Първични документи в електронен вид
Веднага след началото на предприемаческата дейност се появяват огромен брой документи, чийто брой нараства експоненциално.
На практика има редица проблеми, свързани с организацията на работния процес: огромен брой документи, лекота на използване и периоди на тяхното съхранение.
Като цяло, за съжаление, много организации се отнасят доста небрежно към въпроса за безопасността на документите. Условията за съхранение на документи са много различни,стр. 6.5 Наредби за документите и работния процес в счетоводството [1] те се определят съгласноСписък на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, като се посочват периодите на съхранение [2]. Например заповедите за счетоводната политика трябва да се съхраняват най-малко пет години след годината, в която последно са били използвани за изготвяне на финансови отчети, а личните сметки на служителите - 75 години. Следователно възниква въпросът за безопасността на документите. Но тук е необходимо да се прави разлика между понятията документ и информация. Информацията за начисления, удръжки, приходи, разходи и др. може да се съхранява електронно на съвременни носители, но това ще бъде документ само при спазване на определени условия. Първичен документ, който съществува в една единствена форма - електронен файл, не може да бъде признат за правилно съставен първичен документ. Какво е документ?
В съответствие сстр. 2 с.л. 9 от Закон №129-ФЗ първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в унифицирана форма, при липса на такава те трябва да съдържат задължителни данни, една от които е личните подписи на лицата, отговорни за стопанската операция и правилността на нейното изпълнение. В същото време се налагат специални изисквания към лицата справо на подписване на първични документи:
- те се одобряват от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител;
Документите, свързани с паричните средства, се подписват от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица.
В съответствие с тези изисквания първичните документи трябва да бъдат или на хартиен носител, или електронен документ трябва да бъде удостоверен с електронни цифрови подписи (EDS), няма трета възможност.
– сертификатът за ключ за подпис, свързан с този електронен цифров подпис, не е загубил своята валидност (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателство, което определя момента на подписване;
– потвърдена е автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
– електронният цифров подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис (клауза 1, член 4 от Закон №1-ФЗ ).
Днес на практика електронните документи с EDS се използват широко при подаване на отчети чрез интернет до данъчните власти и работа с банки - за транзакции с разплащателни сметки.
По отношение на данъчното счетоводство, съгласночл. 248,252,313 и314 от Данъчния кодекс на Руската федерация е необходимо да се потвърдят както приходите, така и разходите на организацията с първични документи. Потвърждение на данъчните счетоводни данни са:
– първични счетоводни документи (включително удостоверение от счетоводител);
– аналитични регистри на данъчното счетоводство;
-изчисляване на данъчната основа.
Данъчните счетоводни регистри се поддържат под формата на специални формуляри на хартиен носител, в електронен вид и (или) всякакъв машинен носител. Тази процедура е установена в заповедта за счетоводната политика на организацията за целите наданъчно облагане. Когато съхранявате данъчни счетоводни регистри, те трябва да бъдат защитени от неразрешени корекции.
Данъчното законодателство предвижда отговорност за липсата на първични документи вчл. 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация : глоби от 5000 рубли. до 10% от размера на неплатения данък, но не по-малко от 15 000 рубли.
В допълнение към този член има ичл. 126 от Данъчния кодекс, предвиждащ глоба от 50 рубли. за всеки непредставен документ, необходим за осъществяване на данъчен контрол.
Нарушаването на условията и реда за съхранение на документи води до налагане на административна глоба на длъжностни лица в размер от 2000 до 3000 рубли. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация ).
[1] Одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105.