Повишаване на ефективността на документооборота – Икономика
3.3 Подобряване ефективността на документооборота
Навременният и бърз достъп до информация днес е необходимо условие за успешното решаване на всякакви проблеми. Ефективността и качеството на формирането на документи, съгласуваността на работата на справочната и информационната служба, ясната организация на съхранението, търсенето и използването на документи пряко влияят върху качеството на управление и следователно върху икономическата ефективност на предприятието като цяло.
В изследваното предприятие има проблем с ефективното управление на документи. С въвеждането на управленското счетоводство и бюджетиране се появи голяма нужда от информационно осигуряване на структурните подразделения. Поради постоянните организационни промени има периодична промяна в директориите на центровете за отговорност и разходните центрове. Движението на структурни промени и обекти води до актуализиране на директориите. Неполучената навреме информация за промени води до неправилно кодиране на първични разходни документи.
Движението на дълготрайни активи по принцип не се регулира по никакъв начин с кодиращи справочници, амортизацията може да се начислява върху стари шифри и да формира преки разходи, а не за операторите. Само пълното и навременно информиране може да ви спаси от неправилно разпределение на разходите.
Пълната информация и намаляването на времето, прекарано в търсене на правилната информация, извършване на определени действия в рамките на бизнес процеса на обработка на документи, е един от основните начини за повишаване на производителността на служителите и непрекъснат производствен процес. Необходимостта от централизирано получаване на информация и контрол върху преминаването на документите в цялатаорганизация води до необходимостта от създаване на автоматизирана система за управление на документи.
Жизненият цикъл на всеки документ, от създаването му до предаването му в архива, се състои от голям брой взаимосвързани процедури. Бизнес процесите, вградени в системата за автоматизация, трябва да включват създаване на документи, включително базирани на стандартни шаблони, регистрация на входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция, маршрутизиране на документи, контрол на преминаването и изпълнението на документи, създаване на единно информационно хранилище.
Обективно изискване към технологиите, вградени в автоматизирана система, е възможността за обработка и регистриране на различни видове информация, като текстови файлове, сканирани изображения на хартиени документи, графики, електронни таблици.
Често в обработката на даден документ участват голям брой служители. Единият изготвя проект, другият одобрява, третият предава за изпълнение и т.н. Важно е всеки участник в бизнес процеса да има достъп до документа и необходимата информация по всяко време. В същото време е важно да се спазва строг контрол на достъпа и защита на данните.
Наличието на инструменти за планиране ще помогне да се гарантира надеждността и ефективността на взаимодействието между отделите при организирането на дейностите на работните групи и подготовката на съвместни събития. Свързването с бизнес партньори, клиенти и доставчици е също толкова важно, колкото организирането на комуникация в предприятието. Например, процесът на сключване на договор може да изисква съвместна работа на правния отдел, счетоводство, офис, както и обмен на документи с бизнес партньор. Това се постига чрез разпределен достъп до споделени бази данни и вграденелектронна поща. Можете също да използвате средствата за репликация (репликация) на споделените бази данни на системата.
BOSS-Referent, софтуерен продукт, разработен от IT Co., базиран на Lotus Notes, напълно отговаря на всички тези изисквания. Технологиите на Lotus се използват широко за сътрудничество и автоматизация на работния процес. При разработването на системата BOSS-Referent са взети предвид изискванията на Държавната документационна система за управление, както и спецификата на исторически създадената система за деловодство в България. Следователно приложението на системата не се ограничава до специализацията или размера на организацията.
Системата може да се използва във всяка организация, която изисква получаване на пълна картина на подготовката и обработката на документи, наблюдение на изпълнението на инструкциите, регистриране на входяща, изходяща или вътрешна кореспонденция с последваща обработка, поддържане на история на контактите, кореспонденция с клиенти и доставчици. осчетоводяване на договори.
Гъвкавостта по отношение на системите за автоматизация традиционно се разбира като способността за адаптиране на системата към нуждите на предприятието клиент. Адаптирането може да се извърши по различни начини.
Параметрична настройка. В "гъвкава" програма има конфигурационни форми, в които потребителят, използвайки обикновен превключвател, задава или отменя определени функции на програмата (параметри).
Модификация и развитие на системата, като се вземат предвид нуждите на клиента. За тези цели се използват вградени инструменти, чието ядро е езикът за разработка на приложения. Системата може да бъде подобрена на етапа на внедряване или по време на нейната експлоатация, включително от специалистите на самото предприятие. В последния случайпрограмният код на системата се предава на клиента, което има смисъл само ако самата структура на системата гарантира възможността за нейното безопасно развитие. Колкото по-високо е нивото на езика на усъвършенстване и модифициране на програмата, толкова по-бързи са тези подобрения и следователно по-евтини.
