Политика на DHL за човешките ресурси
Интервю със Сергей Анатолиевич Жилкин, ръководител на отдел Човешки ресурси в DHL International
- Каква е структурата, размера и функциите на отдел "Човешки ресурси" на DHL?
- Какво още включва задълженията на „служител човешки ресурси”?
- Както във всяка компания, понякога имаме конфликти, за разрешаването на които е необходимо познаване на българското трудово законодателство. Понякога се налага да се разделим с хората, но е важно да го направим елегантно, да спазим всички законови формалности, за да избегнем евентуални негативни последици за компанията. Вероятно сте чували, че много западни компании, нарушавайки нашето законодателство, прибягват до доста безплатни форми на уволнение и казват: „Вие сте уволнени и от утре няма да работите за нас“. Нашето законодателство не позволява подобни действия. Незаконно уволнен служител може да се обърне към съда и като правило работодателят губи процеса. Ето защо, за да избегне подобни недоразумения, мениджърът се обръща за съвет към отдела по персонала.
Ежемесечно отделът по персонала изготвя отчети, които отразяват колко служители са били наети и уволнени, по каква причина, изчислява се текучеството и се изчислява общият цифров баланс на наличността на работна сила. До края на годината се определя годишен оборот за всички офиси на DHL в България и страните от ОНД. Въпреки че юридически нашите отдели съществуват отделно, ние притежаваме статистика за всички региони.
- Каква е числеността на персонала в московския офис, както и в представителствата в България и ОНД?
- Малко над 450 щатни служители работят в Москва, около 650 в България (включително столицата). Спецификата на нашата дейност е свързана с наемането на значителен брой хора на трудов договор: товарачи, сортировчици,спедитори и куриери.
- Тоест работници от по-ниско ниво?
- да В зависимост от месеца броят на тези служители варира от 60 до 90 души (Москва). В България - от 110 до 150 души.
- Правилно ли разбрах, че търсите мениджъри от висше и средно ниво с помощта на агенции, а служителите от по-ниско ниво се избират директно от службата за персонал?
- Може ли човек сам да издигне своята кандидатура или го прави прекият му началник?
- Най-често хората сами издигат своите кандидатури, по-рядко в това участва пряко ръководство. Ако никой не е предложил неговата кандидатура или ако обективно няма такъв човек в компанията, тогава мениджърът се обръща към отдела по персонала с молба за разрешаване на този проблем. Спомням си два или три случая, когато въпросът за заемането на сериозна вакантна позиция беше решен на закрито заседание на топ мениджъри. Ако имате нужда от счетоводители, служители на отдела за информационни технологии или уникални специалисти с познания по редки програми, тогава ние ги поръчваме от агенции за подбор на персонал. Останалите позиции, мога спокойно да кажа, са 90% заети от служители на DHL.
Искам веднага да направя уговорка, че ние сме доста неохотни да наемаме студенти, тъй като нашето законодателство предписва предоставянето им на допълнителен платен отпуск, което би довело до някои проблеми в нашата дейност. Такива служители се набират от нас само за работа на смени, включително нощна смяна. Това ни спестява плащането на почивката им.
На шега наричаме един от нашите отдели учебно-производствения цех - това е отделът за обслужване на клиенти, който набира предимно млади специалисти. Именно там има голямо текучество на кадри, защото хората преминават от този отдел в други.отдели и да направят кариера. Разбира се, това не се случва веднага, но младите хора са подредени по такъв начин, че искат да се издигнат до най-високото ниво възможно най-бързо. Ето защо мнозина нямат търпението да работят в нашата компания за година и половина до две, за да придобият достатъчно опит в западна компания, като по този начин повишат стойността си на пазара на труда като специалист. Младите хора „скачат“ по стъпалата, преминавайки от компания в компания. Към днешна дата тази ситуация характеризира много чуждестранни фирми и колко дълго ще продължи - не се наемам да гадая.
