Протокол в съвременната офис работа
Протоколът заема особено място в системата от организационни и разпоредителни документи. От една страна, той може да бъде приписан на информационни документи (тъй като съдържа информация за обсъждането на някои управленски въпроси), а от друга страна, протоколите съдържат разпоредителна част и следователно могат да се считат за административни документи.
Протокол - документ, който фиксира хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, сесии, конференции. В протоколите се документира дейността на постоянните колегиални органи, като колегиуми на комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети.
Събранията на акционерите, заседанията на съветите на директорите подлежат на задължително регистриране.
Протоколите се представят на държавните органи за регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, съвещания, семинари и др.).
Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.
В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола (фиг. 1).
| форма на протокол |
| Пълен протокол |
| Стенографски протокол |
| Кратък протокол |
Ориз. 1 - Формуляри за протоколи
Кратък протокол - отразява обсъжданите въпроси на срещата, имената на ораторите и взетите решения (виж Приложение 1). Препоръчително е такъв протокол да се води само в случаите, когато заседанието се протоколира, докладва иизказванията ще бъдат предоставени на секретаря или когато срещата е оперативна.
Стенографският протокол се съставя въз основа на стенографския запис на заседанието (стенограма) и дословно предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и вземане на решение по него.
Пълен и стенографски протокол се съставя въз основа на ръкописни стенографски или магнетофонни записи, които се съхраняват по време на заседанието.
Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните данни: наименование на институцията (организация, предприятие), вид на документа (протокол), място за поставяне на датата, индекс на документа, място за съставяне на протокола, място за заглавие към текста. Датата на протокола е датата на срещата (протоколът обикновено се изготвя след срещата). Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата.
Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Протоколите се номерират в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.
Заглавието на текста на протокола като правило отразява вида на заседанието или колегиалната дейност и е в съответствие с наименованието на вида документ. Например: Протоколи - заседания на борда; – срещи на трудовия колектив; - срещи на ръководители на структурни подразделения.
Текстът на протокола включва уводна и основна част.
В уводната част на протокола след заглавието се посочват имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието (в кратката форма на протокола тази информация е изпусната). От нов ред след думата "Присъстваха" се изписват имената, инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (по азбучен ред), имената, инициалите и длъжностите на поканените на заседанието. При направатав протокола от разширеното заседание не са посочени имената на участниците, но общият им брой е посочен с цифра. Участниците се преброяват според регистрационните списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.
Дневният ред се включва в уводната част на протокола. Той изброява обсъжданите на срещата въпроси с имената на ораторите (говорителите) и фиксира последователността на тяхното обсъждане. Дневният ред на срещата по правило се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на срещата.
Текстът на основната част от протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, установени от дневния ред.
Основната част на текста на протокола съдържа толкова точки, колкото точки има в дневния ред. Секциите са съответно номерирани. Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват от параграф, за да се открои в текста на протокола записът на изказването на основния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитива, формулиращ решението на събранието.
Със същата цел в текста на протокола фамилията и инициалите на всеки оратор се отпечатват от нов ред в именителен падеж. Представянето на записа на речта се отделя от фамилното име с тире, посочва се от трето лице единствено число.
Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Подписва се от председателя и секретаря.
Извлечение от протокола е точно копие на частта от текста на оригиналния протокол, свързана с точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението. В същото време се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, отразяващ дискусията.проблем и решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той съставя и заверка. Състои се от думата "Вярно", означение за длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение е дадено за представяне на друга организация, то се заверява с печат.
Така най-голямата административна реформа на Петър I беше свързана със замяната на многобройни и тромави заповеди от колежи. Създаването на колежи в началото не е свързано с разработването на нови правила за организацията на деловодството в централните институции на страната.
По този начин. Общият правилник узакони функционирането на еквивалентни синонимни думи, което, разбира се, не допринесе за подобряването на деловодството не само в колежите, но и в други институции на страната. Текстът на Правилника е толкова пренаситен с чужди думи, че се оказва необходим речник („Тълкуване на чуждите речи”), съставен като приложение към него.
ОБОБЩЕНИЕ
Всеобхватното регулиране от страна на монарха на живота на неговите поданици в "редовна държава" се сблъсква с вековни традиции, които той така и не успява да преодолее напълно. Следователно най-забележителната черта във всички сфери на живота на българското общество в края на XVII - първата четвърт на XVIII век. имаше противоборство между традиционно и ново, светско и църковно, родно българско и чуждо. В условията на реформите на Петър I, на фона на разширяването на международните връзки, в България се появяват нови видове и разновидности на изворите, макар и вече познати на Запад. Увеличаването на общия корпус от писмени източници изисква и нови думи-термини за техните имена, които доста често са заимствани от други езици. Чужда терминологиябеше въведен предимно в деловодството на централния апарат на властта, а по-ниските институции основно запазиха предишните видове (разновидности) на документалните източници и техните имена. Новите наративни източници, когато се появяват, приемат формата и наименованията на документалните. За разлика от духовните документи, те не са били „оковани“ от нормативни образци, така че сред тях има забележима вариативност в имената и самоназванията.
Като цяло краят на XVII - първата четвърт на XVIII век. е период на паралелно съществуване на "стари" и "нови" видове (разновидности) източници и постепенно формиране на форми и наименования, които съответстват на тяхното предназначение. Това беше ерата на прехода от „старата“ номенклатура на писмените източници към „новата“, която погълна цялата сложност и оригиналност на епохата на реформите на Петър.
Процесите, които се случиха с документите на централния офис, не можеха да не засегнат формата и заглавията на документите на по-ниските органи на управление, но тук промените бяха много по-малко. Така например, според наблюденията на G.D. Капустина, през първата четвърт на XVIII век. сред актовете, събрани в московската крепостна служба, не възникват нови разновидности. Други изследователи обаче отбелязват появата на нови актове (споразумения, договори), които все още нямат стабилна форма.
В същото време историците единодушно отбелязват не само изчезването на определени видове актове (като служебно робство, доходи, обмен, записи на заеми за селяни и др.), Но и нещо ново, което се появява в актовете от 18 век. Бурните трансформации на Петър Велики във всички сфери на живота на страната вече бяха трудни за отразяване в старите форми. Чиновниците (писари), които нямат нови нормативни образци, „не винаги могат да припишат този или онзи документ към който и да е вид актове, които са им известнии им даде произволни имена. Следователно в този период "различни форми на лични отношения, различни форми на производство са въплътени в едно и също разнообразие от действия". И в същото време различни актове (като например жилищни, наети, договорни записи) често регистрират наемането на работници, които са били в равни условия. Въпреки това правителството се опита да въведе законодателни промени във формата на актове, които бяха установени в продължение на много десетилетия, например остарели фрази като "se yaz" бяха премахнати. Като цяло те стават по-малко архаични.
Списък с референции
1. Анодина Н.Н. Бизнес писмо: методология за изготвяне и правила за дизайн: практ. надбавка. - 8-мо издание, Рев. — М.: Омега-Л, 2014. — 100 с.