Ние закупуваме и отчитаме софтуерни лицензи, Garant-SPB-Service
Софтуерът в организацията може да бъде създаден самостоятелно или закупен. Несъмнено най-често организациите поемат по последния, по-лесен път.
Въпреки това е важно да знаете и да запомните, че можете да използвате софтуера само ако е законно придобит от притежателя на авторските права и/или неговите търговци. Също така копие на програмата може да бъде закупено в специализиран магазин, тъй като в този случай покупката и последващата продажба се извършват законно.
Използването на фалшиви копия на софтуера осигурява не само административна, но и наказателна отговорност*(1). А при многократно или грубо нарушение на изключителните права върху интелектуалната собственост организацията може да бъде ликвидирана по искане на прокуратурата въз основа на съдебно решение * (2). Освен това притежателят на правото може да поиска обезщетение за вреди, причинени от нарушаването на изключителното право, или обезщетение, установено със закон или съдебно решение*(3).
Чрез закупуването на софтуер една организация получава изключително или неизключително право върху него * (4).
В случай на прехвърляне на изключителното право на организация, с притежателя на авторските права се сключва писмено споразумение за отчуждаване, според което организацията става единствената, която може не само да използва софтуера, но и да се разпорежда с него.
Ако съгласно условията на договора (трудово или гражданско право) изключителното право върху създадения софтуер все още принадлежи на служителя (външен специалист), организацията има право да го използва при условията на безплатен прост (неизключителен) лиценз * (9).
- буквата "С" в кръг или в скоби; —имеорганизации; е годината на издаване на компютърната програма.
Ако на организацията ще бъдат прехвърлени правата само за използване (неизключително право, лиценз), тогава се сключва лицензионно споразумение и притежателят на правата си запазва правото да сключва лицензионни споразумения с други контрагенти. Лицензионното споразумение по правило се сключва в писмена форма. Въпреки това, ако е закупено копие на софтуера, условията на договора могат да бъдат посочени върху пакета (договор за прикачен файл, „лиценз за обвивка“ * (13)).
Редът за отразяване в счетоводството
Придобиването на изключителното право върху софтуер може да се отчита счетоводно като част от нематериалните активи. За да бъде приет за счетоводно отчитане обект като нематериален актив, трябва да са изпълнени едновременно следните условия:
- обектът е в състояние да донесе икономически ползи на организацията в бъдеще, - по-специално, обектът е предназначен за използване в производството на продукти, при извършване на работа или предоставяне на услуги, за нуждите на управлението на организацията или за използване в дейности, насочени към постигане на целите за създаване на организация с нестопанска цел; — организацията има право да получава икономически ползи, които този обект може да донесе в бъдеще (включително организацията има надлежно оформени документи, потвърждаващи съществуването на самия актив и правото на тази организация върху резултата от интелектуална дейност или средства за индивидуализация - патенти, сертификати, други документи за защита, споразумение за отчуждаване на изключителното право върху резултата от интелектуална дейност или върху средство за индивидуализация, документи, потвърждаващи прехвърлянето на изключително право без договор и др. .), а има и ограничения за достъпа на други лица дотакива икономически ползи (наричани по-долу контрол върху обекта); - възможността за отделяне или отделяне (идентифициране) на обект от други активи; - обектът е предназначен за дългосрочна употреба, т.е. полезен живот с продължителност повече от 12 месеца или нормален експлоатационен цикъл, ако надвишава 12 месеца; - организацията не възнамерява да продаде обекта в рамките на 12 месеца или нормалния оперативен цикъл, ако той надвишава 12 месеца; - действителната (първоначалната) цена на обекта може да бъде надеждно определена; — липсата на материално-материална форма в даден обект.
Ако дадена организация е придобила изключително право върху програма, тогава, от една страна, периодът на нейното използване не е ограничен във времето, но за счетоводни цели е препоръчително да се изхожда от периода, през който организацията планира да използва този софтуер, но не повече от периода на дейностите на организацията * (14). Ако е невъзможно да се определи периодът на използване на програмата, периодът се счита за неопределен и амортизацията за такъв обект не се начислява * (15).
Първоначалната цена на нематериален актив се състои от действителните разходи, свързани с придобиването на правото на софтуер * (16). Например от сумите, платени за придобиване на изключителни права върху програмата; суми, изразходвани за привеждане на програмата в състояние, подходящо за работа; други разходи.
Разходите за придобиване на права върху софтуер първоначално се отразяват в сметка 08 „Инвестиции в нетекущи активи“, подсметка „Придобиване на нематериални активи“.
Освен това правото се признава като част от нематериални активи и се издава счетоводна карта за нематериални активи.
Първоначалната цена на нематериален актив по отношение на софтуерни права се погасява чрез начисляване на амортизация, започваща от месеца, следващ месеца, в който нематериалният актив е взет предвид. Както бе споменато по-рано, регистрацията на изключителното право върху компютърна програма се извършва по искане на притежателя на авторското право. Следователно е възможно да се вземе предвид правото на софтуер като част от нематериалните активи в счетоводството, независимо от наличието на удостоверение за неговата официална регистрация.
