Подготовка за делови разговор

Подготовка за бизнес разговор - раздел Култура, бизнес етика Нашите сънародници Правят бизнес от чуждестранни партньори Често.

Нашите сънародници, занимаващи се с бизнес, често се различават от чуждестранните партньори по непрофесионализъм. Това важи и за бизнес разговорите. Често се оказват неразработени, предложенията са от общ характер. В резултат на това партньорите учтиво ви изслушват, но това е всичко.

Често се изненадваме, че бизнес партньорите моментално реагират на думите ни, парират забележките ни, дори в трудна за тях ситуация. Обикновено отдаваме това на тяхната интелигентност. Но не става въпрос само за него. Най-вероятно нашият партньор внимателно и съвестно се е подготвил за разговора, планирал го е, многократно е репетирал, изработил е детайлите, е предвидил изненади и „изненади“. В точния момент той се обръща към отработени варианти.

Ако държите на резултата, погрижете се за подготовката. Колкото по-важна е темата на разговора, толкова по-задълбочено трябва да се подготвите. Ако е необходимо, отложете срещата, но отделете време да проучите въпроса.

Планирането помага да се подготвите добре за важен бизнес разговор. Българските предприемачи не обичат много тази процедура. Логиката на мисълта е проста: "как можете да планирате разговор, когато нов факт или обстоятелство е в състояние да разруши всеки план? Импровизацията в разговор е по-добра от всеки план."

Но именно този подход е причината за провалите на нашите бизнесмени в разговорите с чуждестранни партньори. Целта на планирането е именно да неутрализира, смекчи въздействието на непредвидени обстоятелства върху хода на разговора. Подготовката ви позволява да предвидите възможни изненади, да намалите ефективността на атаките на вашия партньор, да увеличите ефективността на вашитезаготовки. Освен това се придобива умение за бърза и гъвкава реакция на възможни "изненади". Следователно добрият план днес е по-добър от въображаемото безупречно утре.

Планирането на бизнес разговори не е лесна задача. Един държавник, попитан колко време ще му отнеме да се подготви за следващата си поява по телевизията, отговори: "Ако имам само десет минути да говоря, тогава ще ми отнеме една седмица, за да се подготвя. Ако имам един час, тогава ми трябват два дни. Ако няма ограничение във времето за моята реч, тогава мога да започна веднага."

Когато се подготвяте за делови разговор, направете следните планове.

Общ план (посочени са видове дейности, срокове и изпълнители).
Стратегическият план е програма от действия и начини за постигане на целите.
• Тактически план - списък от начини за постепенно постигане на целите, водещи до решаване на стратегически цели.
Оперативният план е програма от действия за всеки отделен елемент от разговора.
План за събиране на материали и информация (посочват се източници на информация, събрана информация, изпълнители, срокове).
План за систематизиране и подбор на работни материали (определя структурата на организацията на събрания материал, критериите за неговия подбор).
План на представяне по време (определя обхвата на следващия, работен план на разговора. Времето на разговора обикновено се разделя на отделни фази и елементи на разговора).
План за работа (установява структурата на представянето на разговора като цяло, като се отчита наличното време).
План за адаптиране към събеседниците и средата (отчита потенциалните изисквания и намерения на партньорите, както и характеристиките на средата, в която ще се проведе разговорът).
Планът за обучение е програма от репетиции за бизнес разговор.

Важността на разговора е фактор, който определя кой от предложените планове може да бъде изоставен. Професионалният подход и коректното отношение към партньора изисква внимателна подготовка, уточняване на детайлите и изпипване на разговора като цяло, което може да бъде от изключително, често решаващо значение. Един ден един любител на живописта наблюдавал как Микеланджело внимателно коригирал един или друг детайл в картината си. Накрая той възкликна: „Всичко, което си променил сега, са дреболии, дреболии!“ Брилянтният художник отговори: "Разбира се, това са малки неща. Но тези малки неща винаги водят до съвършенство, а съвършенството, разбира се, не е малко нещо." По този начин подобряването на малките, на пръв поглед, детайли на разговора означава пътя към съвършенството на разговора като цяло. Много бизнесмени не биха отказали да впишат като мото на своя герб афоризма на американския бизнесмен X. Маккей: „Малките неща не играят решаваща роля, те решават всичко“.

За нетърпеливите хора, които пренебрегват задълбочеността на подготовката за разговор с партньор и следователно професионализма, може би не безполезен, ще бъдат думите на един европеец, който е бил на Изток: "Трудно е да се надцени значението на спокойното претегляне на детайлите и взаимоотношенията. Жителите на Изтока виждат в суматохата и бързината, с която извършваме интелектуална работа, неспособността на съвременните европейци да се приведат в балансирано състояние, което е вярно и плашещ ясен знак за упадъка на нашата култура." Разбира се, въпросът за "съвършенството" не е толкова еднозначен. Ако човек изисква от себе си съвършенство във всичко и през цялото време, той няма да може да постигне абсолютно нищо. Както отбеляза М. Твен, "дори вероятният път няма да ви отведе на правилното място, ако го тъпчете твърде дълго."

Да станат активни, продуктивни и акоако искате, творчески човек, трябва да намерите смелостта в себе си, която позволява несъвършенството. Училищата по икономика и бизнес често учат да не се предприемат действия, докато не са известни всички факти. Имате 95% от фактите на ваше разположение и прекарвате още шест месеца, опитвайки се да получите последните 5%. Докато най-накрая ги получите, се оказва, че те вече са остарели, тъй като пазарната ситуация се е променила.

В подготовката е разумно да напишете сценарий за разговор. Поканете приятели и колеги да играят в пиеса, в която една от ролите е вашият упорит партньор. Можете не само да тествате ходовете и аргументите си, но и да тренирате самоконтрола си, способността да преодолявате неочаквани препятствия. Репетирайте в непознати помещения - това ще създаде напрежение и несигурност, подобни на реалните. Не се увличайте с репетиции - само една или две са достатъчни.

Постигането на успех в бизнес разговор с партньор позволява да се вземат предвид и креативно да се използват следните качества, изисквания и правила:

Професионалните познаниядопринасят за висока обективност, надеждност, дълбочина на изложението.

Яснотатави позволява логично да свързвате факти и подробности, избягвайки объркване, неяснота, подценяване.

Видимост- максимално използване на технически средства, изображения, асоциации, паралели - намалява абстрактността на изложението.

Постоянна ориентация- съсредоточаване върху основните задачи на разговора, частично запознаване на партньорите с тях.

Ритъм- увеличаване на интензивността на разговора с наближаването на края, контрол върху изучаването на ключови въпроси.

Повторениетови позволява да се съсредоточите върху основните положения и идеи, допринася за по-доброто усвояване на нашата информация от събеседника.

Внезапност— обмислено, но неочаквано и необичайно за партньор свързване на подробности, факти и заключения.

Интензивност- наличието на "повдигания" по време на разговора, когато информацията е наситена и се изисква максимална концентрация от партньорите, и "спадове", използвани за почивка и "фиксиране" на мислите и асоциациите на събеседника.

Обемът на предаване на информация- оптималната рамка за съдържанието на разговора. Спомнете си израза на френския мислител Волтер: „Тайната да бъдеш скучен е да разкажеш всичко“.

Чувството за хуморви позволява да разредите ситуацията, да предадете трудните моменти на партньора си, да отблъснете атаките му.