Организация на работа с поверителни документи - статии за архивиране, работен процес,
Установяване на реда за секретно деловодство
Когато работите за защита на търговските тайни, е необходимо да се обърне специално внимание на документите на компанията, тъй като повечето търговски структури в нашата страна съхраняват основните обеми търговска информация, включително поверителна информация, в документи. Ръководителят на компанията трябва да рационализира процесите на фиксиране на секретна информация в бизнес книжата по подходящ начин и да организира движението им по такъв начин, че кражбата на поверителни документи да бъде толкова трудна, че да стане икономически неизгодна за крадеца. (Вижте също „Правила за поверителност“ )
При работа с документи, съдържащи защитена от компанията информация, трябва да се спазват определени правила. Това дава значителни гаранции за надеждна защита на търговските тайни и поставя бариера пред изтичането на информация.
Тези правила се свеждат до следното:
1) строг контрол (лично или чрез службата за сигурност) за допускане на персонал до секретни документи;
2) точното установяване кой конкретно от ръководството и служителите на дружеството организира и контролира секретната деловодна дейност на дружеството, като им се предоставят съответните правомощия;
3) разработване на инструкции (паметки) за работа със секретни документи, запознаване с тях на съответните служители на дружеството;
4) контрол върху поемането от съответните служители на писмени задължения за опазване на търговската тайна на дружеството;
5) въвеждане на система от материални и други стимули за служителите на компанията, които имат достъп до нейните тайни;
6) въвеждане в ежедневната практика на механизми и технологии за защита на търговската тайна на компанията;
7) личен контрол от ръководителя на фирмата на службата за вътрешна сигурност и секретно деловодство.
Вероятността от изтичане на секретна информация от документи е особено висока в процеса на изпращането им. Очевидно търговските структури нямат възможност да използват услугите на паравоенните полеви комуникации. Поради тази причина доставката на секретни документи и ценности трябва да се организира самостоятелно, с участието на охраната на компанията или да се свържете с тези фирми, които предоставят такива услуги срещу заплащане.
Служителите на компанията, отговорни за съхраняването, използването и своевременното унищожаване на секретни документи, трябва да бъдат защитени от изкушението да търгуват с фирмени тайни по прост, но радикален начин - добро заплащане за труда. В процеса на съхраняване и изпращане на секретни документи на дружеството могат да се прилагат средства за защита и сигнализиране на неоторизиран достъп до тях.
Една от новостите е невидимо светлочувствително покритие, нанесено върху документи, което може да се развие под въздействието на светлина, като по този начин показва факта на неразрешено запознаване с документи или тяхното фотографиране.
За тази цел се използва и електроника. На Всесъюзния семинар за защита на търговската информация, проведен през лятото на 1991 г. в Москва, на щанда на компанията Alliance беше демонстрирано просто електронно устройство с размерите на кутия цигари, произведено в една от страните от Югоизточна Азия. Устройството се казва "Домашен детектив" (Home Detective), струва само 10 щатски долара и реагира на светлина. Необходимо е да включите устройството и в рамките на 20 секунди. поставете го някъде в сейфа, под документите на работния плот, в чекмеджетата му и на ваше разположение надежден електронен пазач. Работи при удар със слаб лъч светлина и давапронизителен звуков сигнал. По желание на клиента фирмата доставя на "Домашен детектив" радиопредавател, който включва други защитни системи и външни алармени системи на значително разстояние.
Специалистите в областта на защитата на търговската информация познават и други технологии и системи за защита на поверителни фирмени документи от неоторизиран достъп до тях или евентуално изтичане на защитена информация от тях. За информация по този въпрос трябва да се свържете с организации и служби, които се занимават конкретно с този проблем.
Поверителност
За извършване на секретна деловодна работа трябва да бъдат привлечени хора, преминали специална проверка и в чиято честност няма съмнение. Освен това тези хора трябва да бъдат адекватно подготвени и обучени като професионалните пропуски и отклонението от правилата в работата им могат да струват твърде скъпо на фирмата.
