Предай на друг”, тъй като услугата “33 Elephants” работи с повече от сто контрагента
Основателят на услугата 33 Elephants Игор Калганов написа колона за vc.ru за ползите от работата с изпълнители, за намирането на изпълнители и за случаите, когато все пак си струва да наемете персонал.
Услугата помага на наемодателите при наемането на апартаменти, като работата й се основава на взаимодействие с изпълнители: фотографи, мениджъри, фирми за почистване и услуги.
Изнесохме всички процеси, които можеха само да бъдат делегирани. Това е основата на нашата бизнес философия. 33 Elephants е предимно ИТ платформа и всички услуги, които предлагаме, се извършват от изпълнители: снимат апартаменти, мият, ремонтират, сключват договори, проверяват наематели, разрешават конфликти и много други.
Комуникацията с тях се изгражда по същия начин, както със служителите на пълен работен ден: поставят се задачи и KPI, оценяват се качеството и скоростта на работа. Фактът, че дадена функция е извън компанията, не означава, че ние не носим отговорност за нея.
Основните аргументи в полза на аутсорсинга са скоростта и цената. Всеки служител на пълен работен ден винаги е скъп и често отнема много време. Тя трябва да бъде намерена, формализирана, понякога обучена. Трябва да търси заместник, когато излиза в отпуск, в отпуск по болест или ако реши да напусне фирмата – всичко това отнема много време. Следователно е по-евтино и по-бързо, особено за стартиращи фирми, да изнесат всички второстепенни функции.
Днес на пазара в почти всички важни области на дейност: логистика, маркетинг, счетоводство, анализи, офис работа, право, развитие и т.н., има компании, които предоставят аутсорсинг услуги. Винаги можете да получите множество оферти от различни отбори, в същия ден вижте кой отбор харесваработи, като още на следващия ден ще разполагате с необходимия персонал – изнесен.
За стартиращи фирми аутсорсингът също е добър, защото ви позволява бързо да мащабирате бизнеса си. Ако искате всички да са в персонала, тогава, за да отворите нов офис в Новосибирск, ще ви е необходим самият офис, служител по персонала, счетоводител и т.н., а след това ще трябва да сформирате и персонал. С аутсорсинга можете да се съсредоточите върху основното - върху бизнес задачите.
Как да намерите правилната аутсорсинг компания
Няколко пъти сменяхме контрагенти. Изправен пред различни проблеми. Например в една доста известна компания за почистване отказаха да почистят апартамента, като се позоваха на факта, че там е твърде мръсно. Всъщност има много малко известни екипи, които не инвестират много в PR, но в същото време поддържат качеството на услугите на същото ниво или дори по-високо от добре известните компании.
Сега пазарът на аутсорсинг се промени: на него се появиха много стартиращи компании. Опитваме се да работим предимно с тях, защото стартъпът разбира своята ниша по-добре от другите и е готов да вложи всичките си усилия и ресурси в работа: в крайна сметка съществуването му всъщност зависи от това.
От нашия опит мога да кажа, че е по-добре да си партнираме с непазарен лидер: екип, който заема второ или трето място, често е много по-мотивиран и предоставя най-доброто качество на услугите, опитвайки се да стане лидер. Освен това в този случай със сигурност ще общувате директно с основателите, които не е необходимо да бъдат ритнати, за да си вършат добре работата.
Благодарение на аутсорсинга повишихме значително качеството и скоростта на бизнес процесите. В резултат на това стартъпите си помагат взаимно: ние търсим нови начини за оптимизиране на процесите с помощта на други компании, които са фокусирани върху решаването на високоспециализирани задачи.
Как да намерим аутсорсинг изпълнител? Не подценявайте работата в мрежа. Най-често познавате хора, които познават хора, които познават правилните хора. Ето как всичко се случва при нас. Не забравяйте да изберете специален човек, който ще се занимава с комуникацията с партньорите. Развитието на вашия бизнес зависи от нивото на компетентност на този служител. Той трябва да анализира всички оферти на пазара, да търси постоянно най-доброто качество и цена, да умее да комуникира и да преговаря, да следи постоянно работата на контрагентите.
