Обща характеристика на табличния редактор Microsoft Excel - Информатика, програмиране
Основи на работа в Excel
С Excel можете да създавате различни документи. Работните листове могат да се използват за изготвяне на таблици, статистическа оценка, управление на бази данни и диаграми. За всяко от тези приложения Excel може да създаде отделен документ, който се записва на диска като файл.
Файлът може да съдържа няколко взаимосвързани работни листа, които образуват един многоизмерен документ (бележник, работна папка). С помощта на многоизмерни документи потребителят получава директен достъп до няколко таблици и диаграми едновременно, което повишава ефективността на тяхната обработка.
Възможно е да зададете режим на автоматично запазване на файлове на определени интервали, режим на архивиране и режим на защита на данните (запазване на документа с парола).
Отделните работни листове на един документ са разположени един под друг. Използвайки индекса на имената (регистр на имената), намиращ се в долната част на екрана, можете да преминавате от един лист към друг. В индекса на имената са корените на работните листове, подредени във възходящ ред на номерата: Sheet1, Sheet2 и т.н.
Потребителят може да добавя към документа елементи от следните типове:
- работни листове за създаване на таблици;
- диаграми (като елемент на таблица или на отделен лист);
- работен лист за запис на макрос под формата на програмен модул;
- работен лист за създаване на диалогов прозорец.
Новият лист винаги се вмъква преди активния работен лист. Потребителят може да щракне с десния бутон върху заглавието на работния лист, което ще отвори контекстно (ситуационно) меню, което също има директива за добавяне. Ако искате да изтриете работен лист, трябва да го направитещракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и да изпълните директивата за изтриване.
Регулиране на височината на реда и ширината на колоната
Първо трябва да се маркира коригираният ред или колона от таблицата. За да направите това, щракнете с левия бутон върху номера (координата) на реда или колоната. Менюто Формат съдържа подменюта Ред и Колона. Избирането на едно от тези подменюта отваря менюто на следващото ниво. В подменюто Column извикайте директивата Width, след което ще се отвори диалогов прозорец, в който потребителят може да посочи ширината на колоната. Можете да използвате един знак като мерна единица. Командата AutoFit Width от менюто Column автоматично регулира ширината на колона, за да пасне на нейното съдържание.
Клетки на таблица и техните свойства
Всички данни от таблицата се записват в така наречените клетки, които се намират в пресечната точка на редовете и колоните на таблицата. По подразбиране съдържанието на клетка се представя от Excel в стандартен формат, който се задава при стартиране на програмата. Например за числа и текстове се задава определен вид и размер на шрифта.
Excel има контекстни менюта, които се извикват с десния бутон на мишката, когато е маркирана определена област от таблицата. Тези менюта съдържат много директиви за обработка и форматиране на таблици. Директивите за форматиране могат да бъдат извикани и от панела за форматиране (втори ред от менюто с икони), като щракнете върху съответната икона.
Клетъчно етикетиране. Индивидуалните клетки на таблицата се маркират (маркират) автоматично с помощта на показалеца на клетката. За да преместите показалеца в дадена клетка, трябва да кликнете върху нея с левия бутон на мишката или да използвате клавишите със курсора. За да маркирате няколко клетки, щракнете в началото на етикетаобласт (горния ляв ъгъл) и като държите натиснат бутона на мишката, преместете манипулатора до края на областта (долния десен ъгъл).
Копиране на данни. Първо трябва да маркирате група клетки, чието съдържание да се копира, след което да извикате командата Копиране от менюто Редактиране. След това маркираната зона ще бъде поставена в рамка. Сега преместете показалеца на мишката до позицията, където трябва да се копират данните, и натиснете клавиша Enter. Съдържанието на зоната с водещи символи ще се появи на новото място. Ако искате да изтриете съдържанието на група клетки и да го поставите на ново място в таблицата, тогава трябва да използвате директивата Cut от менюто Edit.
Изтриване на данни. На първо място, трябва да маркирате група от клетки, чието съдържание трябва да бъде изтрито. След това можете да използвате един от начините за изтриване на данни.
Подравняване на данните. За да подравните съдържанието на клетките, първо трябва да маркирате подравнените клетки. След това извикайте диалоговия прозорец: Форматиране - Клетки - и в горното поле на този прозорец изберете раздела Подравняване.
Инсталиране на шрифтове. Необходимо е да маркирате клетките, в които искате да промените шрифта. След това можете или да отворите контекстното меню с десния бутон на мишката и да извикате директивата Format Cells. В горното поле на прозореца Format Cells, който се отваря, изберете опцията Font. В прозореца ще се появи полето Шрифт, в което можете да изберете типа на шрифта от предложения списък. Съдържанието на този списък зависи от настройките, направени в средата на Windows.
Големината (големината) на шрифта се задава в дясното поле Размер. В списъка със стилове на шрифта Outline можете да изберете обикновен стил (Regular), курсив (Italic), получер (Bold) и удебелен курсив (Bold Italic). В полето Подчертаване можете да изберете типа подчертаване на текста (едно или двелинии) и др.
Текстът на формула, която се въвежда в клетка на таблица, трябва да започва със знак за равенство (=), така че Excel да може да различи формулата от текста. След знака за равенство в клетката се записва математически израз, съдържащ аргументи, аритметични операции и функции.
Формулата може да съдържа препратки към клетки, които се намират на друг работен лист или дори в таблица в друг файл. Веднъж въведена, формулата може да бъде променена по всяко време.
Въвеждане на формули. Excel интерпретира въведените от вас данни като текст (подравнен вляво) или като числова стойност (подравнен вдясно). За да въведете формула, трябва да въведете алгебричен израз, който трябва да бъде предшестван от знак за равенство (=).
