Поръчайте на работния плот
Рационалната организация на работното място на секретаря е необходима на първо място, за да се сведат до минимум физическите и умствените усилия при изпълнение на работата. Едно от условията за рационална организация на работното място е оптималното разполагане на техническо оборудване, документи и други материали. Разположението на инструментите и средствата за труд на работното място на секретаря трябва да отговаря на такива ергономични изисквания като достъп, видимост, изолация.
Достъп до работното място на секретаря
Работното място включва двигателно поле и информационно пространство.
В двигателното поле има три зони (фиг. 1):
1 - зоната на оптимален обхват е ограничена от дъги, описани от предмишниците при движение в лакътните стави с опора;
2 - зоната на лесен достъп е ограничена от дъги, описани от отпуснати ръце, когато се движат в раменната става;
3 - зоната на максимален обхват е ограничена от дъги, описани от протегнати ръце, когато се движат в раменната става.
Помислете за оптималното разположение на предметите на труда и документите в обсега.
В зоната на максимален обсег се поставят рядко използвани предмети и технически средства с дистанционно управление, например дисплей. Препоръчително е да поставите често използвани предмети и инструменти в леснодостъпна зона, например тави за документи, държачи за канцеларски материали и принтер. Най-важните и много често използвани технически средства, като клавиатура, документи, които са в оперативна работа, са разположени в зоната на оптимален обхват.
Оптималното разположение на техническите средства и работните материали позволява на секретаря да работи без излишни движения, водещи до умора инепродуктивна загуба на време.
Зони на информационното пространство на работното място на секретаря
Рационалната организация на работното място включва такова разположение на средствата и предметите на труда, което осигурява тяхната видимост и най-доброто възприемане на информацията. Необходимо е също така да се вземе предвид зоната за гледане, в рамките на която секретарят ясно възприема формата на обекта и неговото местоположение (фиг. 2). По отношение на хоризонталата зрителният ъгъл трябва да бъде 30-40°, а във вертикалната равнина - 0-30° спрямо хоризонталата (15° нагоре и 15° надолу от нормалната зрителна линия).
Добрата видимост, съчетана с постоянството на местата за съхранение на материалите, минимизира загубата на време за тяхното търсене.
Експертите отбелязват, че такава организация на работното място се счита за нормална, при която думата „търсене“ е изключена от лексикона на секретаря.
Правила за разполагане на оборудване и материали на работното място
Специалистите, след като проучиха движенията на секретаря по време на работа на бюрото, формулираха общи правила за разполагане на материали и техническо оборудване на работното място, чието спазване позволява да се спестят физически усилия.
1. Не дръжте нищо излишно на работното място. Всяко нещо трябва да има своето място и постоянна зона на движение в трудовия процес.
2. Всичко, което се взема с дясната ръка, се намира отдясно, а с лявата - отляво; всичко, което се използва по-често, се поставя по-близо, а това, което се използва по-рядко, се поставя по-далеч.
3. Материалите и инструментите трябва да бъдат подредени така, че да осигурят най-рационалната последователност на движенията.
4. Материалите и аксесоарите трябва да имат постоянно място за съхранение и да бъдат предварително подготвени за използване в работата. Хаотично, непланирано поставяне на материаливоди до много загуба на време.
5. Различни предмети и документи трябва да бъдат групирани, като се гарантира разумната цялост на тяхното местоположение в пространството (например молив, гума, химикалки и др.)
6. На бюрото на секретаря трябва да има само онези предмети, които са му необходими за оперативната работа. Текущите документи, с които секретарят работи през деня, са подредени в папки или многоетажни тави.
7. Разположението на оборудването и материалите на работното място трябва да бъде съобразено с конкретна работа или конкретен служител (ако например служителят е левичар), но не и обратното.
Вътрешна организация на бюрото на секретаря
Важен елемент от организацията на работното място на секретаря е вътрешната организация на отделенията на бюрото.
Дизайнът на работния плот на секретаря трябва да осигури специални места за всички предмети, документи и техническо оборудване.
Размерът на чекмеджетата на масата трябва да съответства на естеството на материала, разположен в нея. Желателно е размерите на кутиите да са съотнесени помежду си в съотношение 1:2:3, а самите кутии да са взаимозаменяеми, тоест вместо едно тройно долно чекмедже при желание могат да се поставят три единични. Чекмеджетата трябва да се плъзгат лесно, гладко и безшумно. Голямо чекмедже на бюро обикновено се използва за вертикално окачено съхранение на документи и справочни материали. Горното чекмедже на масата е предназначено за съхранение на празна хартия, формуляри, пликове и картички. Чекмеджетата на масата се препоръчват да бъдат оборудвани със специални устройства за съхранение на канцеларски материали, малко офис оборудване, документи; препоръчително е да фиксирате карти със списък на случаите в тях върху кутии с документи.
Калъфи и папки, съхранявани в масата, в шкафовете и нарафтовете трябва да имат ярки маркировки в различни цветове, с кодови маркировки, номера на делата според номенклатурата, което ще ви помогне бързо да намерите правилния документ или случай.
Необходимо е постоянно и стриктно да се следи редът на работното място и в чекмеджетата на масата.
Зона за обслужване на посетители
О.Л. Седова, кандидат на техническите науки, доцент, Руски държавен хуманитарен университет