Планиране и отчитане на разходите за труд при работа със задачи
Отчитане на разходите за труд и процента на изпълнение на заданието
При работа с проекти и задачи често е необходимо да се водят отчети за планираните и действителните разходи за труд, за да може по-късно да се оцени натовареността на служителите. При формиране на работни планове, както и при издаване на нови задачи е важно да се знае каква е текущата натовареност на служителите. За да се формира ясна картина на натовареността на изпълнителите, простото отчитане на задачите на принципа колко е изпълнено и колко не е крайно недостатъчно. Наличието на информация за планирани и реални разходи за труд дава по-обективна представа за текущата натовареност на Изпълнителите.
Системата ESCOM.BPM съдържа блок за автоматизирано отчитане на разходите за труд, който предоставя следните функции:
- Уточняване на процента на натоварване на изпълнителя.
- Въведете планираните (прогнозни) разходи за труд за задачата.
- Изчисляване на планираните разходи за труд.
- Посочване от страна на изпълнителя на реалните разходи за труд по заданието (редовно или еднократно).
- Оформяне на отчети за разходите за труд.
Въвеждане на планирани разходи за труд за задача
Когато мениджърът създава нова задача, той трябва да посочи планирания краен срок и началната дата за работа по задачата. Когато използвате блока за отчитане на разходите за труд, той допълнително ще трябва да въведе планирания размер на разходите за труд в часове. За да опрости тази задача, програмата има способността да изчислява разходите за труд. За да направите това, трябва да посочите процента (%) от натовареността на Изпълнителя за тази задача, начална дата и краен срок. Освен това системата автоматично ще изчисли разходите за труд и ще направи това, като вземе предвид календара на работното време на Изпълнителя. Получената стойност (оценка) на разходите за труд може да се коригира ръчно.
Планираната стойност на разходите за труд може да бъде допълнително коригиранаМениджърът по време на процедурата за коригиране на задачата (например при пренасрочване на задачата), когато промените условията, важността и други атрибути на задачата стават достъпни за него.
Посочване от страна на изпълнителя на реалните разходи за труд по заданието
Изпълнителят може ежедневно да отписва работното време във възложените му задачи или да го прави непосредствено преди оформянето на окончателния отчет за изпълнение на задачата. Бележките за действителните разходи за труд се въвеждат ръчно в специална секция на картата със задачи.
За автоматично отчитане на разходите за труд, програмата има услуга за отчитане на действително изразходваното време. При приемане на задание за работа, изпълнителят има възможност да активира тази услуга. Можете да направите това по-късно: на страницата "Разходи за труд" има бутон "Старт" за стартиране на услугата и бутон "Стоп" за спиране. Услугата отчита работното време според календара на Изпълнителя от
Системата автоматично обобщава действителните разходи за труд (както въведени ръчно, така и генерирани от услугата) за задачата и ги показва в картата на задачата в секция "Разходи за труд". След като Изпълнителят изпрати изпълненото задание за проверка, въвеждането на нови данни за разходите за труд се блокира.
Посочване от изпълнителя на процента на изпълнение на задачата
В хода на работа по заданието, на Изпълнителя се дава възможност да посочи процента на изпълнение на заданието. Можете да направите това директно в картата със задачи на страницата "Изпълнение". Но по-удобният начин е да посочите процентизпълнение чрез формата на бележки върху действителните разходи за труд. В момента, в който изпълнителят зададе изразходваното работно време на задачата, той може да посочи и процента на изпълнение. Формата за въвеждане на информация се отваря с щракване с десния бутон в дневника на задачите.
В отчетите "Мониторинг на изпълнение на задачи" и "Контрол на изпълнение на документи" процентът на изпълнение на задачата се показва като лента за попълване. При генериране на окончателния отчет за задачата, процентът на изпълнение е зададен на 100. Ако Мениджърът, по време на проверката на задачата, реши да отхвърли задачата и да я изпрати за преработка, тогава му се дава възможност да посочи % на изпълнение на задачата по свое усмотрение.
Оформяне на отчети за разходите за труд
Програмата има два отчета, съдържащи информация за разходите за труд.
Отчетът Моите усилия показва информация за действителните разходи за труд, въведени в системата от текущия потребител под формата на таблица. По принцип това е лично изявление. Позволява на служителя да преглежда и редактира въведената в системата информация за разходите за труд. Например, използвайки този отчет, служителят може да види всички записи, направени от него за всеки период от време и за всеки проект. Отчетът автоматично обобщава разходите за труд за всеки ден.
Вторият отчет се нарича Доклад за труда. Той е предназначен да показва планирани и действителни разходи за труд за задачи. За разлика от отчета „Моите работи“, този отчет показва данни за всеки изпълнител.
Списъкът от задачи, включени в отчета, може да бъде ограничен чрез определяне на критерии като:
- Проект - ще се генерира отчет за посочения проект
- Отдел - ще се генерира отчет за посочения отдел
- Изпълнител - за посочения служител ще се генерира отчет
Отчетът показва информация за задачата, планирани и реални разходи за труд, продължителност и просрочие на задачата и текущо състояние. Картата със задачи може да се отвори с двукратно щракване на мишката.
Дневникът предоставя опции за сортиране, групиране и филтриране на записи. Това ви позволява да персонализирате визуалното показване на отчета в желаната форма. Например генерирана справка за отдел може да се групира по изпълнители - служители на отдела. С помощта на филтриране, например, можете да показвате само задачи, които са в процес на изпълнение или само завършени. Полученият отчет може да бъде отпечатан или експортиран във външен файл.
Отчитането на разходите за труд е включено в решението "Контрол на изпълнението на поръчките".