Да предположим, че клетка A1 на таблицата съдържа числото 100, а клетка B1 съдържа числото 20. За да разделите първото число на второто и да поставите резултата в клетка C1, въведете подходящата формула (=A1 / B1) в клетка C1 и натиснете Enter.
Въвеждането на формули може да бъде значително опростено с малък трик. След като въведете знака за равенство, просто щракнете върху първата клетка, след това въведете операцията за деление и щракнете върху втората клетка.
Редактиране на формули. За да започнете да редактирате съдържанието на клетка, първо трябва да маркирате тази клетка. Следващата стъпка е да активирате режима за редактиране чрез натискане на клавиша F2 или чрез двукратно щракване на мишката. В режим на редактиране в горната част на екрана (под лентата с менюта с икони) се активира ред за въвеждане на текст, в който се вижда самата формула, а не резултатът от нейното изчисление.
Информационни връзки. В Excel е доста лесно да въведете препратка към клетка, разположена в друга таблица. След установяване на референтната стойност,в клетки ще се актуализира автоматично.
Построяване и проектиране на диаграми
Графичните диаграми оживяват сухите колони с числа в таблицата, така че възможността за изграждане на диаграми вече беше предоставена в ранните версии на Excel. Excel включва нов конструктор на диаграми, който ви позволява да създавате диаграми с „презентационно качество“.
Красивата 3D диаграма е не само приятна за окото, но и подобрява качеството на документа. В MS Excel се появи нов тип 3D диаграми - така наречените поничкови диаграми, които допълват повърхностните и мрежови 3D диаграми от четвъртата версия.
Построяване на диаграми. Преди да създадете диаграма, трябва да завършите цялата работа в таблицата, включително нейното форматиране. Извикайте Chart Builder (вижте Фигура 11). Трябва да използвате показалеца на мишката, за да начертаете правоъгълник върху свободното място на работния лист, където ще бъде поставена диаграмата. След това дизайнерът отваря диалогов прозорец, в който трябва да изградите диаграма в четири стъпки. Работата с Конструктора е толкова интуитивна, че не изисква никакви обяснения.
Допълнителни обекти. Менюто Вмъкване съдържа директиви, които ви позволяват да придадете на диаграмата по-привлекателен вид. По-специално, има директива Picture, която импортира картини в стандартни графични формати (BMP, PCX и т.н.). След извикване на тази директива се отваря прозорец за зареждане на графичен файл. Избраната фигура се появява в диаграмата, оградена в рамка. Тази рамка може да се мести около диаграмата с мишката и да се преоразмерява. В допълнение, Chart Builder предоставя възможност за вмъкване на допълнителен текст в диаграмата, който ще привлече вниманието към определени части от диаграмата. За вмъкване на тексттрябва да го въведете от клавиатурата в линията за набиране и да натиснете клавиша enter. След това в центъра на диаграмата ще се появи текстова рамка, на която може да се даде подходящ размер с мишката и след това да се премести на желаното място на диаграмата.
Актуализация на диаграмата. Ако направите промени в тази част от таблицата, върху която е изградена диаграмата, Excel автоматично ще промени диаграмата. Ако сте добавили нов ред или колона към таблицата, продължете по следния начин. Маркирайте новите данни в таблицата и ги прехвърлете с мишката върху диаграмата. За да направите това, поставете показалеца на мишката върху границата на маркираната област и, без да отпускате левия бутон на мишката, го преместете върху диаграмата. Веднага щом отпуснете бутона, графиката ще се промени. Тази техника се нарича Drag & от Microsoft. Изпускайте.
За извършване на изчисления с електронни таблици са необходими формули. Тъй като някои формули и техните комбинации са много често срещани, Excel предлага повече от 200 предварително програмирани формули, които се наричат функции.
Маркирайте клетката, където трябва да се намира сумата, и щракнете върху иконата за добавяне.
В противен случай маркирайте групата клетки, които да бъдат сгънати. Можете да маркирате няколко групи от клетки, които не са съседни, като използвате клавиша Ctrl. Този клавиш трябва да се държи натиснат, докато всички групи бъдат маркирани. Груповите адреси могат да се въвеждат с помощта на клавиатурата.
Допълнителни функции на Excel
Обменът на данни позволява на потребител на Excel да импортира обекти от други приложения в своите електронни таблици и да прехвърля (експортира) своите електронни таблици за вграждане в други обекти.
Концепцията за комуникация е една от основните концепции на средата на Windows. Междуобектите, които се обработват от различни приложни програми, създават информационни връзки, например между таблици и текстове. Тези информационни връзки се изпълняват динамично, например копие на таблицата, вградено в текста, ще бъде актуализирано (актуализирано), когато се правят промени в нейния оригинал.
Списъците ви позволяват да работите ефективно с големи, хомогенни набори от данни.
Excel се доставя с програма за обработка на външни бази данни MS Query. Програмата Query (Request) може да работи с текстови файлове и с данни, които са подготвени от следните програми за управление на бази данни: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.
Excel може да бъде персонализиран, за да отговори на индивидуалните нужди на много широк кръг потребители. Всеки потребител на програмата Excel, след като определи кръга от най-често използваните функции, може да организира работата с тях по най-удобния за себе си начин. От друга страна, онези функции на програмата, които никога не се използват, могат да бъдат напълно премахнати от конфигурацията, за да се спестят компютърни ресурси и да се увеличи ефективността на обработката. Например, всеки потребител на програмата може да създаде меню с икони, да промени външния вид на главния прозорец, да промени външния вид на работния лист, да инсталира желаните шрифтове, да създаде шаблони за таблици и т.н.
Примери за изпълнение на документи и графични изображения в MS Excel