Планиране на работата с метода - Алпи - Управление на офиса
Методът на Алпите е сравнително прост и след някои упражнения ще ви трябват средно не повече от 10 минути, за да направите дневен план.
Методът включва пет етапа:
1) изготвяне на задачи;
2) прогноза за продължителността на планираните дейности;
3) резервация на време (в съотношение 60:40)
4) вземане на решения за приоритети и пренасочване на отделни операции;
5) контрол (отчитане на непроизведеното). Помислете за тях:
Първият етап от планирането по алпийския метод е формулирането на задачите. За да направите това, запишете под съответните заглавия на „План за деня“ всичко, което искате или трябва да направите на следващия ден:
- Задачи от списък със задачи или седмичен (месечен) план;
- Условия, които трябва да се спазват;
- Периодично възникващи задачи.
H - процесът на четене (доклади, циркуляри, вестници и др.). Списък със задачи за деня, съставен по този начин, може да изглежда така:
PC ново офис пространство; V - Шишкин (компютърна програма);
V - Иванов (партньорска проверка);
P - проект за проучване на пазара;
К - Сидоров (статистика на продажбите);
PR - Василиев (лист);
H - специално списание за мениджъри;
Т - Кошкин (липса на персонал);
T - Сергей (вечерна игра на билярд).
След кратка тренировка ще можете да направите списък със задачи по такъв начин, че:
- Като първо приближение ги разпределете по приоритет;
- Разделете ги на продължителни и кратки, кратки;
P - проект за проучване на пазара;
V - Иванов (партньорска проверка);
PC - ново офис пространство;
H - специално списание за мениджъри;
К - Сидоров (статистика на продажбите);
PR - Василиев (лист);
Т - Шишкин (компютърна програма);
Т - Кошкин (липса на персонал);
T - Сергей (вечерна игра на билярд).
Вторият етап е определянето на разходите за време. Не забравяйте, че реалистичният дневен план винаги трябва да бъде ограничен до това, което действително можете да направите.
След като определите списъка със задачи за деня, трябва да прецените приблизителната продължителност на планираните дейности, например:
Деала
Часовник
P - проект за проучване на пазара;
V - Иванов (партньорска проверка)
PC -ново офис пространство
R - специално списание за мениджъри
К - Сидоров (статистика на продажбите)
PR - Василиев (лист)
Т Шишкин (компютърна програма)
Т - Кошкин (липса на персонал)
T - Сергей (вечерна игра на билярд)
Заедно:
Третият етап е установяването на съотношение 60/40.
Когато планирате деня си, се придържайте към основното правило за планиране на времето, според което планът трябва да покрива не повече от 60% от времето ви и приблизително 40% трябва да оставяте като резервно време за неочаквани неща. Ако напуснете 10-часовия работен ден, това означава, че трябва да покриете плана не повече от 6:00. Вашата цел обаче трябва да бъде 8-часов работен ден, с планирано време около 5:00 часа.
Ако сте планирали повече от 60% от времето си, тогава определено трябва да приведете списъка със задачи, които сте съставили, до посочените параметри, като зададете приоритети, преназначите задачи и намалите времето, определено за тях. Останалите дела трябва или да се пренесат за следващия ден, или да се зачеркнат изцяло, или да се свършат за сметка на извънредния труд.работни часове.
Очевидно продължителността на отделните случаи не може да бъде еднозначно оценена. Въпреки това, след като натрупате известен опит, ще се научите да планирате времето си по-точно. Също така имайте предвид, че работата често отнема толкова време, колкото имате на разположение. Така че, като зададете конкретен период от време за отделни случаи, вие се принуждавате да приключите точно в този момент. Работите много по-концентрирано и избягвате препятствията по-последователно, ако сте отделили определено време за определена задача.
Четвъртият етап на планиране: вземане на решения за приоритети, съкращения и преназначаване. Цел: намаляване на времето, отделено за задачите на деня до 5 - 6:00. В окончателната версия планът за деня може да изглежда така (Таблица 4.1.):
Таблица 4.1.План за деня
Първо,поставете недвусмислени приоритети за вашите дела и конкретизирайте задачите за деня в съответствие с тях;
Второ,проверете отново изчисленото си изискване за време и намалете времето за всички неща до абсолютно необходимото. Разгледайте всяко действие от гледна точка на възможността за неговото делегиране и рационализиране.
Направете план преди да започнете работа, а именно предната вечер: с повече увереност и спокойствие ще се приберете вкъщи и с повече концентрация на сили на следващата сутрин ще започнете нов ден
Още на път за вкъщи и на път за работа сутрин, вашето подсъзнание обработва задачите за деня и подготвя възможни решения. Тъй като формулирането на основните задачи е пред очите ви и са очертани подходите за тяхното решаване, новият натоварен ден вече не изглежда сив и тежък, а видим, планиран и управляем.
Използването на метода "Алпи" дава следнотоОсновни предимства:
- По-добра настройка за следващия работен ден.
- Планиране за следващия ден.
- Ясна представа за задачите за деня.
- Начертаване на хода на деня.
- Концентрация върху най-същественото.
- Намаляване на обема на "хартиената" работа.
Вземане на решения за приоритизиране и преразпределение (делегиране).
- Намаляване на препятствията и нежеланите прекъсвания.
- Намаляване на стреса и нервното напрежение.
- Повишено удовлетворение и мотивация.
- Печалба във времето поради методическата организация на труда.
С успешното използване на техники за планиране на времето и методи за научна организация на работата можете да спестите от 10 до 20% от времето си всеки ден.