Приблизителна позиция в архива
Абонамент за списание
Други наши публикации
Рубрики в бр
Рубрика "Офис работа"
Л.Ф. Яновская, икономист
Приблизителната наредба за архива е разработена въз основа на квалификационната характеристика „Мениджър на архив“, съдържаща се в брой 1 на Единния квалификационен указател на длъжностите на служителите (EKSD) „Позиции на служителите за всички сектори на икономиката“ [1], и изискванията на Държавния стандарт на Република Беларус (STB) 6.38-2004 „Единни системи за документация на републиката на Беларус. Система от организационно-административна документация. Изисквания към документацията.
(име на компания) __________________________________________
(ръководител на организацията или друго длъжностно лице
лице, упълномощено да одобри документа)
(подпис) (инициали, фамилия)
1 Общи разпоредби
1.1 Архивът е самостоятелно структурно подразделение на организацията[2].
1.2 Архивът се създава, реорганизира и ликвидира със заповед на ръководителя на организацията, изпълнява определени функции, не е отделна структурна единица на организацията, няма собствено финансово управление, не е юридическо лице. Преустройството и ликвидацията на архива се извършва в съответствие с трудовото законодателство, колективния трудов договор и уведомяване на профсъюзния комитет.
1.3 Архивът е пряко подчинен на ръководителя на организацията (началника на отдела за документална поддръжка - в зависимост от организационната структура на управление).
1.4 Архивът се ръководи от ръководителя, който се назначава на длъжност и освобождава от длъжност със заповед на ръководителя на организацията при подаваненачалник отдел "Личен състав".
1.5 За началник на архива се назначава лице с висше професионално образование без изискване за трудов стаж или средно специално образование и трудов стаж в деловодството най-малко три години.
1.6 Ръководителят на архива има заместник (заместници).
1.7 Задълженията на заместника (заместниците) се определят (разпределят) от ръководителя на архива в съответствие с длъжностните характеристики и този правилник.
1.8 Заместникът (заместниците) и ръководителите на структурните звена, съставляващи архива, се назначават (назначават) на длъжност и освобождават (освобождават) от длъжност със заповед на ръководителя на организацията по предложение на ръководителя на архива.
1.9 Архивът в своята дейност се ръководи от:
1.9.1 Харта на организацията (Правилник за организацията).
1.9.2 Нормативни правни актове за деловодство и организация на архивите.
1.9.3 Заповеди и заповеди на ръководителя на организацията.
1.9.4 Правила за вътрешния трудов ред.
1.9.5 Колективен трудов договор.
1.9.6 от настоящия правилник.
2 основни задачи
Основните задачи на архива са:
2.1 Приемане, регистрация, систематизиране, осигуряване на безопасността и използването на документите по предназначение.
2.2 Създаване на научен справочен апарат.
2.3 Инструктиране на служителите на структурните подразделения относно процедурата за формиране, подготовка и предаване на дела в архива.
2.4 Методическо ръководство на работата на структурните звена на архива.
3 Организационна структура
3.1 Структурата, персоналът и размерът на архива се променят и одобряват със заповед на ръководителя на организацията вв съответствие със стандартните структури, стандартите за персонал, характеристиките и условията на дейността на организацията по предложение на ръководителя на архива и съгласувано с OOTiZ, OK, YurO в областите на дейност на тези структурни подразделения.
3.2 Архивът включва подчинени структурни звена (бюра, сектори, групи) или отделни специалисти, отговарящи за:
- документи и опаковки;
- внедряване и експлоатация на системи за търсене на информация и съвременни информационни технологии и др.
3.3 Отговорностите между служителите на архива се разпределят от ръководителя на архива въз основа на съответните длъжностни характеристики.
4 функции
В съответствие с основните задачи на архива се възлагат следните функции:
4.1 Приемане, регистрация, систематизиране на документи, осигуряване на тяхната безопасност и използване по установения ред.
4.2 Ръководство на работата по съставянето на научен справочен апарат, който улеснява отчитането и използването на архивни документи, а именно: описи, картотеки, каталози, индекси, ръководства, прегледи, исторически справки и др.
4.3 Оказване на методическа помощ при намиране на необходимите документи.
4.4 Инструктиране на служителите на структурните подразделения относно процедурата за формиране, подготовка и предаване на дела в архива.
4.5 Контрол върху навременността на получаване на документи, завършени от деловодството в архива.
4.6 Осигуряване на работата по изследване на ценността на архивните документи, формиране на документи за постоянно и временно съхранение.
4.7 Ръководство на процеса на компилиранеописи на дела за предаване на документи в държавни архиви, актове за унищожаване, документи, чийто срок на съхранение е изтекъл.