Помещенията, в които се работи със секретни документи, трябва да бъдат добре охранявани и достъпът до тези помещения да е забранен за неоторизирани лица. Помещенията, в които се съхраняват секретни документи, трябва да имат здрави тавани и стени, подсилена метална врата, здрави дограми със стъклопакет и решетки, плътни завеси, които не позволяват гледане на помещенията от страната на улицата. Хранилището на секретни документи трябва да бъде оборудвано с охранителни и противопожарни аларми и да бъде внимателно охранявано от вътрешни сили за сигурност. Достъпът до трезора трябва да бъде строго ограничен. Не се препоръчва да се разполага такава стая на първия и последния етаж на сградата, т.к това опростява неоторизиран достъп. Секретните документи се съхраняват в сейфове или огнеупорни метални шкафове с надеждни ключалки и ключалки.
Има различни триковепровеждане на секретна деловодна дейност, която е насочена към предотвратяване изтичането на търговски тайни, съдържащи се в документи. Например документите, съдържащи търговска тайна, се разделят според степента на секретност на изложената в тях информация и се снабдяват със съответен гриф за секретност. Във въоръжените сили на страната например има следните грифи за документи: „СЕКРЕТНО“, „СТРОГО СЕКРЕТНО“ и „ОСОБЕНА ВАЖНОСТ“. Освен това има печат "ЗА СЛУЖЕБНО ПОЛЗВАНЕ" (CHP), който се поставя върху документи, които не са секретни, но съдържат информация, чието разкриване би било нежелателно.
Практиката на провеждане на секретна деловодна работа на търговските структури показва, че за правилното разделяне на информацията според степента на секретност, съдържаща се в документите, е напълно достатъчно да се въведат три лешояда: „ЗА СЛУЖЕБНО ПОЛЗВАНЕ“, „СЕКРЕТНО“ и „СТРОГО СЕКРЕТНО“ (или подобни, например: „C ЛИЧНА ИНФОРМАЦИЯ, „ПОВЕРИТЕЛНО“ и „СТРОГО ПОВЕРИТЕЛНО“).
Нека разгледаме методологията за водене на секретна деловодна работа на базата на тези три печата. На първо място, трябва да се отбележи, че секретен документ (т.е. с печати "СЕКРЕТНО" и "ТОВ.СЕКРЕТНО") вече на външен вид трябва да се различава от несекретния.
Корицата на всеки такъв документ трябва да съдържа следната информация:
1. В горния десен ъгъл се поставя печат за секретност (за това се предлага да се направят печати на съответните печати).
2. Под него се поставя инвентарният номер на този документ, който се записва в КНИГА ЗА ПЕРСОНАЛНИ СМЕТКИ.
3. Ако документът е с гриф „СТРОГО СЕКРЕТНО“, препоръчително е да начертаете червена линия с мастило от горния десен ъгъл на корицата до долния ляв ъгъл, за да направите този документ по-голямсмислен вид. На заглавната страница на секретен документ грифът за секретност и инвентарният номер на корицата задължително се дублират.Това се прави в случай, че корицата на документа внезапно се отлепи.
Листовете на секретния документ се номерират и зашиват със здрав конец, чиито краища се запечатват с тишу хартия с отпечатан върху нея печат "ЗА ДОКУМЕНТИ" (такъв печат е препоръчително да бъде специално изработен, за да не се прибягва постоянно до основния официален печат на фирмата).
На последния лист на документа трябва да се направи следният надпис:
_________ листа са номерирани и прошнуровани в този документ. _____________________________ (подпис на отговорното лице)
Има случаи, когато отделни секретни листове се поставят в специална папка, която не може да се завърже. В този случай в папката се вмъква (поставя) регистър, който отчита всички секретни листове в папката. Всеки лист получава гриф за секретност и инвентарния си номер, който се отбелязва в регистъра по образец:
складова наличност N врата тайна. заглавие, дата и подпис на оттеглянето
Самата папка получава печат не по-нисък от най-секретния лист в нея и собствен инвентарен номер, който се зачита в книгата на личните сметки.
Проектите на секретни документи на дружеството се изготвят в тетрадки с номерирани листове. След изготвяне на документите "чистите" чернови трябва да бъдат унищожени от упълномощени служители. Броят на копията на секретните документи на фирмата трябва да се отчита стриктно, а копирните машини трябва да бъдат снабдени с брояч на копия и ключ, който стартира машините. Карбоновата хартия и мастилената лента на пишещите машини са обект на особено внимание, тъй като от тях може да се премахне секретна информация. Следователно използванитекарбоновата хартия и лентата се унищожават под контрола на отговорни лица.
