Провеждане на срещи 1C
Внимание! Нова версия на програмата с подобрени функции
За организиране на процеса на провеждане на срещи в системата е внедрен бизнес процесът „Провеждане на среща“. Този бизнес процес може да се стартира от менюто "Бизнес процеси \ Срещи" или от "Навигатор" от раздела "Бизнес процеси \ Срещи".
Има възможност за попълване на срещи по предварително подготвени образци.
В системата за управление на документи "Аналитика: Управление на документи" са реализирани следните етапи на срещата:
След като попълните темата, графика и мястото на срещата, в раздела „Участници“ посочете списъка с участниците в срещата, а в раздела „Дневен ред“ попълнете списъка с въпроси на срещата.
Стартирането на бизнес процес "Среща" е възможно от няколко точки. В зависимост от нуждите от автоматизация на срещата на вашето предприятие, можете да изберете една от следните начални точки на бизнес процеса:
Ако е избрана първата начална точка „Изпращане на дневен ред до участниците за одобрение“, тогава процесът ще се извърши по пълния, максимален маршрут (ще бъде извършена максимална автоматизация на срещата), като се започне от издаване на инструкции на служителите за съгласуване на дневния ред и извършване на други действия (за повече подробности вижте по-долу в същия раздел).
Ако изберете втория елемент „Одобряване на срещата (състав на участниците, дата и дневен ред)“, процесът ще бъде стартиран без етапа на неговото одобрение. Участниците в срещата ще бъдат уведомени, когато срещата започне, а задачата за изчакване края на срещата ще бъде активирана в бизнес процеса. След като изтече времето за края на срещата, процесът ще премине към елемента „Одобряване на резултатите и изпращане на инструкции“.
При избор на начална точка незабавно с „Одобряване на резултатитеи изпращане на инструкции“ на участниците в срещата, резултатите от срещата и заданието за изпълнение на задачите ще бъдат изпратени без предварителни действия за координиране на срещата.
Помислете за работата на бизнес процеса по целия маршрут, като започнете от началната точка.
След като попълните (по шаблон или ръчно) първоначалните данни за срещата, като тема на срещата, дата и място на срещата, трябва да създадете дневен ред за срещата. За да направите това, отидете в раздела "Дневен ред" и направете списък с въпроси за срещата.
За да започнете процеса на одобрение, изберете елемента от менюто „Изпращане на дневния ред до участниците за одобрение“, както е показано на фигурата по-долу.
Потребителите, посочени в раздела "Списък на участниците", са инструктирани да съгласуват дневния ред на срещата.
Потребителят, който получава известието за среща, трябва да избере една от трите опции:
Когато изберете втория елемент, ще се покаже допълнително поле за посочване на заместващ служител:
За да промените или допълните списъка с въпроси от дневния ред на събранието, поставете отметка в квадратчето „Предлагам да се направят промени по въпросите от дневния ред на събранието“. В този случай таблицата с въпроси ще стане достъпна за редактиране. След като редактирате известието за среща, трябва да щракнете върху бутона „OK“.
След получаване на отговори от всички потребители, инициаторът на срещата се инструктира да одобри срещата. Формата за поръчка е показана на фигурата по-долу.
Разделът Участници съдържа списък с участници и техните отговори на известия за събрание.
Разделът „Дневен ред“ съдържа два подраздела, първият съдържа оригиналния списък с въпроси, а вторият съдържа опциите за дневен ред, предложени от участниците.
За да консолидирате предложенията на участниците, можете да използвате вградения механизъм за консолидация. В менюто „Консолидиране на предложенията“ на панела с раздели „Дневен ред \ Основен“ можете да изберете да добавите нови предложения към основния дневен ред и/или да комбинирате текстовете на основните точки от дневния ред с елементите, променени от потребителите.
След консолидиране на точките от дневния ред, както и проучване на отговорите на потребителите относно възможността или не за възможността за участие в срещата, инициаторът трябва да реши дали да одобри срещата или да изпрати отново покани. Поканите се изпращат само на потребителите, отбелязани в списъка с участници.
Ако срещата е одобрена, бизнес процесът Провеждане на среща автоматично създава задача за изчакване на крайния час на срещата. Специален фонов потребител (посочен в системните настройки) периодично проверява за крайния час на срещата. Ако времето е изтекло, задачата за изчакване се маркира като завършена и бизнес процесът продължава.
Има алтернативни опции за запис на края на срещата. Потребителят може да избере „Проведена среща“.
Или намерете изпълняваща се задача (чрез бутона „Отиди“) „Изчакване на среща“, отворете я и щракнете върху бутона „Край на срещата“.
Можете също да изберете елемента „Още \ Пренасрочване на среща“ в долната лента с инструменти на бизнес процеса „Провеждане на среща“. В такъв случай тя ще бъде променена на посочената дата на срещата. Потребителите, ако имат отметка в квадратчето „Известие за анулиране“ в раздела „Тема и график“, ще бъдат уведомени.
След приключване на срещата ще бъде изпратено известие до инициатора за утвърждаване на резултатите.
В раздела Решенияе необходимо да се копират въпросите от дневния ред (чрез бутона „Копирай от дневния ред“) и да се посочат взетите решения по всеки въпрос.
Долната част на раздела (вижте фигурата по-горе) съдържа списък с назначени лица, вземащи решения (ако има такива).
След попълване на данните за взетите решения, бизнес процесът ще създаде инструкции за служителите, както и ще изпрати протокола от срещата на участниците за преглед (вижте фигурата по-долу).
Всяка форма на бизнес процеса "Провеждане на среща" съдържа меню за списък на участниците, дневния ред на срещата и взетите решения. Освен това е възможно да се изгради справка „Състояние на задачите“ с селекция за конкретна проведена среща.