4.8 Контрол върху състоянието на документите, навременността на тяхното възстановяване, спазването на условията в архивните помещения, необходими за осигуряване на безопасността на документите.
4.9 Отчитане на работния процес и броя на делата.
4.10 Издаване на архивни свидетелства въз основа на данните, налични в документите на архива.
4.11 Изготвяне на установена отчетност.
4.12 Участие в разработването на правилници и инструкции за деловодство и организация на архивите.
4.13 Работи за опазване на информацията, представляваща държавна, търговска и служебна тайна.
5 Права и задължения
5.1 Архивът има право:
5.1.1 Дава инструкции на структурните подразделения на организацията и отделните служители относно процедурата за формиране, подготовка и предаване на файлове в архива, съставяне на описи на дела за прехвърляне на документи в държавни архиви и други въпроси, свързани с компетентността на архива.
5.1.2. Изисква и получава от други структурни звена и отделни специалисти необходимите документи и материали по въпроси от компетентността на архива.
5.1.3 Кореспонденция по въпроси от компетентността на архива, както и други въпроси, които не изискват съгласуване с ръководителя на организацията.
5.1.4 Изискване от служителите на подразделенията на организацията своевременно да върнат документите и другите информационни материали, получени в архива за временно ползване; пълна доставка на документация; обяснения за невръщане, повреда на документи и др.
5.1.5 Не приемайте документи, изготвени в нарушение на установените правила.
5.2 Ръководителят на архива има право да:
5.2.1 Запознайте се с проектите на решения на ръководството на организацията относно дейността на архива.
5.2.2 Да прави предложения на ръководството на организацията за подобряване на дейността на архива и организацията като цяло в рамките на своята компетентност.
5.2.3 Установява служебни задължения за служителите, които са му подчинени.
5.2.4 Внася предложения за разглеждане от ръководителя на организацията за стимули за образцово изпълнение на трудовите задължения, непрекъсната и безупречна работа на подчинените му служители или налагане на материални и дисциплинарни санкции на подчинени негови служители, които не спазват или неправилно изпълняват задълженията си, както и предложения за назначаване, преместване, освобождаване на архивни работници.
5.2.5 Изискване от подчинените служители да спазват нормите и правилата за защита на труда и противопожарна безопасност, спазване на вътрешните трудови разпоредби.
5.2.6 Подписват и заверяват документи в рамките на своята компетентност.
5.2.7 Проверете правилността на отчитането и съхранението на формуляри за строг отчет.
5.2.8 Следете правилната работа и изправността на производствените съоръжения, наличието и изправността на противопожарното оборудване.
6 Връзки. Връзки
6.1 С всички структурни подразделения по следните въпроси:
- предаване на документи, техни копия за използване на място и в архива; с право на изваждане от архива в установените срокове за възпроизвеждане (копиране);
- търсене на необходими документи, информация;
- връщане на документи в архива;
6.2 С офис на:
- водене на документация (включително подготовка и подаване на документи за подаване наархив);
- получаване и издаване на документи за възпроизвеждане или копиране;
7 Отговорност
7.1 Отговорността за правилното и навременно изпълнение на задачите и функциите, възложени от настоящия правилник на архива в съответствие с приложимото законодателство, пълнотата и коректността на използването на предоставените права, се носи от ръководителя на архива.
7.2 Управителят на архива носи лична отговорност за:
7.2.1 Спазване на действащото законодателство при осъществяване на дейността си.
7.2.2 Организация и поддържане на архивите в организацията.
7.2.3 Правилен подбор, рационално разположение и използване на персонала в съответствие с професионалните, деловите и моралните качества.
7.2.4 Спазване на правилата за отчитане и съхранение на документацията, приета за съхранение и издадена за използване.
7.2.5 Създаване на необходимите условия за работа с документи в архива.
7.2.6 Спазване на трудовата и производствена дисциплина от служителите на архива.
7.2.7 Спазване на правилата и разпоредбите за защита на труда, пожарната безопасност, вътрешните трудови разпоредби от себе си и от подчинените служители.
7.2.8 Материални щети, причинени по негова вина, по предписания начин.
7.3 Отговорността на другите служители на архива се установява с длъжностните им характеристики.
7.4 Служителите на архива носят колективна отговорност за разкриване на информация, представляваща държавна, търговска и служебна тайна.
Ръководител на структурното звено _____________ ____________________
(подпис) (инициали, фамилия)
Началник на отдела за организация на труда и заплатите (OOTiZ)
(подпис) (инициали, фамилия)
Началник човешки ресурси(ДОБРЕ)
(подпис) (инициали, фамилия)
Началник правен отдел (ЮрО)
(подпис) (инициали, фамилия)
[2] Архивът може да бъде част (да бъде подчинено структурно звено) и на отдела за документално осигуряване.