особено ценни документи
В Архивния фонд на България документите се класифицират според тяхната стойност на ценни, особено ценни и уникални.
Всички документи, включени в състава на Архивния фонд на България, независимо от произхода, вида на носителя, степента на секретност, мястото на съхранение и формата на собственост, саценни.
Особено ценен документ е документ от Архивния фонд на България, който има непреходна културно-историческа и научна стойност, с особено значение за обществото и държавата и за който е установен специален режим на отчитане, съхраняване и ползване.
Уникален документ е особено ценен документ, който няма аналози по отношение на съдържащата се в него информация и (или) неговите външни характеристики, незаменим в случай на загуба по отношение на неговото значение и (или) автографичност.
Ограничен е достъпът до оригиналите на особено ценни, включително уникални документи, както и до документите на Архивния фонд на България, които са в лошо физическо състояние.
Има следния график за планови проверки на наличността и състоянието на държавния архив, музея, библиотеката, архива на БАН:
- уникални документи - ежегодно;
- особено ценни документи на хартиен носител - веднъж на 10 години (в държавната библиотека - веднъж на 5 години);
- аудиовизуални и електронни документи - веднъж на 5 години;
- филмови документи - веднъж на 2 години.
Идентифицирането на уникални и особено ценни документи се извършва планомерно от най-квалифицирани специалисти въз основа на подготвени в архива отраслови научни и методически разработки и методически ръководства.
Определение в рамките на Архивния фонд на Българияуникални и особено ценни документи се извършва в съответствие с Правилника на Държавния регистър на уникалните документи на Архивния фонд на България. Определението за уникални и особено ценни документи е следното:
1) попълване за всеки идентифициран потенциално уникален документ на счетоводен лист и описание на уникален документ;
2) разглеждане от експертната методическа комисия (или друг консултативен орган) на архива на представените материали;
3) внасяне на предложения за включване на идентифицирани потенциално уникални документи в Държавния регистър на уникалните документи на Архивния фонд на България до съответния упълномощен орган на изпълнителната власт в областта на архивното дело.
Идентифицирането на особено ценни документи в Архивния фонд на България се извършва от експертно-проверъчната комисия на Федералния държавен архив, експертно-проверъчната комисия на упълномощения изпълнителен орган на субекта на Република България в областта на архивното дело, експертната фондово-закупувателна комисия на държавния или общинския музей, експертната комисия на държавната или общинската библиотека, експертно-проверъчната комисия на Архива на Българската академия на науките и се определя от счетоводните документи на архива в установения ред. ner.
При идентифицирането на особено ценни документи се считат за важни следните критерии:
- значението на институцията, фондотворец;
- време на създаване на документи;
- стойността на информацията, съдържаща се в документите;
- юридическа сила, автентичност на документите;
- наличието на художествени, палеографски характеристики на документи.
Архивът на организацията, съгласувано и под прякото ръководство на Архивния фонд на България, извършва идентификация на особено ценни документи.Откриването се извършва в следната последователност:
1. идентифициране на фондове, части от фондове;
2. идентификация на делата по описи;
Принципи на оценка на стойността:
1) Историзъм. Позволява ви да разглеждате документа като продукт на определена епоха.
2) Всеобхватност. Разглежда документа от различни аспекти. Необходимо е да се проучат всички фактори, влияещи върху оценката на документа.
3) Сложност. Документът се оценява заедно с други (всеки не е толкова значим, колкото в комплекса).
Когато даден документ бъде признат за особено ценен, за делата, съдържащи такива документи, се съставят описи, които се разглеждат от централната експертна комисия на организацията, одобряват се от експертно-проверъчната комисия на Архивния фонд на България, след което от ръководителя на организацията.
След одобряване на описите в горния десен ъгъл на кориците на дела, съдържащи особено ценни документи, се поставя индексът "OC".
След одобряване на описите всички особено ценни случаи подлежат на осчетоводяване.