Проверка на музейния фонд, включване на музейни експонати

Свързани статии

Всички предмети и колекции, принадлежащи на музея, както и свързаните с тях научни и помощни материали, съставляват музейния фонд. Профилът на тази културна институция зависи от музейния фонд.

Какви са особеностите на музейния фонд

Ако говорим за музейния фонд, тогава си струва да се отбележат някои от неговите характеристики, а именно:

всички колекции, налични в музея, трябва да бъдат част от Музейния фонд на Руската федерация, който е разделен на две части - държавна и недържавна;
както ръководството, така и служителите на културната институция са длъжни да се грижат за безопасността на предметите или колекциите, които се събират в музея;
задължение на всеки от музеите е да проверява наличността на предмети, които са част от музейния фонд;
колекциите и експозициите, които се събират в музея, се класифицират като дълготрайни активи и се отчитат в техния баланс;
ако музеят съхранява предмети от благородни метали или оръжия, тогава има някои ограничения за тяхното съхранение.

Ако музей придобие колекция или предмет, е необходимо да премине през процедурата за включването им в Музейния фонд на Руската федерация. На първо място, трябва да запомните времето за изпълнение на всеки от етапите на тази процедура, които са посочени в законодателни актове.

Например след придобиване на предмет от музей трябва да се направи специална експертиза. И не по-късно от два месеца след провеждането му декларирайте включването на предмета в Музейния фонд на Руската федерация.

Не бива обаче да се забравя, че съгласно закона музейните експонати могат да бъдат включени в българското Министерство на финансите само ако първоначално са регистрирани вДържавен каталог на музейния фонд.

Ще имате ли време да изтеглите всичко необходимо с демо достъпза 3 дни?

Проверка на музейния фонд

Една от преките функции, които изпълнява музеят, е задължителната проверка на наличието на музейни експонати и тяхното удостоверяване със счетоводна документация. Този вид работа се извършва въз основа на правни документи.

Основната цел на проверката на предмети и колекции от музейния фонд е да се даде възможност за обективна оценка на тяхното състояние. Също така в резултат на проверката става възможно да се установят причините за загубата или кражбата на музейни експонати.

В хода на проверката и съпоставката на предметите на музейния фонд е възможно да се установи достоверността на данните, вписани в счетоводните документи, да се провери правилността на счетоводните обозначения и други данни, например:

описания на музейни експонати;
техните размери;
тяхното състояние на запазеност и др.

Ако става въпрос за проверка на колекционерски артикули от благородни метали, тогава освен всички посочени характеристики, в този случай се проверява и теглото.

Преди да се извърши проверката, струва си да се разработят определени критерии, по които ще бъдат избрани субектите, включени в МФ на България. В някои случаи е необходимо да се включат служители на отделите за счетоводство, съхранение и реставрация от други подобни институции, както и допълнително оборудване с компютърни устройства.

Всеки музей има своя музейна инструкция, разработена въз основа на нормативните документи на действащото законодателство в музейната област. Тази инструкция трябва да включва информация относно честотата на проверките на наличността на музейни предмети и колекции.

Всеки музей е длъжен да има перспективен план за инспекция, който уточнява:

всички колекции, включени в музейния фонд;
акт за предишен преглед на всяка от колекциите;
времето, когато е планирано да се проведе следващият тест.

Ако възникне необходимост, дългосрочният план може да бъде актуализиран.

Освен дългосрочния план културната институция изготвя и годишен план. В него, за разлика от перспективата, вече са посочени конкретни срокове за проверка. И двата плана за проверка на наличността на музейни експонати и тяхното съпоставяне със счетоводната документация трябва да бъдат подписани от главния уредник на музея непременно.

След това се изпращат за подпис на ръководителя на музея. Освен това тези документи се утвърждават и с печата на културната институция.

На подготвителния етап на ревизията директорът на музея издава заповед, с която утвърждава състава на комисията и назначава нейния председател. Също така в заповедта е посочен срокът, в който тази процедура трябва да бъде изпълнена.

Струва си да се помни, че уредникът на колекцията от музейния фонд, който е предназначен за проверка, може да бъде включен в комисията за проверка на предмети от тази колекция. Но дори и да не е член на комисията, той все пак трябва да присъства при проверката и съгласуването на елементите със счетоводната документация.

Как се съгласуват музейните предмети със счетоводната документация

В съответствие с инструкциите при извършване на проверка музейните предмети се проверяват по такива счетоводни документи като:

книги за приходи;
актове за приемане на музейни предмети за постоянно съхранение;
научен опис.

Процедурата за съпоставяне на предмети от музейната колекция трябваотговарят на определени изисквания, например:

в счетоводните книги, както и във всяка друга документация, която се използва по време на равнението, не е разрешено да се поставят никакви обозначения;
необходимите бележки и вписвания в счетоводната книга да се правят само съгласно инструкциите.

Неспазването може да навреди на безопасността на важни документи. В някои случаи се използват допълнителни форми и методи за сверяване на музейни предмети със счетоводни документи. Днес специално място заема използването на съвременни маркировки, които позволяват четене на данни с помощта на специални устройства. В момента този метод е достъпен само за големите музеи.

Голяма част от музеите на регионално и общинско ниво не могат да си позволят иновативната система за етикетиране. Основната причина за това е бюджетният дефицит. Следователно тези културни институции продължават да използват обичайните клетъчни таблици по време на съгласуването.

Съпоставянето на предмети от музейни колекции е много по-бързо и по-ефективно, ако са изпълнени следните условия:

при наличие на топография в музейното хранилище;
ако има фотофиксация на предмети от музейния фонд;
ако е изготвено пълно описание на колекцията.

След приключване на работата, насочена към проверка и проверка на предмети и колекции от музейния фонд със счетоводни документи, получените резултати се разглеждат и одобряват от експертната фондова комисия за изкупуване на културната институция.

Ако проверката е извършена в музеи на федерално ниво, тогава актовете за помирение, заедно с приложения и мотивационно писмо, се изпращат до Министерството на културата на Руската федерация. В случай на проверка и съгласуване на позиции със счетоводствотодокументация в музеи на регионално и общинско ниво, тези документи се представят на културните органи на съставния субект на Руската федерация, на чиято територия функционира музеят.

Музейни предмети могат да бъдат отписани и изключени от Музейния фонд на Руската федерация, както и прехвърляне от основния фонд в научно-спомагателния фонд само след издаване на заповед на Министерството на културата на Руската федерация.

Случва се при сверката да се разкрият ненормативни излезли от експлоатация предмети от музейната колекция. В този случай те трябва да бъдат включени в списъка на неоткритите музейни експонати.

Понякога предмети се прехвърлят в научно-спомагателния фонд без заповед на Министерството на културата на Руската федерация. Когато такива елементи бъдат идентифицирани, те се считат за двойно записани. За нарушение на инструкциите се счита и невключването на позиции в счетоводната документация.

Ако е извършено такова нарушение, комисията съставя опис на неотчетените музейни предмети, като посочва техния брой. В бъдеще те се разглеждат от ЕФЗК и се включват в Музейния фонд на България.