Примерна поръчка завнедряване на система за управление на качеството ISO 9001
За пример как може да изглежда заповедта на една организация за прилагане на стандарта ISO 9001, вижте PDF документа, прикачен под статията. Необходимостта от издаване на такава заповед едва ли ще бъде оспорена от някого. Поне по силата на параграфи № 5 и № 7 от ISO 9001:2015. Ръководството трябва да упражнява лидерство в проекта за внедряване на системата за управление на качеството (СУК, - бел. ред.) и да го подкрепя с адекватно разпределение на ресурсите. Ако правомощията на ръководителя и членовете на работната група по внедряването не са потвърдени и подкрепени, тогава е почти неизбежно ръководителите на отдели и дори отделни служители, които отговарят за специфични бизнес процеси, които са важни за организацията-изпълнител, да игнорират срещи и да нямат желание да контактуват с „работници по качеството“. Те ще възприемат проекта за създаване на СУК като ничия отговорност и поредната „прищявка“, хрумнала на някого от върха и която е на път да им отнеме ценното време. На интригантите във фирмата ще им се стори, че никой няма да забележи усилията им в подобна ситуация, тъй като липсата на официална заповед явно означава, че "намирисва на нещо политическо" или че самото ръководство не знае какво иска. Искада го "вкара" в кутията"без склад и хармония" и да види какво ще се случи.
При такива първоначални обстоятелства може да има безкрайни, безсмислени „разширени“ срещи, всяка от които ще завърши с „нови задачи“ на ръководителя на работната група за изпълнение от всички и тези задачи няма да имат край. При всяка нова среща ситуацията ще се повтаря. Проектът ще стои в начална точка, без никакви перспективи за популяризиране. В тази ситуация само истински лидер сстрахотно преживяване. Той просто ще ходи от кабинет на кабинет „с кожено яке и с револвер” и ще компенсира с директен натиск това, което ръководството не му е дало като лидер. Но, както пише немският драматург Бертолт Брехт, „нещастна е страната, която има нужда от герои“. Ако има нужда от герои, значи организацията като система не работи добре. Кога е време да се издаде заповед за внедряване на СУК? Обикновено това действие отваря проект. Но преди да издаде поръчка, висшето ръководство трябва да премине обучение по ISO 9001 или да се консултира с включен консултант-изпълнител. Ако това не бъде направено първо, тогава „фантастичните“ поръчки могат да попаднат в поръчката. Един от популярните примери в интернет за това как може да бъде това е шега за нареждане на определен служител да „приложи процесен подход за три месеца“. За тези, които са запознати със спецификата на ISO 9001, некоректността на постановката на проблема е абсолютно очевидна.
Но какво тогава трябва да има в реда? Експертите препоръчват в този ред да се назначи „представител на висшето управление на качеството“ (термин от ISO 9001, - бел. ред.), назначаване на работна група за изпълнение поименно (обикновено 5-10 души, - бел. ред.), Задължително е да се предпише отговорността и правомощията на участниците в проекта. Заповедта трябва да мотивира служителите, следователно, от една страна, се препоръчва в нея да се посочи честотата и времето за срещи на членовете на работната група за внедряване, от друга страна, да се определи системата за бонуси за служителите за участие в разработването на СУК. Ако от самото начало се планира сертифициране на създаваната система, тогава програмата за подготовка за сертифициране може да бъде включена в поръчката като приложение. Счита се за правилно да се назначат главните специалисти от основните отдели и служби на компанията в работната група на проекта.