Приблизителна позиция в архива - образец на РБ 2019 г
Отворете документа в галерията:
Текст на документа:
1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. За своевременно получаване на архивни документи от структурни подразделения или други източници, попълване, осигуряване на тяхното отчитане, безопасност, подреждане и използване в съответствие с действащото законодателство и подготовка за прехвърляне на документи за постоянно съхранение в ______ "______" се създава Архив.
1.2. Организацията предоставя на архива необходимите помещения, оборудване и персонал.
1.3. Архивът на документите на организацията (наричан по-нататък Архивът) е самостоятелно структурно звено / е част от друго структурно звено.
1.4. Архивът е пряко подчинен на ръководителя на организацията (началника на отдела за документална поддръжка - в зависимост от организационната структура на управлението).
1.5. Архивът се ръководи от ръководителя, който се назначава на длъжност и освобождава от длъжност със заповед на ръководителя на организацията по предложение на ръководителя на отдела по персонала.
За ръководител се назначава лице, което има висше професионално образование без предявяване на изисквания за трудов стаж или средно специално образование и трудов стаж в офис работа най-малко 2 години.
1.6. Мениджър на архива:
1.6.1. Ръководи организацията и управлението на архивите в организацията.
1.6.2. Осигурява по установения ред получаване, регистриране, систематизиране, съхранение и използване на документи.
1.6.3. Ръководи работата по съставянето на справочен апарат, улесняващ отчитането и използването на архивните документи.
1.6.4. Дава насоки внамиране на необходимите документи.
1.6.5. Инструктира служителите на структурните подразделения относно реда за формиране, подготовка и предаване на делата в архива.
1.6.6. Контролира навременността на получаване в архива на документи, завършени от деловодството.
1.6.7. Осигурява работа по експертиза на ценността на архивните документи, оформяне на документи за постоянно и временно съхранение.
1.6.8. Наблюдава работата по съставяне на описи на дела за предаване на документи в държавни архиви, съставяне на актове за унищожаване на документи, чийто срок на съхранение е изтекъл.
1.6.9. Осъществява контрол върху състоянието на документите, навременността на тяхното възстановяване, спазването на условията в помещенията на архива, необходими за осигуряване на безопасността на документите.
1.6.10. Организира работата по водене на документооборота и броя на делата, издаване на архивни удостоверения въз основа на данните, налични в архивните документи.
1.6.11. Изготвя предписани отчети.
1.6.12. Участва в разработването на правилници и инструкции за деловодство и организация на архивите.
1.7. По време на отсъствието на ръководителя на архива неговите задължения се изпълняват от _______________, назначен със заповед на ръководителя на организацията.
1.8. Структурата и щатът на архива се определят от щатното разписание на организацията в зависимост от обема и броя на документите, съхранявани в архива.
1.9 Архивът в своята дейност се ръководи от:
1.9.1 Нормативни правни актове за водене на деловодство и организация на архивите.
1.9.2 Харта на организацията (Правилник за организацията).
1.9.3 Заповеди и заповеди на ръководителя на организацията.
1.9.4 Правила за вътрешния трудов ред.
1.9.5 Колективен трудов договор.
1.9.6 от настоящия правилник.
1.10. Квалификационните изисквания, функционалните задължения, правата, отговорностите на ръководителя и другите служители на архива се регулират от длъжностни характеристики, одобрени от ръководителя на организацията.
1.11. Ръководителят на архива (лицето, изпълняващо длъжността му) има право да подписва документи, изпратени от името на архива по въпроси от неговата компетентност.
1.12. Архивът в своята дейност взаимодейства с други структурни подразделения на Организацията, както и в рамките на своята компетентност с трети страни.
1.13. Работата на архива на организацията се извършва планово.
Архивът на организацията включва:
- работен план за годината;
- график за получаване на дела в архива на организацията;
- график за предаване на файлове за постоянно съхранение в държавния архив, представяне на годишни части от обобщени описи на дела за разглеждане от експертната и методическата комисия на държавния архив или експертната и проверителната комисия на структурното звено за архиви и деловодство на регионалния изпълнителен комитет;
- паспорт на архива на организацията.
1.14. Архивните документи включват:
- документи с дългосрочен (над 10 години) период на съхранение, формирани в хода на дейността на структурните подразделения на организацията; документи, необходими при практически дейности; документи за персонала;
- документи за постоянно съхранение и за персонала на предшестващите организации;
- документи за постоянно съхранение и персонал на ликвидирани организации, пряко подчинени на тази организация;
- официални и ведомствени издания;
- научно-справочен апаратза архивиране на документи.
1.15. При смяна на ръководителя на архива на организацията (лицето, отговорно за архива), със заповед на ръководителя на организацията се назначава комисия от най-малко 3 души. Приемането и предаването на документи и дела, научната справочна апаратура за тях, счетоводни документи, както и помещения, инвентар и оборудване на архива на организацията се съставят с акт.
1.16. Ръководителят на организацията или неговият заместник ръководи дейността на архива.
2 ОСНОВНИ ЦЕЛИ
Задачите на архива на организацията са:
2.1. Придобиване на архивни документи.
