Планиране на проекта - инструкции стъпка по стъпка

Ключът към успешния проект е планирането. Създаването на план за проект е първото нещо, което трябва да направите, когато стартирате всеки проект.

Често планирането на проекта се пренебрегва и работата започва възможно най-бързо. Повечето просто не осъзнават стойността на планирането за спестяване на време, пари и избягване на много проблеми.

Стъпка 1 – Цели на проекта

Проектът се счита за успешен, ако са задоволени всички нужди на участниците. Всеки, който е пряко или косвено свързан с проекта може да бъде участник.

Като първа стъпка е много важно да идентифицирате всички участници в проекта. Не винаги е лесно да се идентифицират всички участници, особено тези, които са под негово косвено влияние. Пример за участници би бил:

Спонсор на проекта
Клиентът, който ще получи резултатите от работата
Потребители на произведения продукт
Ръководител на проекта и екип на проекта

След като разберете кои са участниците, следващата ви стъпка е да идентифицирате техните нужди. Най-добрият начин е да проведете интервю. Отделете малко време, за да създадете списък с всички истински нужди, които носят ползи. Често участниците говорят за своите нужди, които обаче не винаги са уместни и не обещават ползи. Тези нужди могат да бъдат записани, но ще имат нисък приоритет.

Следващата стъпка, след провеждане на интервюто и създаване на списък с нужди, е да се подредят по приоритети. Със списък с приоритети можете да излезете с набор от цели, които могат лесно да бъдат измерени. Добра техника за това е да гледате на целите по начин на „интелигентна цел“. Така ще имате по-ясна представа, че целта е постигната.

След като сте определили ясен набор от цели, те трябва да бъдат записани в план.проект. Трябва също да запишете нуждите и очакванията на всички участници.

Това е най-трудната част от планирането на проекта. След това ще прегледаме резултатите от проекта.

Стъпка 2 – резултати от проекта

Като използвате целите, дадени в стъпка 1, създайте списък на това, което проектът трябва да предостави, за да постигне тези цели. Посочете кога и как трябва да се предостави всеки.

Добавете тези резултати към плана на проекта, предвид конкретна дата. По-конкретни дати ще бъдат определени по време на планирането, както е обсъдено по-долу.

Стъпка 3 – График на проекта

Създайте списък с действия, които трябва да бъдат извършени, за да създадете всеки резултат, идентифициран в стъпка 2. За всяка задача дефинирайте следното:

Размерът на усилията (часове на ден), необходими за изпълнение на задачата
Кой ще изпълни задачата

След като установите необходимото усилие за всяка задача, можете да изчислите количеството усилие, необходимо за получаване на всеки резултат и конкретна дата на завършване. Актуализирайте блока с резултати в плана с новите конкретни дати.

На този етап от планирането можете да изберете да използвате софтуер като Microsoft Project, за да създадете график на проекта. Като алтернатива можете да използвате многото различни налични шаблони. Там можете да въведете всички задачи, дати, ресурси и резултати, както и всички, които ще го изпълняват.

Често срещан проблем на този етап е, че датата на завършване, дадена от спонсора, не винаги съвпада с вашите прогнози. Ако разберете това своевременно, тогава трябва незабавно да се свържете със спонсора. Имате няколко възможности:

Обсъждане на условията (удължаване на проекта)
Включете допълнителни ресурси (увеличаване на разходите)
Намаляване на проекта (по-малко функционалност)

Използвайте графика на проекта, за да насочите спонсора към една от опциите.

Стъпка 4 – Поддържащи планове

Този раздел описва плановете, които трябва да създадете като част от процеса на планиране. Те могат да бъдат включени в плана.

План за използване на човешките ресурси

Посочете хората и организациите, както и ръководителя на проекта. За всеки от тях опишете тяхната роля и отговорности в проекта.

След това опишете броя и типа хора, които искате да включите в проекта. За всеки посочете началната дата на проекта, очакваната продължителност на проекта и метода, който ще използвате, за да получите резултати.

Създайте един общ документ за всичко това.

Комуникационен план

Създайте документ, който ще покаже кой трябва да е запознат с проекта и как ще получи тази информация. Най-често срещаният метод се счита за седмични/месечни доклади за напредъка, описващи развитието на проекта, достигнатите етапи и работния план за следващия период.

План за управление на риска

Управлението на риска е важна част от процеса на управление на проекта. Въпреки че често се пренебрегва, много е важно да идентифицирате възможно най-много рискове във вашия проект и да сте подготвени за всичко.

Ето някои примери за често срещани рискове по проекта:

Твърде оптимистични оценки на разходите и времето
Отзивите и препоръките от клиенти са твърде бавни
Неочаквани бюджетни съкращения
Неясни роли и отговорности
Приносът на участниците в проекта не беше отчетен или техните нужди не бяха разбрани
Участниците променят изискванията след стартиране на проекта
Участниците добавят нови изисквания след стартиране на проекта
Лош комуникационен канал, водещ до недоразумения, проблеми с качеството и преработка
Липса на ентусиазъм на служителите

Рисковете могат да се проследяват с помощта на обикновен регистър на риска. Добавете всеки идентифициран риск към вашия дневник и опишете планираните действия, ако възникне. Редовно преглеждайте дневника си, като добавяте нови рискове, ако е необходимо, когато възникнат. Не забравяйте, че дори и да пренебрегнете рисковете, те пак няма да изчезнат от това.

Ако следвате всички тези стъпки, тогава ще имате страхотен план за проект. Не забравяйте да актуализирате плана си, докато проектът напредва, и измервайте напредъка спрямо плана.