Правилник за архива
Заповед на [съкратеното име на организацията]
N [попълнете] от [ден, месец, година]
1. Общи положения.
2. Съставът на документите, съхранявани в архива.
3. Основните задачи и функции на архива.
4. Права и правомощия на архива.
5. Структурата и организацията на работата на архива, основните задължения на ръководителя на архива.
1. Общи положения
1.1. Архивът е структурно подразделение на [пълно наименование на предприятието с посочване на организационно-правната форма] и е част от Общия отдел.
1.3. Архивът в своята дейност се ръководи от законодателните и други регулаторни правни актове на България и правните актове на субекта на Руската федерация, които не им противоречат, както и регулаторните правни актове на Федералната архивна служба на България и този правилник.
2. Съставът на документите, съхранявани в архива
2.1. В архива се съхраняват следните документи: [избройте документните комплекси на архивния профил (имената на съответните създатели на фондове (потребителски групи), групи документи, включително тези, комбинирани според метода и техниката на фиксиране на информацията].
3. Основни задачи и функции на архива
3.1. Основните задачи на архива са:
3.1.1. Съхранение и осигуряване на безопасността на приетите за съхранение документи.
3.1.2. Приемане и съхранение на архивни профилни документи.
3.1.3. Отчитане на архивни документи.
3.1.4. Издаване по установения начин от архива на документи, копия от фонда за ползване, контрол върху движението на фондове и дела.
3.2. Архивира в съответствие с възложените му задачи:
3.2.1. Извършва отделно съхранение:
- документи на различни носители, включително безопасно съхранение на уникални документи;
-осигурителен фонд копия на уникални и особено ценни документи;
- документи, които не са включени по установения ред в състава на Архивния фонд на България и са приети за временно и депозитно съхранение.
3.2.2. Осигурява рационално разположение, топография, при необходимост - картониране на документи.
3.2.3. Осигурява създаването и спазването на стандартни режими за съхранение на документи:
- контролира и поддържа противопожарния режим на съхранение на документи;
- осигурява нормативен ред за достъп до архива, запечатване и разпечатване на помещенията му;
- контролира и поддържа оптимален температурно-влажностен и светлинен режим на съхранение на документи;
- Осигурява спазването на санитарно-хигиенния режим, провежда санитарни дни.
3.2.4. Осъществява съвместно със стопанското обслужване на архива правилната експлоатация на помещенията и оборудването на архива.
3.2.5. Проверява наличността и състоянието на документите, записва и търси неоткрити документи.
3.2.6. Извършва работа по оценка на физическото състояние на документи, идентифицира и съхранява документи, които имат дефекти в носителя и текста.
3.2.7. Предприема мерки за подобряване на физическото състояние на документите:
- подготвя предложения за състава на документите, изискващи приоритетно изпълнение на тези работи, за включване в работния план на архива;
- в съответствие с работния план на архива подготвя документи за предаване в лабораторията за работа по подобряване на физическото им състояние; контролира качеството на тези работи от лабораторията при получаване на документи за съхранение;
- при необходимост извършва ремонт и архивиране на документи с наличните в архива средства; извършва криптиране и повторно криптиране на единици за съхранение,номериране на листове, дизайн на етикети, корици и други работи.
3.2.8. Извършва по установения ред идентификацията, описването и отчитането на документи, които имат в състава си или в приложенията си уникални или особено ценни документи; предприема мерки за извършване на застрахователното им копиране:
- изготвя предложения за състава на документи, изискващи приоритетно копиране, за включване в работния план на архива за създаване на застрахователен фонд и фонд за ползване;
- в съответствие с работния план на архива подготвя документи за застрахователно копиране за предаването им в лабораторията; приема документи от лабораторията, както и застрахователни копия и копия от фонда за ползване, контролира тяхното качество, включително въз основа на актове за техническо състояние на микроформите на застрахователния фонд;
- взема под внимание по установения начин копираните документи, както и застрахователните копия и фонда за ползване;
3.2.9. Подготвя осигурителния фонд за предаване по установения от закона ред за постоянно териториално обособено съхранение и го предава.
3.2.10. Извършва запечатване на кашони с документи, за които има създаден осигурителен фонд и фонд за ползване, както и кашони с малко използвани документи, проверени за наличност и състояние.
