Офис автоматизация, Видове автоматизирани информационни технологии - Информационни технологии
Исторически автоматизацията на офиса започва в производството и след това се разпространява в офиса, първоначално с цел автоматизиране на рутинната секретарска работа. С развитието на средствата за комуникация автоматизацията на офис технологиите стана интересна за специалисти и мениджъри, които видяха в това възможност да повишат своята производителност.
Информационната технология на автоматизиран офис е организирането и поддържането на комуникационни процеси както в организацията, така и с външната среда, базирани на компютърни мрежи и други съвременни средства за предаване и работа с информация.
Ориз. 1.Основни компоненти на автоматизацията на офиса
Видове автоматизирани информационни технологии
обработка на данни в информационните технологии
Информационните технологии за обработка на данни са предназначени за решаване на добре структурирани проблеми, за които са налични необходимите входни данни и са известни алгоритми и други стандартни процедури за тяхната обработка. Тази технология се използва на ниво оперативна (изпълнителна) дейност (фиг. 2) на нискоквалифициран персонал, за да се автоматизират някои рутинни, постоянно повтарящи се операции на управленската работа. Следователно въвеждането на информационни технологии и системи на това ниво значително повишава производителността на персонала, освобождава го от рутинни операции и вероятно дори води до необходимостта от намаляване на броя на служителите.
На ниво операции се решават следните задачи:
обработка на данни за извършвани от дружеството операции;
създаване на периодични контролни доклади за състоянието на дейността на компанията;
получаване на отговори на всички видове текущи заявки и обработката им на хартиен носителдокументи или отчети.
Ориз. 2.Квалификация на персонала по управленски нива
Има няколко характеристики, свързани с обработката (фиг. 3) на данни, които отличават тази технология от всички останали:
изпълнение на задачи за обработка на данни, изисквани от компанията. Всяка фирма е длъжна по закон да разполага и съхранява данни за своята дейност, които могат да бъдат използвани като средство за установяване и поддържане на контрол върху фирмата. Следователно всяка фирма задължително трябва да разполага с информационна система за обработка на данни и да развива подходяща информационна технология;
решаване само на добре структурирани проблеми, за които може да се разработи алгоритъм;
извършване на стандартни процедури за обработка. Съществуващите стандарти определят стандартни процедури за обработка на данни и изискват организации от всякакъв вид да ги следват;
извършване на по-голямата част от работата в автоматичен режим с минимална човешка намеса;
използване на подробни данни. Записите за дейностите на фирмата са подробни (подробни) по своята същност, което позволява одити. В процеса на одит дейността на фирмата се проверява хронологично от началото на периода до неговия край и от края към началото.
Ориз. 3.Основни компоненти на информационните технологии за обработка на данни
Информационни технологии за управление
Целта на управленските информационни технологии е да задоволят информационните нужди на всички служители на компанията, без изключение, занимаващи се с вземане на решения. Може да бъде полезен на всяко ниво на управление.
Тази технология е фокусирана върху работата в среда на система за управление на информация и се използва, когато решаваните задачи са по-лошо структурирани в сравнение със задачитерешени с помощта на информационните технологии за обработка на данни.
Информационните системи за управление са идеално подходящи за задоволяване на подобни информационни нужди на служители от различни функционални подсистеми (отдели) или нива на управление на компанията. Предоставената от тях информация съдържа информация за миналото, настоящето и вероятното бъдеще на компанията. Тази информация е под формата на редовни или специални управленски доклади (фиг. 4).
За да се вземат решения на ниво управленски контрол, информацията трябва да бъде представена в обобщен вид, така че да могат да се видят тенденциите в промените в данните, причините за отклоненията и възможните решения.
На този етап се решават следните задачи за обработка на данни:
оценка на планираното състояние на обекта на управление;
оценка на отклоненията от планираното състояние;
идентифициране на причините за отклоненията;
анализ на възможни решения и действия.
Информационната технология за управление е насочена към създаване на различни видове отчети:
генерират се регулярни отчети по зададен график, който определя времето на тяхното създаване, например месечен анализ на продажбите на компанията;
специални доклади се създават по искане на мениджърите или когато нещо непланирано се случи в компанията;
И двата вида отчети могат да бъдат под формата на обобщени, сравнителни и извънредни отчети:
в обобщените отчети данните се обединяват в отделни групи, сортират се и се представят като междинни и крайни суми за отделните полета;
сравнителните доклади съдържат данни, получени от различни източници или класифицирани по различни критерии и използвани за целите на сравнението;
аварийните доклади съдържат данни за изключителни(изключителен) характер.
Ориз. 4.Основни компоненти на управленската информационна технология.
Информационни технологии за подпомагане на вземането на решения
Системите за подпомагане на вземането на решения и съответните информационни технологии се появиха главно благодарение на усилията на американски учени в края на 70-те и началото на 80-те години, което беше улеснено от широкото използване на персонални компютри, стандартни приложни софтуерни пакети, както и успеха в създаването на системи с изкуствен интелект.
