Обществени поръчки в медицинска организация, какви проблеми и решения

Свързани статии

Нормативна уредба и проблеми на обществените поръчки

Въпреки това, след пет години от приемането и началото на прилагането му, станаха очевидни редица проблеми както в самия нормативен акт и придружаващите го документи, така и в процедурите и практиката по прилагане на тези норми, най-съществените от които според нас включват следното:

очевидно при подготовката на закона не е извършен в необходимата степен системен анализ на възможните рискове при прилагането на предложените разпоредби, което е имало своите негативни последици;
недостатъчно развити и често противоречиви подзаконови актове, съпътстващи прилагането на Закон № 94-FZ;
въпреки многото регулаторни правни актове, които допълват Закон № 94-FZ, няма единна методология за практическо прилагане на разпоредбите на закона;
няма единни подходи към прилагането на Закон № 94-FZ, като се вземат предвид спецификите на индустрията на здравеопазването. Така покупките, например, на инструменти за рентгенови ендоваскуларни интервенции и моливи започнаха да се извършват по същите правила.

В системата от правни актове, регулиращи дейностите по възлагане на обществени поръчки, има и различни постановления и заповеди на правителството на Руската федерация, административни документи на Министерството на икономическото развитие на България, които са приети и влезли в сила в съответствие с развитието на разпоредбите на Закон № 94-FZ. Освен това в субектите на България при разработването на законодателството се приемат собствени нормативни документи, които са задължителни за използване от получателите на съответните бюджети.

Така например законодателството на град Москва относно настаняванетопоръчки, съдържа цял набор от документи, определящи изискванията към процедурата за възлагане на обществена поръчка, който редовно се допълва и актуализира.

По този начин, след влизането в сила на Закон № 94-FZ, бяха установени нови правила за придобиване на материални и технически ресурси, характеризиращи се с изразена променливост (нестабилност) и обширността на регулаторната рамка.

След излизането на Закон № 94-FZ контролът върху поставянето на държавни поръчки значително се увеличи. В Кодекса за административните нарушения на България има нови членове, мярката на отговорност (глоби) в които непрекъснато се увеличава.

Основният надзорен орган в тази област е Федералната антимонополна служба на България и нейните териториални поделения. Освен това органите на изпълнителната власт на съставните образувания на България имат право да създават свои органи за контрол върху поставянето на държавната поръчка (за Москва това е Комитетът за контрол на град Москва). Обществените поръчки и органите на прокуратурата непрекъснато контролират.

По този начин сложността на ситуацията с обществените поръчки за медицинските организации се дължи на:

липса на собствен опит в снабдяването и невъзможност за заимстване на чужд опит поради неприложимостта му в местни условия;
значително увеличение - през целия период на прилагане на Закон № 94-FZ - в обема на документацията, придружаваща пускането на поръчки, чиято наличност и коректност се проверяват по време на проверки от регулаторните органи;
липсата на секторна научна и организационно-методическа подкрепа за текуща практическа работа.

Този комплекс от проблеми може да се предвиди до известна степен.преди влизането на закона в сила. Разбира се, по това време все още беше невъзможно да се предположи, че законът ще бъде толкова променлив. Но както задължителното прилагане на изцяло нови процедури за поръчка, така и неподготвеността на медицинските организации за работа в новите законови условия бяха съвсем очевидни.

Въпреки декларативната постановка на Закон № 94-FZ, че всяка организация, занимаваща се с обществени поръчки, трябва да има обучен служител, практиката показва, че няма ефективна система за обучение на персонала в тази посока.

Организационни решения

Ето защо, за да се осигури стабилно функциониране, предварително се започна работа по създаване на организационна структура за решаване на набор от задачи по ресурсното осигуряване на институцията.

Създаване на отдел за закупуване и наддаване

Първата стъпка беше създаването през 2005 г. в структурата на финансово-икономическата служба на болницата на базата на маркетинговия отдел на отдела за доставки и оферти. Преди влизането в сила на Закон № 94-FZ основната задача, възложена на този отдел, беше оперативното осигуряване на болницата с такива материални и технически ресурси като медицински консумативи, медицински изделия, реактиви за лабораторна диагностика, детергенти и дезинфектанти, мебели, домакинско оборудване, печатни и печатни продукти, мек инвентар и др.

За целта непрекъснато се извършваха проучвания и анализи на функциониращия пазар с извършване на икономически обоснован избор на доставчици.

С появата на нови правила за обществени поръчки, установени със Закон № 94-FZ, пред отдела беше поставена нова задача: да се осигури ресурсното осигуряване на болницата в съответствие с изискванията на новото законодателство за подаване на поръчки. Работи вновите условия изискват специално обучение на служителите относно организацията на подаване на поръчки, което се проведе в размер на 144 часа.

С развитието на законодателството функциите на отдела се разширяват и допълват. В момента отделът извършва всички процеси за осигуряване на ресурсите, необходими за работата на болницата, с изключение на търгове, проведени с участието на специализирани организации на Московския градски отдел по здравеопазване.

На етапа на подготовка за подаване на поръчки отделът изготвя графици за доставки, самостоятелно или съвместно с други отдели провежда проучване и анализ на функциониращия пазар за закупени продукти и генерира аналитични отчети.

Също така, пускането на поръчки се предшества от определянето на началната (максималната) цена на договора и избора на метод за пускане на поръчката, придружено от подготовката на административни документи, известия за пускане на поръчка и, заедно с правния отдел, проекти на държавни договори.

Етапът на подаване на поръчки включва публикуване на информация за подаване на поръчки, приемане на поръчки за котировки и подготовка на материали за заседания на комисията по котировки. Въз основа на решенията, взети от комисията, служителите на отдела формират и публикуват окончателните протоколи, като уведомленията за резултатите се изпращат на участниците в поръчката.