Всеки служител може да изпрати своята автобиография за отворена свободна позиция и освен това да я попълни. В DHL работят куриери, спедитори с висше образование, но пазарът ги принуди да отложат дипломите си за известно време. Това обаче не означава, че не може да заеме по-висок пост. Например, един от товарачите-сортирачи сега работи като „анализатор на бюро за помощ“ в отдела за информационни технологии. Помага на потребителите, ако имат затруднения при работа с компютър.
- Според вас една от причините, поради които служителите напускат компанията, е желанието бързо да направят кариера. Искате ли да запазите хората, от които се нуждаете в DHL?
- Колко високо е текучеството на служителите на по-ниско ниво?
- Тук не може да има еднозначен отговор. Ако вземем предвид нивото на топ мениджърите и средните мениджъри, тогава оборотът там е почти нулев, което означава, че стабилността на компанията е доста висока. На по-ниското ниво смените на персонала се правят често, но те не дестабилизират работата на фирмата. Хората идват, учат, нещо започва да ги недоволства, може би отношенията в екипа не вървят - причините са различни. На това ниво в никакъв случай не е голямо текучествоза атака, освен това такива позиции се запълват лесно. Всеки може да дойде в нашата компания, да попълни въпросник на рецепцията, който попада в базата данни на отдела за персонал. Като цяло не изпитваме недостиг на куриери, товарачи, сортировчици. Хората искат да се присъединят към DHL, защото имаме стабилен западен и български мениджмънт, ясна визия и разбиране на политиката на компанията. Нашите служители са уверени, че ще получат без забавяне заплати, здравни осигуровки, безплатна храна и др. Тези фактори осигуряват и стабилността на компанията.
- Осигуряваме застраховка срещу злополука, но за топ мениджърите е валидна 24 дни, а за обикновените служители - през целия работен ден. Работещите в търговските отдели имат право да ползват служебни автомобили за сметка на фирмата. Това включва също бензин, поддръжка на автомобили и паркинг. Това също е много голяма помощ - значителен плюс за нашата компания. Приключихме работата по новата "автомобилна политика" на компанията, според която 60 души ще получат автомобили. Ако служител няма лиценз или по някаква причина не може да управлява кола, тогава той ще получи професионален шофьор или парично обезщетение, ако и тази опция не му подхожда.
Що се отнася до допълнителните плащания в брой, все още няма единна централизирана система - днес тя е в процес на разработка. В бъдеще ще бъде създадена отделна бонусна система за ръководния и останалия персонал. Виждам го като тринадесета заплата, изплатена въз основа на резултатите от работата за годината. Естествено всички служители получават допълнително заплащане за работа през почивните и празнични дни в строго съответствие с Кодекса на труда.
Говорейки за работници на дънотовръзка, искам да отбележа, че например куриерите имат производствен план и ако го изпълнят или превишат, тогава освен фиксирана заплата получават малки бонуси. Знаете, че нашето трудово законодателство установява 8-часов работен ден, но за този период малко хора успяват да изпълнят планирания обем. Предполага се, че извънредният труд, включително нощната смяна, се заплаща допълнително и сме въвели един бонус за всички куриери.
- Какви са стратегическите цели на DHL, нейната мисия?
- Както при всяка сервизна компания, нашата мисия е да обслужваме клиентите на най-високо ниво. Задължени сме да спазим обещанията си и да доставим пратката в рамките на 24 часа. Нашата дума е сметка. За съжаление, изпълнението на нашите обещания зависи от гладкото функциониране на много структури, например Държавния митнически комитет. Това е нашето главоболие и най-сериозната пречка за доставката на стоки. Ние усърдно спазваме всичките им изисквания, изпълняваме всички инструкции, но проблемите все още възникват.
- Бихте ли казали няколко думи за корпоративната култура на вашата компания?
- Според мен и според моите колеги ние сме доста отворена и демократична компания. В екипа сме изградили топли, доверителни отношения. Днес, докато минавате през нашия офис, със сигурност ще забележите много усмихнати лица и ще усетите духа на DHL. Езикът на комуникация със западното ръководство е същият като в много чуждестранни фирми: ако вратата и щорите са отворени, входът е свободен. Естествено, има субординация: както навсякъде, не сме добре дошли служител да се обръща „през главата” на прекия си началник. Не смятам, че подобни действия се одобряватдори и в най-демократичните организации.