3.2.11. По установения ред приема архивни профилни документи за държавно съхранение, контролира физическото състояние и качеството на техническата обработка на получените документи.
3.2.12. По установения ред издава документи и копия на фонда за ползване за:
- извършване на архивна работа с документи на служителите на архива в работните помещения;
- извършване на работа по създаване на застрахователен фонд и фонд за ползване, подобряване на физическото състояние на документите към архивната лаборатория, на др.организации.
Контролира спазването на правилата за осигуряване безопасността на издадените документи, своевременното им връщане в архива; проверява по установения ред състоянието на върнатите за ползване документи и екземпляри от фонда.
3.2.13. Извършва целенасочена проверка на стойността на приетите за архив документи, подготвя за изхвърляне документите, предоставени за унищожаване.
3.2.14. Анализира състоянието на работата за осигуряване на безопасността на документите, разработва и прави предложения за нейното подобряване.
3.2.15. В съответствие с установения ред се подготвя за защита и защита на документи в специален период, в случай на спешност.
3.2.16. Участва в изготвянето на предложения за документи за финансиране.
3.2.17. Изготвя резултатите от архивната работа, съставя съответните актове за предаване на структурното звено на архива, което извършва централизирано (в рамките на архива) отчитане на документи.
3.2.18. Поддържа счетоводни документи, изготвя архивен паспорт в съответствие с изискванията, установени от нормативните правни актове за този вид документи.
3.2.19. Подготвя предложения за проекти на целеви програми за развитие на архива, дългосрочни и текущи планове за работата на отдела, който включва архива, разработва дългосрочни и текущи планове за работата на архива, следи работата, изготвя отчети за изпълнението на плановете.
3.2.20. Участва в предоставянето на платени услуги, в изпълнението на договорни работи в специализирани архивни зони, включително временно и депозитарно съхранение на документи от недържавната част на Архивния фонд на Руската федерация, както и документи за персонала.
3.2.21. Участва в изготвянето на нормативни документи и методически разработкипо въпросите на осигуряването на безопасността и отчетността на архивните документи, въвежда ги в практиката на архива.
3.2.22. Извършва анализ на ефективността на разходите за труд на извършената работа в архива, предприема мерки за подобряване на организацията на труда в архива, анализира изпълнението на стандартите за производство (време), изготвя предложения въз основа на резултатите от анализа.
3.2.23. Организира и провежда събития за повишаване на квалификацията на служителите в архива.
3.2.24. Проучва и използва напредналия местен и чуждестранен опит в областта на осигуряването на безопасността и отчетността на документите.
3.2.25. Подготвя и провежда срещи, семинари по профилни архивни направления.
3.2.26. Осъществява контрол по изпълнението на заповеди, решения, указания на Федералната архивна служба на България (Роархив), заповеди и указания на ръководните органи и длъжностните лица на [посочете краткото наименование на организацията].
3.2.27. Внася, съгласувано с началника на Главния отдел, който включва архива, за разглеждане [длъжността на ръководителя на постоянния изпълнителен орган] въпроси по профилните области на архива, упражнява контрол върху изпълнението на решенията, взети в рамките на неговата компетентност.
4. Права и правомощия на архива
4.1. Архивът има следните права:
4.1.1. Изисквайте структурните подразделения на организацията и организациите, на които са издадени документи за временно ползване, да спазват правилата за осигуряване на безопасност и да ги върнат навреме в архива.
4.1.2. В съгласие с Главния отдел да прави предложения на ръководството на архива относно дневния режим на архива по отношение на времето за получаване на изисквания, издаване и получаване на документи, както и нормите за издаването им.
4.1.3. Поставете пред ръководствотона Главния отдел, въпросът за целесъобразността да се приемат за съхранение документи, чието състояние и обработка не отговарят на установените изисквания.
4.1.4. Да представя разумни предложения на ръководството на Главния отдел за подобряване на режимите и организацията на съхранение и отчитане на документи, тяхната специална обработка и други мерки за осигуряване на съхранението на документи.
4.1.5. Архивът не приема следните изисквания:
- без виза за ръководителите на структурни подразделения [посочете краткото наименование на организацията] при предаване на документи за работа от персонала на архива.