Как да решим да изнесем
Наемайки изпълнител вие му прехвърляте проблемите. Това е добре, но вие по никакъв начин не можете да повлияете на тези проблеми и тяхното решаване. Трябва да свикнете с факта, че не всичко зависи от вас, да се научите да приемате определено ниво на риск. Просто си кажете, че хората, които разбират проблема по-добре от вас, вече са помислили за проблема вместо вас.
Например имаме голям екип от външни фотографи. Те решиха огромен брой проблеми за нас, като по този начин спестиха огромно количество време. Не е нужно да мислим как да осигурим непрекъсната работа на фотографите, как най-добре да наемем апартаменти и как да обработваме снимките.
Може да изглежда, че аутсорсингът би работил много по-добре, ако беше вътре в компанията и вие самите казвахте на същите служители какво и как да правят. Но това не е така: ще трябва да се задълбочите твърде много в процеси, които са непознати или непознати за вас.
Разбира се, има нюанси. Да, ние като ИТ платформа изнасяме всичко, което е възможно, но в крайна сметка някои от функциите трябваше да бъдат върнати на компанията.
Нашата практика показва, че критично важни за компанията позиции все пак трябва да бъдат на щат.
Първоначално възложихме и функциите на адвокат, но с разрастването на компаниятапроизводителността на един адвокат на свободна практика не беше достатъчна. Той се справи добре с всички задачи в началото и ни струваше само няколко хиляди рубли на месец.
Когато няколко партньори започнаха да се свързват с нас на седмица, а не на месец, трябваше да договорим договори не за няколко дни, както преди, а за час. Сега имаме собствен адвокат в държавата, който осигурява необходимата бързина, дори и да струва в пъти повече. Нищо без това.
Подобна история се случи и със счетоводството, което в нашия случай е обвързано с продажбите. Когато бизнесът започна да расте, беше необходимо да се вземат предвид дузина нови договори на ден - което, разбира се, услуга на свободна практика не може да осигури.
Тук въпросът беше в скоростта на промяната. Обемът на разговорите се поемаше от изнесения кол център. Въпреки това, ако е необходимо да се променят скриптове за обаждания, да се въведат нови поздравления или бързо да се получи обратна връзка за нов продукт, тогава в случай на аутсорсинг необходимите промени няма да настъпят толкова бързо, колкото бихте искали.
Останахме във външен кол център повече от година, но в крайна сметка решихме да прехвърлим част от функциите му на персонала. Вътрешните служители познават по-добре ситуацията в компанията, за да могат да обслужват по-добре клиентите. Ние първо тестваме всички нови идеи във вътрешния кол център и веднага щом постигнем желания резултат, изпращаме тези идеи към външните кол центрове. Обикновено отнемат няколко дни, за да свикнат.
Първоначално също възложихме разработката на външни изпълнители, но след няколко месеца осъзнахме, че нашият собствен отдел за развитие би бил най-добрият вариант. Причините са ясни: бързина, достъпност, разбиране на спецификата и т.н. Много е важно да се контролира качеството на кода и неговата непрекъснатост, в противен случай съществува риск новите разработчици да неще може да поддържа стария код. За нас ИТ е ключов компонент на бизнеса, който винаги трябва да е „под ръка“ и под пълен контрол.
Аутсорсингът сега е най-доброто решение за всеки разрастващ се бизнес. Изключително трудно е да увеличите скоростта и обема без загуба на качество, а аутсорсингът се превръща в начин за придобиване на голям персонал от професионалисти във вашата индустрия. Да, понякога трябва да се разделите с контрагентите, тяхната работа трябва да бъде контролирана - но същото важи и за служителите в компанията.