- Бихте ли ни казали колко често се извършва сертифициране в DHL?
Атестационните листове съществуват в два екземпляра: първият се попълва от лицето, което се атестира, а вторият - от ръководителя. След това ръководителят и подчиненият започват да обсъждат резултатите, като на първо място установяват как се изпълняват служебните задължения, какви проблеми са възникнали във връзка с това. Ако недостатъците в работата на служителите са свързани с някои пропуски в професионалното обучение, тогава мениджърът може да препоръча да премине подходящ курс на обучение.
Сертифицирането в нашата компания също е демократично, а не наказателно, както понякога се случва в някои български компании, където се избира жертва за уволнение и остава само да се намери достойна причина да се отърве от нежелан служител. Нашата сертификация е насочена към подобряване на работата, обсъждане на въпроси, които са важни за компанията, обмен на мнения, изготвяне на план за професионално израстване на служител.
- Какви са положителните резултати от атестирането на служителите?
- В нашия лист за оценка има един въпрос: „Кой бихте искали да бъдете в DHL?“ Понякога му отговарят: „Главен мениджър или мениджър на отдел“. Има известна истина в тази шега и виждаме колко кариерно ориентиран е този или онзи служител, каква стъпка може да предприеме в бъдеще. Съобразявайки се с неговите професионални данни, съставяме план за неговото обучение. В крайна сметка оценката помага да се забележат силните и слабите страни на служителите, за да се коригират.
- Колко разпространена е практиката във вашата компания да изпращате български служители да учат в чужбина?
- Опитваме се да използваме тази възможност, защото една от силните страни на DHLе наличието на мощна, технически оборудвана учебна база. Миналата година посетих опреснителен курс в World Focal Point в Брюксел. Има невероятни класни стаи, оборудвани с отлична техника. Когато сравнихме цените за курсове за напреднали за търговски представители в Москва и Европа, се оказа, че те са значително по-ниски в Брюксел, дори ако вземем предвид цената на полета и хотелското настаняване
- Кажете ми, обучението се провежда директно в московския офис?
- В нашия централен офис в Москва има три класни стаи. Една от тях е предназначена за обучение на служители в различни компютърни програми: Microsoft Office приложения, Power Point, Excel и др. Според мен компютърната подготовка на нашите млади специалисти, получили либерално образование, е малко по-назад от нивото на завършилите същия профил в чужбина. В някои катедри като катедрата по информационни технологии и катедрата по информационни системи работят специалисти с висше техническо образование – нямаме проблеми с тях. Но за голям брой служители от отдела за обслужване на клиенти, счетоводния отдел, главния счетоводен отдел, търговския отдел, отделите за износ и внос е необходимо специално обучение с изучаването на компютърни програми от нулата или като напреднало обучение.
- В допълнение към горното, какво включва въвеждащият курс на DHL?
- Моля, разкажете ни за отдела за обучение.
Струва ми се, че сериозното отношение към проблемите на обучението и развитието на персонала е безспорно предимство на нашата компания, а също така значително я отличава от други чуждестранни и български компании. Нашите западни мениджъри са наясно, че тази посокасе нуждае от допълнителни инвестиции, които ще се изплатят щедро в бъдеще.
- И в заключение на нашия разговор - няколко думи за себе си. Как попаднахте по-специално в HR и DHL?
- Още от студентските години работата ми е свързана с хората и непрекъснато ми се налагаше да разрешавам конфликти и трудни ситуации. Работих в международния отдел на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите, където придобих добри познания по трудовото законодателство, което впоследствие ми позволи професионално да разбера много кадрови въпроси. Присъединих се към DHL през 1994 г. и оттогава работя тук.
Благодаря за интервюто. Пожелавам ти успех!
PS. Когато материалът за интервюто беше предоставен за оформление, получихме информация, че С. А. Жилкин е напуснал DHL. Надяваме се, че на новото място на работа Сергей Анатолиевич ще поддържа добри отношения с Клуба на персонала и списание „Персонал“