Всички секретни и съветски секретни документи трябва да бъдат взети под внимание в Книгата на личните сметки. Книгата се състои от следните раздели:
инв. № име врат сек. брой листове дата на получаване подпис дата на оттегляне подпис
Ако компанията има няколко клона, тогава всеки от тях има своя собствена книга с лични сметки, а в основната Тайна част на компанията - лични сметки за всеки от клоновете. В резултат на това се оказва, че компанията има една основна книга за лични сметки и няколко допълнителни за всеки клон.
Книгата на личните сметки на клона, налична в основната секретна част на дружеството, трябва да бъде НАПЪЛНО РАВНА на книгата на личните сметки, оставаща в този клон. Благодарение на това става възможно да се контролира движението на секретни документи между клона и централата на компанията възможно най-ясно. Книгата на личните сметки, като правило, е с гриф "СЕКРЕТНО". Това се дължи на факта, че някъде се споменава или фиксира името на сови. секретните документи вече сами по себе си съдържат секретна информация. Книгата на личните сметки по клонове се записва в Главната книга на личните сметки, а самата Главна книга е под инв. N 1. Документи с гриф "ЗА СЛУЖЕБНО ПОЛЗВАНЕ" също могат да се вземат предвид в специална книга по описания по-горе принцип, но не заедно със секретни и сови. секретни документи.
Ръководството на компанията може да издава секретни заповеди, които засягат определен контингент служители и не трябва да бъдат известни на всички останали. За да се разграничат такива заповеди от несекретните, се препоръчва пред номера им да се постави "О", ако заповедта е секретна, и "ОО" - ако заповедта е Сов. тайна (например: N O14; N 0056-P). Счетоводството на такива поръчки се извършва съгласно правилатаустановени за документи със съответните грифове за секретност. Същият принцип може да се използва и за отделяне на секретни споразумения от нетайни.
Понякога на практика търговските структури трябва да се изправят пред необходимостта да класифицират не само документи, но и всякакви продукти. Отчитането и работата със секретните продукти се основава на същия принцип, както със секретните документи, с единствената разлика, че е необходимо да се осигури система за запечатване на продукта, така че да се предотврати неразрешено проникване в продукта и запознаване с вътрешната му структура. Препоръчително е също така да се поставят печати на сейфове и врати на секретната част в края на работния ден. Секретни документи се издават само на лица, които имат право да работят с тези документи. Вътре във фирмата е препоръчително да се въведат разрешителни за работа със секретни документи.
Например в армията разрешение N 3 отговаря на правото да се работи с документи с гриф "СЕКРЕТНО", разрешение N 2 - документи с гриф "СТРОГО СЕКРЕТНО", разрешение N 1 - документи с гриф "ОСОБЕНА ВАЖНОСТ". Работата с документи от ПДЧ не изисква специално разрешение. Служител с разрешение N 3 няма право да използва сови. секретни документи и документи с особено значение, като на работник с разрешение N 2 не се допуска достъп до документи с особено значение.
Системата за допускане ви позволява да ограничите максимално кръга от хора, запознати с тайните на компанията. Номерът за достъп се определя от периода на служба във фирмата на този служител и степента на доверие към него от страна на ръководството. Всички секретни документи се издават само срещу подпис. Препоръчително е да създадете карта за всеки документ според формуляра:
лешояд_______________ брой листове _______ опис N _____________ (наименование на документа) ______________
дата на издаване подпис дата на връщанеподпис
Обикновените служители на компанията получават секретни документи само за продължителността на работния ден.
Разсекретяването на документи става или по заповед на ръководството на фирмата, или след определен период от време чрез понижаване на степента на секретност и поставяне на по-нисък гриф. Установяване на контрол върху публикациите.
Интересите на опазване на фирмените тайни в по-голямата част от случаите са в трудно разрешимо противоречие с личните амбиции, гордостта, академичната независимост на служителите на компанията, които искат професионално да се утвърдят в научния свят, сред колегите си, в общественото или групово мнение. Също толкова лесен за разрешаване е конфликтът между желанието да се запазят търговските тайни на фирмата и желанието да се използват за рекламни цели някои от най-впечатляващите данни от силно защитена информация, особено тези, които несъмнено биха помогнали за разширяване на продажбата на произведени стоки и услуги.