На етапа на сключени договори се осъществява контрол върху изпълнението на договорните задължения от страна на изпълнителите - сроковете на изпълнение, количеството и качеството на постъпващите материални ресурси. При необходимост работата по рекламацията започва и се извършва предварително.

По този начин, тъй като рамката на финансово-икономическата служба вече не позволява решаването на всички задачи на ресурсаосигуряване на болницата, отделът за доставки, като ключова структура, която натрупва информация за ресурсите, необходими на болницата като цяло, започна да осигурява планирането и поставянето на държавни поръчки, да следи навременността и коректността на сключването на държавни договори и изпълнението на задълженията по тях.

В процесите на подаване на поръчки участват различни структурни звена на болницата, които са потребители (получатели) на ресурси.

Запознаване с длъжността директор на болницата

Характерна особеност на големите диверсифицирани здравни заведения е голямото количество бързо закупени ресурси и съответно голям брой процедури за подаване на поръчки и сключени в резултат на тях договори.

За решаването на тези проблеми беше необходимо на първо място да се засили цялостното управление на взаимодействието между звената, които осъществяват медицинския или производствения процес, административните служби на болницата и външни организации, които претендират да сключват или са изпълнители на държавни поръчки. В допълнение, спецификата на новото законодателство за възлагане на поръчки и постоянно възникващите въпроси по неговото прилагане изискват от ръководството на болницата непрекъснато да взема управленски решения, основани на познаване и практическо приложение на действащата нормативна уредба, административни и съдебни прецеденти.

Тази наредба беше допълнена, като се вземат предвид промените, настъпили в системата на здравеопазването през изминалия период от време. Основата на функционалните задължения на директора на градската клинична болница №. Н.И. Пирогов е организирането на дейности за непрекъснато осигуряване на болницата с материално-технически ресурси в съответствие със съвременнитеизисквания за възлагане на поръчки, а от 2009 г. - организацията на работа с държавни поръчки и споразумения.

Подобряване на вътрешната документация

Координацията на работата по ресурсното осигуряване изисква значителни усилия. Липсата на ясни алгоритми за съгласуване на различни документи доведе до периодичното възникване на някои вътрешни разногласия и в същото време увеличи риска от нарушаване на установените от закона срокове.

Стана очевидна необходимостта от преразглеждане и формализиране на функционалните отговорности на отделите и служителите при подаване на поръчки, въвеждане на данни за промени и изпълнение на договори.

За да се рационализират тези процеси, бяха издадени редица вътрешни административни документи, които регулират процедурата за взаимодействие и одобрения на всички етапи на планиране, подготовка, придобиване и получаване на материални и технически ресурси.

Със заповед на главния лекар на болницата „За подобряване на механизмите за възлагане на държавни поръчки за нуждите на Градската клинична болница №. Н.И. Пирогов” през 2009 г. бяха одобрени Правилниците за реда за организиране на работата по взаимодействието на структурните подразделения на болницата при възлагане на държавни поръчки за доставка на стоки, извършване на работа и предоставяне на услуги за държавните нужди на болницата. Документът установява процедурата за планирани и непланирани покупки, определя процедурата за взаимодействие между структурните звена при подаване на поръчки и одобрява формулярите на документи - заглавни бележки за процедурите за подаване на поръчки. Следващата беше заповедта „За одобряване на Инструкцията за изготвяне, одобряване, сключване, отчитане и контрол на изпълнението на държавни поръчки и други гражданскоправни договори за нуждите на Градската клинична болница №. Н.И. Пирогов“.

Одобрени даннисъс заповед инструкцията определя алгоритмите на действие и преминаването на одобрения при сключване, изпълнение и изменение на държавни поръчки. Освен това е утвърдена заповед за определяне на персоналната отговорност на длъжностните лица при подготовката за възлагане на поръчки и контрол на условията и реда за изпълнение на договорите в различни области от дейността на болницата.

Последователно взети решения за създаване на специализирано звено, на чиито квалифицирани служители е поверена цялата отговорност за осъществяването на процесите на оперативно обезпечаване на болницата с подходящи ресурси; въвеждане на длъжността директор на болницата, чиято основна отговорност е да организира дейността на болницата по възлагане на поръчки и договорна работа в строго съответствие с изискванията на действащото законодателство; рационализирането на взаимодействието между отделите в хода на тази работа и установяването на лична отговорност на длъжностните лица за нейното изпълнение направи възможно значително оптимизиране на процесите на ресурсно осигуряване на болницата.

Извършената работа допринесе за подобряване на оперативното планиране и намаляване на дела на покупките, извършвани в авариен режим. Постигната е последователност в действията на структурните подразделения на всички етапи на възлагане на поръчки и изпълнение на държавни поръчки, засилен е вътрешният контрол.

Качеството и ефективността на исковата дейност се повишиха значително. По този начин наблюдението на договори с изтичащи срокове се извършва ежедневно и включва наблюдение на работата на доставчиците (спазване на условията за доставка на стоки, изпълнение на работа, предоставяне на услуги), продължителността на договорите, включително документация и плащане от страна на клиента.

Правилно предявена рекламацияработата допринася за навременното и висококачествено изпълнение от страните на техните договорни задължения, включително доставка на стоки, строителство, услуги с необходимото количество и качество, определяне на санкции, поддържане на досъдебно производство и подготовка на документи за съдебни спорове.

По този начин навременните организационни и практически мерки позволиха значително да рационализират работата на голяма медицинска организация в обществените поръчки и ресурсното осигуряване на дейности.