Организация на доставките в предприятията

10.3.1. Организационни въпроси на работата на отдела за доставки

Организацията на доставките зависи от вида и размера на организацията. В малка организация един служител може да отговаря за всички покупки. Една средно голяма организация може да има отдел, обслужван от персонал за закупуване, спедитори, складови работници и чиновници. В голяма организация снабдяването може да включва стотици хора, координиращи огромни покупки на материали.

Основните въпроси на организирането на работата на отдела за доставки в предприятието са:

1) как да организираме покупките: централно или локално?

2) какви проблеми ще бъде упълномощен да решава отделът за доставки?

3) какъв ще бъде статусът на отдела за доставки, на кого ще докладва директорът по покупките?

4) каква ще бъде организационната структура и разпределението на отговорностите в отдела за доставки?

Във всяко предприятие много различни отдели се нуждаят от доставки, от офис консумативи и компоненти за офис оборудване за административна работа до суровини, материали и компоненти за производствени дейности. Организациите, чиито подразделения са географски отдалечени едно от друго, в някои случаи могат да прибягнат до опции за местни доставки. Но обикновено доставката на предприятието се организира от един отдел, което ви позволява да се възползвате от централизираното снабдяване:

• консолидиране на всички покупки на подобни или подобни материали, което ви позволява да получавате отстъпки;
• координиране на свързани дейности за намаляване на разходите за транспорт, съхранение и поддръжка;
• наличие на единна точка за контакт с доставчиците;
• намаляване на разходите за транспорт, съхранение и поддръжка;
• концентрация на отговорностза доставка, което улеснява управленския контрол.

Важни въпроси в организацията на доставките са, първо, разпределението на правомощията, свързани с доставките, между различните отдели и, второ, определянето на статута на отдела за доставки и неговата подчиненост. На фиг. 10.2 са представени два варианта на организационната структура на предприятието, които са фундаментално различни по отношение на способността за прилагане на системен подход към управлението на МП.

а)

б)

Ориз. 10.2. Варианти за реализиране на функцията снабдяване в предприятието

Във варианта, показан на фиг. 10.2. а) функцията за управление на MP в процеса на доставка е разделена между различни служби, което намалява ефективността на нейното изпълнение. Структурата, показана на фиг. 10.2. б) елиминира това разделение, като обединява управлението на запасите, закупуването и складирането под един чадър.

Рангът на мениджъра, на когото отговаря мениджърът по покупките, е добър индикатор за състоянието на отдела за покупки в предприятието. Ако директорът по покупките е вицепрезидент и докладва директно на ръководителя на фирмата, това показва, че доставката е призната за една от функциите на висшето ниво на управление. Но има ситуации, при които отделът за покупки се отчита пред изпълнителния директор на производството, или вицепрезидента на администрацията, или финансовия директор на предприятието, или главната инженерна служба.

Основните фактори, влияещи върху състоянието на отдела за доставки:

1) висок дял на разходите за закупуване на MR в общите разходи на предприятието показва голямото значение на функцията за снабдяване;

2) Закупуването на технически сложни и разнообразни компоненти за стратегически продукт представлява предизвикателство за отдела за покупки и увеличава значението на взаимодействието с инженери и производители;

3) неблагоприятните пазарни условия засилват значението на партньорската проверка на доставчиците и планираните транзакции от отдела за покупки;

4) опитът, знанията и способността на мениджъра по покупките да организира ефективно взаимодействие с необходимите отдели на предприятието повишава статута на отдела за покупки;

Вътрешната специализация на работата, извършвана в отдела за доставки, зависи от големината на фирмата, от асортимента на закупуваните МП и други фактори. В малка компания отделът за покупки може да бъде представляван от един човек. Но в голяма компания има обективна необходимост от разделение на властите, например, както е показано на фиг. 10.3.

Ориз. 10.3. Организационна структура на типичен голям отдел за доставки

---