за пътуване;
местни нормативни актове;
служебни назначения;
заповеди за налагане на определени дисциплинарни наказания или, обратно, поощрения;
осчетоводяване на извършени дейности за целите на контрола;
книга, в която се записват движенията на вложките към трудовите книжки, както и самите тях;
книга за приходите и разходите, в която се записват формуляри на трудови книжки и техните вложки;
информация за издадените сертификати на персонала;
осчетоводяване на издадени болнични;
отчитане на извънредни ситуации, възникнали на работното място.

Формата на водене на книги и дневници се одобрява от официалните органи. Въпреки че е възможно организацията самостоятелно да разработи подходяща форма.

Регламенти

Друг важен вид документи за персонала, които трябва да бъдат задължителни във всяка частна организация, са правилниците.

Съгласно действащия Кодекс на труда на България списъкът с местни нормативни актове, необходими за юридическите лица, включва:

персонал;
правила, установени за графика на труда;
документи, установяващи процедурата за обработка на всички лични данни на служителите, техните задължения и права в тази област;
график на смени, който се изготвя за отделна група служители. Трябва да има предварително определена продължителност на установения работен ден;
график на отпуските;
инструкции и правила, разработени за защита на труда. Според тях работодателят трябва да осигури на служителите си подходящи условия за безопасно извършване на работа.

Административни документи

Последни в списъка, но не толкова важни, са административните документи. Те включват всякакви заповеди, както и заповеди от главата. Благодарение на тях той може да упражнява правомощията си, насочени към осигуряване на функционирането на предприятието.

Поръчките са два вида:

издадени въз основа на дейността на предприятието. Това включва заповеди, издадени по определени производствени въпроси, процедурата за атестиране, издадени инструкции за деловодство;
издадени от персонала. Това включва заповеди, издадени при преместване / наемане / уволнение на служител, дисциплинарни наказания / стимули.

Първият тип обхваща работата на организацията като цяло, а вторият - областта, пряко свързана с трудовата дейност на служителите. Такава документация се поддържа в стандартна и обикновена форма, която е одобрена от действащия закон.