Планиране и отчитане на разходите за труд - Real ITSM е всичко за ITIL,COBIT, PRINCE2 и DevOps

Отчасти след скорошния въпрос на Роман, отчасти като продължение на миналите дискусии в нашия портал, искам да споделя свежите си впечатления относно управлението на работното натоварване и по-специално планирането и отчитането на разходите за труд. Имам следния пресен опит в тази област: първо, работа в проект с клиент, където имаше нужда от анализ на разходите за труд в контекста на предоставяните ИТ услуги, и второ, интересен вътрешен експеримент, който провеждаме в Cleverics. Основният извод, който направих за себе си е, че планирането и отчитането на разходите за труд може да бъде много по-реално и полезно, отколкото изглежда. Ето някои наблюдения.

разходите
Първо, изключително важен момент е изборът на правилния счетоводен детайл. Много организации всъщност не трябва да виждат разходите за труд по отношение на един инцидент или задача, но е важно да разберат разходите за труд в редица ключови области на дейност. Така възниква проблемът за формиране на оптимален каталог на произведенията. Не е толкова трудно / скъпо да се създаде инструментално отчитане на разходите за труд за 20-30 вида работа. Какви са реалните числа? Работният ми списък вече има 54 реда, организирани в седем групи: производство, продажби и управление на акаунти, маркетинг, вътрешна работа, продукти и методи, партньори, управление на компанията. Малко прекалено, но като цяло изпълнимо. В средната група от ИТ специалисти (8-12 души, един пряк ръководител) каталогът на работите има 10-20 позиции, 20-25 включително проекти и не всеки участва в цялата работа. Мачкаме по-малки - губим надеждност, по-големи - полезност за анализ.

Второ, много е важно да се отбележат навреме действителните разходи за труд. По-добре - веднага (свършена работа, отбелязани разходи за труд), краен случай - веднъж в края на деня. В моя случай изкривяванеразходите за труд, когато счетоводството веднъж седмично дава грешка в района на 10% и по някаква причина се повишава (вероятно в края на седмицата, уморен и под впечатлението, че съм „работил много“, несъзнателно надценявам времето, прекарано в продуктивни дейности). 10% е прилична грешка (4 работни часа на седмица) и си струва да се борите. Освен това онлайн отчитането на труда отнема по-малко време от „спомените от миналото“ в края на седмицата. Като цяло, с 20-25 работни места на група (като не забравяме, че не всички участват във всички работни места и не всичките им работни места са ежедневни), счетоводството може да се организира по такъв начин, че на специалист да отнема 10 минути на ден, а това е само 2% от работното време. Прекият ръководител има 5% (поради контрол), което е доста приемливо за управленски разходи. Въпросът за мотивацията и контрола тук, разбира се, е много важен, но по-отделно, за да не слагаме всичко накуп.

Трето, японците все още са страхотни. Подходът точно навреме наистина помага, особено при планиране на работа. Например, ако сте планирали работа за деня при 150% натоварване, има голяма вероятност цялата работа да не бъде свършена. В резултат на това вие а) свиквате с факта, че прехвърлянето на работа е нормално и б) натрупвате снежна топка от дългове и просрочия. Това е задънена улица. Много по-продуктивно е да планирате 90-110% и да постигнете точно изпълнение. Да привикнеш - да принудиш, да убедиш. Който иска да намери начин.

В резултат на редовно планиране и осчетоводяване ще получите (ако искате и опитате, ще получите):

  • подобряване на изпълнителската дисциплина;
  • важна информация за анализиране на дейностите и коригиране на разпределението на работата и организацията на работа;
  • по-силна обосновка за получаване на допълнителни ресурси.