Образец и формуляр на акта за унищожаване на документи
Документите и делата се предоставят за унищожаване с акт, съставен след проверка на ценността на документите и последващата им селекция. Като цяло това е списък с документи с посочване на броя, които подлежат на унищожаване.
Компилация и проба
Актът съдържа номера на членове и нормативни документи, свързани с тях, въз основа на които се определя срокът за съхранение на документацията. Освен това е посочена годината на прехвърляне на избраната информация в архива.
Забранено е да се надценява или подценява броят на документите по позиции, да се пропускат някои от тях (дори ако съдържат малко информация). Проверките лесно разкриват този факт. Не се допуска унищожаване на документи с неизтекъл срок.
Действителното несъответствие в обема на информацията показва, че част от тях са били незаконно унищожени. Отговорните лица за безопасността на информацията носят административно-наказателна отговорност. Формалното наличие на документи в организацията може да доведе до сериозни проблеми, когато бъдат поискани.
Заглавието на позицията понякога не съответства на заглавието на документа в статията от Списъка на документите, използван за нея, тъй като този списък не може да обхване всички видове информация. Отношението на конкретната информация към статията се определя от архивиста, който подбира документацията за унищожаване.
Много организации използват едни и същи типове формуляри:
- касови апарати;
- банково дело и други.
Следователно броят на позициите във всяко предприятие достига поне няколко дузини. Колкото повече документация (и нейния състав), толкова повече позиции. Техният брой показва колко професионално и внимателно е извършен подборът.
Актът се съставя съгласно основните правила за работа на архивите. Ако са посочени делата на няколко отдела, тогава името на всеки от тях трябва да се постави преди групата документи на този отдел.
Формулярът се съгласува с експертната комисия и след това се одобрява от ръководителя на организацията. Ако предприятието е включено в комплектуването на общински, държавен или ведомствен архив, тогава актът се съгласува с тях.
Описът на делата на персонала на предприятието трябва да бъде одобрен в края на формуляра за всички посочени години. Към документа за унищожаване се прилага акт за унищожаване на документация. Тук посочете количеството и теглото му. Без потвърден факт на унищожаване, актът се счита за невалиден.
Изтеглете примерен акт за унищожаване на документ (Размер: 52,5 KiB Изтегляния: 22 790)
Изтеглете формуляра на акта за разпределение за унищожаване на документи (Размер: 32,5 KiB Изтегляния: 11 661)