Основната характеристика на информационните технологии за подпомагане на вземането на решения е качествено нов метод за организиране на взаимодействието човек-компютър. Разработването на решение, което е основната цел на тази технология, се случва в резултат на итеративен процес (фиг. 5), който включва:
система за подпомагане на вземането на решения като изчислителна връзка и обект на управление;
лице като контролна връзка, която задава входните данни и оценява резултата от изчисленията на компютър.
Ориз. 5.Информационната технология за подпомагане на вземането на решения като итеративен процес
Характеристиките на информационната технология за подпомагане на вземането на решения са следните:
фокус върху решаването на лошо структурирани (формализирани) задачи;
съчетаване на традиционните методи за достъп и обработка на компютърни данни с възможностите на математическите модели и методите за решаване на задачи въз основа на тях;
фокус върху непрофесионален компютърен потребител;
висока адаптивност, осигуряваща възможност за адаптиране към характеристиките на наличния хардуер и софтуер, както и към изискванията на потребителя.
Системата за подпомагане на вземането на решения се състои от триосновни компоненти: база данни, модел на база данни и софтуерна подсистема, която се състои от система за управление на база данни (СУБД), система за управление на модел на база данни (MSMS) и система за управление на интерфейс потребител-компютър (фиг. 6).
Ориз. 6.Основни компоненти на информационните технологии за подпомагане на вземането на решения.
Експертни системи за информационни технологии
Най-голям напредък сред компютърните информационни системи е отбелязан при разработването на експертни системи, базирани на използването на изкуствен интелект. Експертните системи дават възможност на ръководител или специалист да получи експертен съвет по всякакви проблеми, за които е натрупано знание от тези системи.
Изкуственият интелект обикновено се разбира като способността на компютърните системи да извършват такива действия, които биха се нарекли интелигентни, ако идват от човек. Най-често това се отнася до способностите, свързани с човешкото мислене. Работите в областта на изкуствения интелект не се ограничават до експертни системи. Те включват и създаването на роботи, системи, които симулират човешката нервна система, нейния слух, зрение, обоняние, способността за учене.
Решаването на специални проблеми изисква специални знания. Въпреки това, не всяка компания може да си позволи да има експерти в своя персонал по всички въпроси, свързани с нейната работа, или дори да ги кани всеки път, когато възникне проблем. Основната идея на използването на технологията на експертните системи е да се получат знания от експерт и да се заредят в компютърната памет и да се използват винаги, когато възникне необходимост. Като едно от основните приложения на изкуствения интелект експертните системи са компютърнитепрограми, които трансформират опита на експерти във всяка област на знанието под формата на евристични правила (евристики). Евристиката не гарантира оптимален резултат със същата сигурност като конвенционалните алгоритми, използвани за решаване на проблеми в технологията за подпомагане на вземането на решения. Често обаче те дават достатъчно приемливи за практическото им използване решения. Всичко това прави възможно използването на технологията на експертните системи като системи за съветване.
Сходството на информационните технологии, използвани в експертните системи и системите за подпомагане на вземането на решения, се състои в това, че и двете осигуряват висока; ниво на подкрепа за вземане на решения. Има обаче три съществени разлики.
Първият се дължи на факта, че решението на проблем в рамките на системите за подпомагане на вземането на решения не отразява нивото на неговото разбиране от потребителя и способността му да получи и разбере решението. Технологията на експертните системи, напротив, приканва потребителя да вземе решение, което надхвърля неговите възможности.
Втората разлика между тези технологии се изразява в способността на експертните системи да обясняват своите разсъждения в процеса на получаване на решение. Много често тези обяснения са по-важни за потребителя от самото решение.
Третата разлика е свързана с използването на нов компонент на информационните технологии – знанието.
Основните компоненти на информационните технологии, използвани в експертната система са (фиг. 7): потребителски интерфейс, база знания, интерпретатор, модул за създаване на система.
Потребителски интерфейс. Мениджърът (специалистът) използва интерфейса за въвеждане на информация и команди в експертната система и получаване на изходна информация от нея. Командите включват параметри, които ръководят обработкатазнания. Информацията обикновено се дава под формата на стойности, присвоени на определени променливи.
Знание. Той съдържа факти, които описват проблемната област, както и логическата връзка на тези факти. Централно място в базата знания принадлежи на правилата. Правилото определя какво трябва да се направи в тази конкретна ситуация и се състои от две части: условие, което може или не може да е вярно, и действие, което трябва да се предприеме, ако условието е вярно.
Преводач. Това е част от експертната система, която обработва знанията (мисленето) в базата знания в определен ред. Технологията на интерпретатора се свежда до последователно разглеждане на набор от правила (правило по правило). Ако условието, съдържащо се в правилото, е изпълнено, се предприема действие и на потребителя се представя решение на неговия проблем.
Обвивката на експертните системи е готова софтуерна среда, която може да бъде адаптирана за решаване на конкретен проблем чрез създаване на подходяща база от знания.
Ориз. 7.Основните компоненти на експертните системи информационни технологии