Съществуването на самия софтуер и изключителните права върху него могат да бъдат потвърдени чрез споразумение и акт за приемане и прехвърляне на изключителни права върху компютърна програма * (17). Същата гледна точка споделя и Министерството на финансите на България * (18).
Ако условията за признаване на софтуера като част от нематериални активи не са изпълнени или програмата е получена за използване по силата на лицензионно споразумение, тогава разходите за нейното придобиване се отразяват в разсрочени разходи или текущи разходи * (19).
Разходите за бъдещи периоди възникват, ако е определена фиксирана сума за използване на компютърна програма, която се прехвърля наведнъж. След въвеждане на софтуера в експлоатация разходите за придобиването му, които са включени в разходите за бъдещи периоди, подлежат на отписване. Сега, използвайки пример, разгледайте процедурата за отразяване на придобитите права върху софтуер в счетоводството.
Пример Организацията придоби правото на софтуер от индивидуален предприемач на цена от 12 000 рубли. със срок на ползване една година.
Дебит 08 подсметка "Придобиване на нематериални активи" Кредит 60 (68, 76.) - 12 000 рубли. — закупени права върху софтуера; Дебит 04 Кредит 08 подсметка „Придобиваненематериални активи" - 12 000 рубли. — придобитите права се признават като нематериален актив; Дебит 97 Кредит 60 (76) - 12 000 рубли. — фиксирана сума за софтуер се отлага; Дебит 20 (23, 25, 26, 44.) Кредит 97 - 1000 рубли. (12 000 рубли: 12 месеца) — месечни равни вноски за целия период на използване се дебитират за закупуване на софтуер, който преди това е начислен като разсрочени разходи.
Ако плащанията за използването на компютърна програма се извършват периодично, например в зависимост от броя на продадените копия на компютърната програма, тогава те се отразяват в текущите разходи.
Пример Ако вземем условията на предишния пример, но приемем, че организацията е платила за софтуера не наведнъж, а е превеждала месечни плащания в размер на 1000 рубли, тогава трябва да ги отрази в текущи разходи: Дебит 20 (23, 25, 26, 44.) Кредит 60 (76) - 1000 рубли. — плащанията за периодично прехвърляния софтуер се вземат предвид.
Процедурата за отписване на разходи, свързани с няколко отчетни периода, организацията установява независимо през периода, одобрен със заповед на ръководителя. Препоръчително е да се определи опцията за отписване на отсрочени разходи в счетоводната политика за счетоводни цели * (20).
Ако ви бъде дадено правото да използвате софтуера (съгласно лицензионно споразумение), тогава в този случай може да възникне и нематериален актив, но получен за използване, чието наличие ще трябва да бъде отразено в задбалансовия отчет * (21). Тъй като в сметкоплана не е предвидена отделна задбалансова сметка за отчитане на получените за ползване нематериални активи, е необходимосамостоятелно определете сметката, например сметка 012, и фиксирайте избора си в работния сметкоплан в счетоводната политика на организацията.
Закупеният софтуер също може да бъде надграждан. Разходите за актуализации са включени в текущите разходи на организацията.
Пример Организацията закупи за 1500 рубли. актуализация на софтуера. Дебит 20 (23, 25, 26, 44.) Кредит 60 - 1500 рубли. - Закупена е софтуерна актуализация.
Характеристики на данъчното счетоводство
Като цяло процедурата за отразяване в данъчното счетоводство е подобна на счетоводството, но има някои особености. По този начин нематериален актив възниква, ако едновременно са изпълнени следните условия, определени в Данъчния кодекс * (22):
- организацията има изключителното право върху компютърната програма; - изключителното право и съществуването на самата компютърна програма са документирани; - компютърна програма се използва при производството на продукти (при извършване на работа, предоставяне на услуги) или за управленски нужди; - използването на компютърна програма може да донесе икономически ползи (доход); —полезният живот на компютърна програма е повече от 12 месеца.
Ако сроковете за използване на програмата не са ясно определени, тогава периодът на използване на компютърната програма, за разлика от счетоводството, се признава за равен на десет години * (23). Правото на софтуер се отчита като част от нематериални активи по историческа цена, която се формира от действителните разходи, свързани с придобиването по аналогия на счетоводството, с изключение на нюансите, определени в глава 25 от Данъчния кодекс.
Разходи за придобиване на софтуеробезпечението на стойност над 40 000 рубли се отписва чрез амортизация * (24).
Ако програмата не е призната като нематериален актив (например полезният й живот е по-малък от 12 месеца), тогава разходите за нейното придобиване се отчитат съгласно правилата, установени за определени видове разходи.
Създаването на компютърна програма не се отнася за строителни и монтажни работи, извършвани от организацията за собствена консумация. Следователно не е необходимо да плащате ДДС върху разходите за самостоятелно създаване на компютърна програма * (25).
ДДС върху разходите, свързани с придобиването на софтуер, подлежи на приспадане, при условие че изискванията на Данъчния кодекс са изпълнени в даден момент към момента, в който разходите са записани в счетоводството * (26). Ако една организация извършва както облагаеми с ДДС, така и необлагаеми транзакции и планира да използва софтуера и в двете дейности, тогава „входящият“ ДДС трябва да бъде разпределен*(27).