Визуално персонализиране на екранните форми на ниво потребител. „Гъвкавата“ система позволява на потребителя сам да конфигурира системата по такъв начин, че обикновен счетоводител в картата на клиента например да вижда ограничен брой полета и действията му да се регулират чрез редактиране на банковите данни на клиента. В същото време главният счетоводител ще вижда много повече полета и ще може да редактира както кредитния лимит, така и групата йени, зададена за даден клиент и т.н. Това се постига чрез преместване на полета в екранните форми, промяна на атрибути, изтриване на някои и показване на други полета от текущата таблица, но всичко това в рамките на правата, предоставени на потребителя.
Комуникация с други програми. За да направят това, специалистите в предприятието трябва да познават структурата на данните на системата. Ако потребителите имат програмен код, е много лесно да свържете системата с програми на други разработчици, които вече са налични в предприятието, автоматизирани работни станции и т.н. „Гъвкавата“ система също поддържа стандартни софтуерни библиотеки, предназначени за обмен на данни между програми на различни разработчици. Качеството на средствата за експорт-импорт определя удобството и скоростта на прехвърляне и получаване на данни от други системи.
Бих посъветвал същата система да се използва от предприятието TNK-Nyagan.
Като част от реорганизацията от организационната структура към OAO TNK-Nyagan, това доведе до необходимостта да се обърне повече внимание на състоянието на разходитепродукти и вътрешни услуги, т.е. да осъществява ефективно управление на разходната база – разходите. В тази връзка основната цел на тази практическа работа е да опише какви системи за управление на разходите съществуват в предприятието на OAO TNK-Nyagan, като изучава практическата област на управлението на разходите и анализира процеса на управление на разходите в конкретно предприятие. Задачите, поставени в началото на работата, са изпълнени. Провежда проучване в областта на управлението на разходите. В хода на анализа на системата за контролиране на разходите, съществуваща в рамките на ОАО ТНК-Няган, беше разкрита голяма разединеност между елементите на системата, тяхната независимост един от друг, което значително влияе върху качеството на управление. Основната причина за неефективното управление виждам в неспособността на ръководството да управлява нещо различно от производствения процес. При провеждането на поелементен анализ на процеса на управление на разходите бяха установени следните недостатъци:
- недостатъци при отчитането на разходите са, на първо място, предоставянето на информация след месеца, следващ отчетния, което не позволява оперативно управление на разходите; на второ място, не е спазена точност при разпределянето на разходите според местата на тяхното възникване; трето, липсата на желание на мениджърите да влияят на бизнес процесите. Не се отдава голямо значение на факта, че информацията, получена в хода на обектното счетоводство и съответно анализа, не се взема предвид при вземане на управленско решение.
Положителни страни на работещите системи за управление на разходите.
Процесът на управление на разходите с разделяне на центрове за отговорност и разходни центрове е както следва:
- към всеки разходен център по планираната услуга се въвеждат планирани показатели по отношение на обема на работата, предстоящите разходи;
- за всеки месец услугата за планиране генерира информация за разходите на структурните звена, в контекста на разходните позиции;
- всеки месец службата за планиране генерира отчети за отклонения за всеки отоплителен блок;
- Центровете за отговорност, анализирайки състава на разходите, които са се развили през отчетния период, идентифицират виновниците за възникналите отклонения и обясняват причините за случилото се;
- за преразход по отношение на разходите, за нивото на които се определя отговорността на конкретни лица, службата по ЗБУТ, съгласно разработената методика, определя размера на санкцията за отрицателни резултати от работата. В случай на положителен ефект се разглежда въпросът за насърчаване на центровете за отговорност;
- Центровете за отговорност, съвместно с икономическата служба, търсят резерви за намаляване на разходите, както и разработват мерки за предотвратяване на преразходите в бъдещ период;
- контролът по изпълнението на приетите мерки се възлага на регулаторните органи, съобразно спецификата на изпълняваните функции;
- всеки център за отговорност прави прогнози за бъдещето, като взема предвид изпълнените и планирани мерки за намаляване на разходите, които впоследствие се вземат предвид при разработването на плана чрез корекции.
Основното придобиване на предприятието, поради промяната в системата за управление на разходите, е както следва:
- бързо, качествено осчетоводяване на разходите, позволяващо навременна реакция на промените в средата на предприятието.
Безкрайни са възможностите на управленското счетоводство, безкрайни са пътищата за неговото усъвършенстване.