4.1.6. Архивът има право да откаже издаването на оригинални документи, ако има фонд за използване на тези документи, както и документи, които са в лошо физическо състояние или по други причини, предвидени в нормативни документи. Въпросът за издаване на документи в горните случаи се решава от ръководството на архива.
5. Структурата и организацията на работата на архива, основните задължения на ръководителя на архива
5.1. Организационно-методическото ръководство на работата на архива се осъществява от Главен отдел, който включва архива; ръководството на [посочете краткото наименование на организацията] дава задачи и указания на архива чрез началника на Главния отдел.
5.2. Архивът се ръководи от ръководителя, назначаван и освобождаван [посочете позицията на постоянния изпълнителен орган на организацията] по предложение на ръководителя на генералния отдел.
5.3. архивист:
- организира работата на архива и носи персонална отговорност за осигуряване на безопасността на приетите за съхранение документи, изпълнява и други задачи и функции, възложени на архива;
- гарантира, че служителите на архива спазват трудаи производствена дисциплина;
- разпределя отговорностите между служителите на архива, прави предложения до ръководството на [посочете краткото наименование на организацията] за тяхното насърчаване, налагане на наказания за нарушаване на трудовата дисциплина;
- организира разпределението и преразпределението между структурните подразделения на архива на помещения, оборудване и друго имущество с цел подобряване на безопасността на документите;
- координира и контролира дейността на архива за създаване и спазване на установените от стандартите режими и организира съхранението на документите, поддържа архивните фондове в добро физическо състояние по време на архивното съхранение и извършва специална обработка, включително за:
- проверка на наличността и състоянието на документи, търсене на неоткрити документи;
- извършване на комплекс от работи с уникални и особено ценни документи;
- определяне състава и обема на документите, подлежащи на възстановяване, стабилизиране, картотекиране и подвързване, застрахователно копиране;
- от името на [посочете позицията на постоянния изпълнителен орган на организацията] по предписания начин решава въпросите за издаване на документи на институции и организации за временно ползване, включително за излагане на изложби, както и издаване на оригинали на уникални и особено ценни документи от архивни хранилища;
- организира работата по предаване на документи за отговорно съхранение;
- контролира качеството и времето на изготвяне на актове, документиращи резултатите от архивната работа;
- контролира работата по счетоводните документи на архива, контролира правилността на поддържането на документи на централизираното счетоводство;
- предприема мерки за въвеждане в практиката на най-рационалните системи и методи за съхранение, възстановяване, копиране изащита на документи;
- участва в подготовката на документи за получаване на разрешения за издаване на архивни документи извън [посочете краткото наименование на организацията] за известно време;
- участва в разработването и прилагането на мерки за подслон и евакуация на документи в специален период, спасяването на документи при извънредни ситуации;
- контролира подготовката на документи за получаване на разрешения за временен износ (издаване) извън [посочете краткото наименование на организацията] на документи, съхранявани в архива;
- ръководи научната и методическа работа в контролираната област, участва в научни изследвания, изготвяне и преглед на проекти на технически спецификации, програми, планове за координация, нормативни и методически разработки за осигуряване на безопасността и отчитането на документите, организира тяхното изпълнение;
- решава въпроси за повишаване на квалификацията на архивни специалисти, ръководи изготвянето на учебни програми, методически препоръки, организира стажове и стажове за специалисти;
- изнася научни доклади, лекции и доклади, организира изказвания на архивни специалисти на конференции, срещи, семинари по организацията на работата на архива.
5.4. При смяна на ръководителя на архива приемането и предаването на документи се оформя с акт за приемане и предаване на документи.
5.5. Архивът функционира въз основа на планове, утвърдени от началника на Главния отдел.
5.6. Архивът организира изпълнението на възложените му задачи и функции, както пряко, така и в сътрудничество с други структурни звена [посочете краткото наименование на организацията].
5.7. Окомплектовката на архива се определя от щатното разписание на архива в съответствие с обемасъхраняваните документи, задачите и обема на извършената работа в архива, като се вземе предвид фондът за заплати, установен за служителите в архива.
5.8. Архивните служители се назначават и освобождават въз основа на заповеди от [посочете кратко име на организацията] по предложение на началника на Главния отдел.
5.9. Задълженията на архивните служители се определят с длъжностни характеристики.