2.2. Осчетоводяване и осигуряване безопасността на документите.
2.3. Осигуряване ползването на документи.
2.4. Подготовка и предаване на документи за постоянно съхранение в държавния архив в случаите, установени от актовете на законодателството на Република Беларус.
2.5. Осъществяване на методическо ръководство и анализ на състоянието на архивирането и деловодството в подчинените (част от системата) организации и организации - източници на архивно придобиване.
В съответствие с основните задачи на архива се възлагат следните функции:
3.1. Съставя и ежегодно актуализира списъка на организациите - източници на комплектуване (за съвместния архив).
3.2. Приема за съхранение документи на структурни подразделения на организацията и организации - източници на придобиване на архива.
3.3. Отчита постъпилите в архива документи и дела, поддържа набор от счетоводни документи.
3.4. Извършва класификацията на документите по архивни фондове и архивни колекции (наричани по-нататък фонд) на документи и дела, приети в архива.
3.5. Осигурява безопасността на постъпилите в архива документи и дела, контролира условията за тяхното съхранение, извършва проверкиналичие на документи и дела.
3.6. Съставя и поддържа в актуално състояние научно-справочния апарат за документи, съхранявани в архива.
3.7. Осъществява използването на документи, съхранявани в архива, издава информационни документи, копия на архивни документи, копия на части от архивни документи по искане на организации и граждани, предоставя документи на потребителите за работа в читалнята, издава файлове за временно ползване на структурни подразделения на организацията и организации на трети страни, води записи и анализира използването на документи.
3.8. Участва в работата на централната експертна комисия (наричана по-нататък ЦИК) или експертната комисия (наричана по-нататък ЕК) на организацията, предоставя методическа помощ при провеждане на проверка на стойността на документи, намиращи се в структурните подразделения на организацията, в подчинени (част от системата) организации и в организации - източници на придобиване на архиви.
3.9. Извършва проверка на стойността на документите и делата, съхранявани в архива на организацията, съставя годишни раздели на обобщени описи на делата, които трябва да се съхраняват, и актове за разпределяне за унищожаване на документи и дела, които не подлежат на съхранение, предава ги на ЦИК (ЕК) на организацията и в случаите, установени от този правилник, други актове на законодателството на Република Беларус, - държавния архив, структурното звено за архиви и деловодство на областния изпълнителен комитет или по-висока организация.
3.10. Подготвя и предава документи за постоянно съхранение в държавния архив в случаите и по начина, установен от този правилник, други актове на законодателството на Република Беларус.
3.11. Представлява структурното звено по архивно дело и деловодство на областната изпълнителна власткомисията или държавния архив - информация за състава и обема на фондовете, съхранявани в архива, в случаите, установени от актовете на законодателството на Република Беларус.
3.12. Той проверява съответствието на формирането и обработката на делата в структурните подразделения на организацията и организациите - източници на придобиване на архива, на установените изисквания.
3.13. Анализира състоянието на архивите и опазването на документите в подчинените (част от системата) организации и организации - източници на архивно попълване.
3.14. Участва в разработването на проекти на нормативни правни актове и методически документи по архивно дело и управление на документацията.
3.15. Участва в провеждането на дейности за повишаване на квалификацията на служителите на архивите и службите за документална поддръжка за управление на организацията, подчинените (част от системата) организации и организации - източници на придобиване на архива.
За изпълнение на основните задачи и функции архивът на организацията има право:
4.1. Анализира прилагането на установените правила за работа с документи в структурните подразделения на организацията, подчинените организации (част от системата), организациите и организациите - източници на придобиване на архиви, дава им инструкции по предписания начин по въпроси от компетентността на архива на организацията.
4.2. Изисквайте структурните подразделения на организацията и организациите - източници на придобиване на архива, за своевременно прехвърляне на документи в архива на организацията в подредено състояние.
4.3. Заявка от структурните подразделения на организацията и организациите - източници на придобиване на необходимата за работата архивна информация.
4.4. Изпращайте предложения до ръководството на организациятаподобряване на деловодството и архивирането.
5. ВРЪЗКИ. КОНТАКТИ
5.1. С всички структурни подразделения по следните въпроси:
- предаване на документи, техни копия за използване на място и в архива; с право на изваждане от архива в установените срокове за възпроизвеждане (копиране);
- търсене на необходими документи, информация;
- връщане на документи в архива;
5.2. С офиса за въпроси:
- деловодство (включително подготовка и предаване на документи за архивиране);
- получаване и издаване на документи за възпроизвеждане или копиране;
5.3. С услугата за поддръжка на документация за управление (DOE):
- упражнява контрол върху формирането и изпълнението на досиета в структурните подразделения на организацията, подготовката на документи и досиета, образувани в тяхната дейност, за предаване на съхранение в архива на организацията, както и анализира състоянието на архивите в организациите - източници на придобиване, други организации, подчинени (включени в системата) организация;
6.1. Пълната отговорност за качеството и навременното изпълнение на задачите и функциите, възложени с този правилник на архива, се носи от ръководителя на архива.
6.2. Степента на отговорност на другите служители се установява с длъжностни характеристики.