Препоръки за изготвяне на окончателен отчет за усвояване на средствата от безвъзмездната финансова помощ, Платформа за съдържание
които са получили безвъзмездна финансова помощ за реализирането на проекта
със заповед на президента на България от 30.06.07г
Указания за съставяне
Окончателен отчет за използването на безвъзмездната помощ
Окончателният доклад се изготвя вдва екземпляраи включва:
1.Заглавна страница(Формуляр - Приложение към Договора за безвъзмездна финансова помощ);
В колоната „Период на отчитане“ е необходимо да посочите: датата на получаване на безвъзмездната помощ - датата на завършване на проекта в съответствие с параграф 5.1.1 (b) от споразумението за безвъзмездна помощ, посочете в скоби - „Окончателен отчет“
2.Аналитичен доклад(Формуляр - Приложение към Договора за безвъзмездна финансова помощ);
Аналитичният доклад трябва да включва следните видове информация:
- описание на съдържанието на извършената работа;
- основни резултати за периода;
- значимостта на получените резултати и потенциалните области на тяхното приложение;
- преглед и характер на извършените дейности през отчетния период;
- наличието и характера на непланирани резултати;
- оценка на успеха на проекта;
- недостатъци, установени по време на изпълнението на проекта;
- общи заключения по проекта;
- друга информация трябва да съдържа следното:
- партньори по събитие или проект;
- представители на властите и администрацията, общественици и други специално поканени гости, подкрепили проекта и провежданите събития;
- броя на участниците в събитията;
- привличане на допълнителни средства и разходване на собствени средства за изпълнение на проекта, посочен в заявлението за безвъзмездна финансова помощ.
Аналитичният доклад не се извършва в произволно представяне, а в строго съответствие с горнототочки.
Аналитичният доклад се подписва от ръководителя на проекта, поставя се подписът на ръководителя и печатът на организацията, получаваща средства, и датата на подписване на доклада.
3.Отчет за изпълнение на календарния план(Образец - Приложение към договора за безвъзмездна финансова помощ)
Дейностите от отчета трябва ясно да съответстват на дейностите от календарния план към Договора за безвъзмездна помощ.
Отчетът за изпълнението на календарния план се подписва от счетоводителя и ръководителят на организацията получател се подпечатва с печата на организацията получател.
4.Финансов отчет(Формуляр - Приложение към договора за безвъзмездна финансова помощ)
Окончателният финансов отчет трябва да съдържа копия на всички финансови документи, потвърждаващи направените разходи, включително:
При плащане в брой:
- фактура или касов бон за приходен касов ордер.
За безналично плащане:
- товарителница или удостоверение за приемане и предаване на извършената работа;
При плащане на участващи служители:
- ведомост за заплати или разходен касов ордер;
- лист за работно време за служители на пълен работен ден;
- платежно нареждане, потвърждаващо плащането на данъци и други задължителни плащания.
- командировъчна заповед;
- командировка и отчет за командировка;
- предварителен отчет, включващ всички необходими документи, потвърждаващи разходите за командировката (билети (документи за плащане на транспортни разходи), хотелски сметки (пътните разходи трябва да бъдат възстановени стриктно в съответствие с българските правила за възстановяване на пътни разходи) и други документи).
Ако физическо лице, което не е в персонала на организацията, извършва някаква работа (предоставя услуги) за това предприятие, включителносвързано с пътуване до друга област, тогава между предприятието и това лице трябва да бъде сключен гражданскоправен договор за извършване на тези работи.
Финансовият отчет се подписва от ръководителя на проекта и счетоводителя, подписва се от ръководителя и се подпечатва от организацията, получаваща средствата.
Съгласно условията на споразумението за безвъзмездна помощ, целевите средства трябва да се изразходват директно от получателя и в строго съответствие с бюджета. Безплатното прехвърляне на средства към трети страни е нецелесъобразно използване на безвъзмездни средства. В този случай те трябва да бъдат върнати на концедента.
Копията на финансовите документи трябва да бъдат заверени с печата и подписа на ръководителя на организацията.
Всички листове на окончателния доклад са номерирани и прошнуровани и подпечатани с печата на организацията получател. На последната страница на окончателния доклад, подписан от ръководителя на организацията-получател, е посочено: „Този доклад номерира, прошива и запечатва отчета _____ листа, финансови документи ____ листа“.
Номерирани, зашнуровани и подпечатани в този доклад:
Доклад ___________________________________________________ листа
Финансови документи _____________________________________ листове
Благотворителна фондация ___________________________
Всички допълнителни материали се обработват и изпращат в съответствие с Изискванията за допълнителни материали. Изискванията за допълнителни материали са публикувани на уебсайта на организациятаwww. *****.