Разчети с отговорни лица
Разплащанията с отговорни лица са често извършвани сделки в държавна институция. Те имат свои собствени нюанси, за които трябва да знаете, за да спазвате процедурата за сетълмент, правилното изпълнение на документите и премахването на възможните негативни последици от неспазване на изискванията на регулаторните правни актове.
Предложената статия обсъжда:
- процедурата за издаване на пари в брой на служител по сметка и връщане на институцията на неизразходваната от него сума, както и възстановяване на разходите на служителя за преразход;
– въпроси на документирането на тези операции;
– негативни последици в случай на неспазване от институция или отговорно лице на изискванията на нормативните правни актове.
Издаване на пари под отчета
Съгласно параграф 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции парите се издават на отговорно лице за разходи, свързани с изпълнението на дейностите на публична институция, въз основа на заявление от служител, съставено в произволна форма и съдържащо следното:
- сумата на паричните средства;
- периодът, за който се издават пари по отчета;
- датата на заявлението;
- подпис на ръководителя на институцията.
Освен това заявлението трябва да бъде придружено от изчисление (обосновка) на размера на аванса (параграф 213 от Инструкция № 157n [1]). Формата на това изчисление не е одобрена, така че може да бъде съставена във всякаква форма.
Издаването на пари в брой по отчета се извършва при пълно погасяване от отговорното лице на дълга за сумата на паричните средства, получени преди това по отчета.
Понякога възникват ситуации, когато служител, който не е изтекъл отчета за предишното авансово плащане, трябва да издаде нов. Как да бъдем в такива ситуации?
В тази ситуация трябва да се изхожда отна горното изискване относно възможността за издаване на нов аванс само след погасяване на стария. Няма изключения от това правило. Следователно, тъй като служителят не е отчел получения аванс за закупуване на резервни части, той трябва първо да върне неизразходваната сума, а след това да получи аванс за командировката. И едва след като се върне от командировка и отчете авансовия отчет, касиерът ще има право да му даде нов аванс за закупуване на резервни части, за което ще трябва да издаде ново заявление.
Издаването на средства по отчета при липса на документи, потвърждаващи погасяването от отговорното лице на дълга за предварително получени суми, е административно нарушение, за което се прилага част 1 на чл. 15.1 от Кодекса за административните нарушения България предвижда отговорност под формата на плащане на административна глоба:
- длъжностни лица - от 4000 до 5000 рубли;
- юридически лица - от 40 000 до 50 000 рубли.
Институцията изпраща служителя в командировка. Възможно ли е да му се даде аванс за дневни (институцията сама си плаща пътните и квартирните) без заявление?
В този случай трябва да изхождате от следното. От една страна, дневните са допълнителни разходи, свързани с живота извън мястото на постоянно пребиваване (член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация), които служителят не трябва да потвърждава. От друга страна, клауза 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции предвижда издаване на аванс въз основа на заявление на служител и няма изключения от това правило. Ето защо, според нас, издаването на такъв аванс трябва да се извърши въз основа на заявлението на служителя, което ще бъде приложено към разходния касов ордер.
Издаването на пари по отчета се издава от касова заповед за сметка (f. 0310002) (наричана по-долу RKO). Трябва да се подпишеглавният счетоводител или счетоводител (в тяхно отсъствие ръководителят), както и касиерът (параграф 1, точка 4.3, точка 4 от Процедурата за извършване на касови операции).
След като отговорното лице постави подпис в касовия апарат, касиерът му дава пари и подписва касовия апарат (клауза 6.2 от Процедурата за извършване на касови операции).
Оформяне на авансов отчет
Процедурата за попълване и подаване на предварителен отчет. Формулярът за авансов отчет (f. 0504505), както и указанията за попълването му са утвърдени със Заповед на Министерството на финансите на България № 52н [3] .
Съгласно параграф 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции, предварителен отчет с приложени оправдателни документи се представя от отговорно лице:
- в срок не по-дълъг от три работни дни след изтичане на срока, за който са издадени парите по отчета. Има смисъл този период да бъде одобрен от ръководителя на институцията в местен регулаторен акт;
- от деня, в който отидете на работа.
Отговорното лице предоставя информация за себе си на лицевата страна на отчета за разходите и попълва колони 1-6 на гърба на действително изразходваните от него суми, като посочва документи, потвърждаващи направените разходи. Приложените към авансовия отчет документи се номерират от него по реда на записване в отчета.
На обратната страна на авансовия отчет колони 7 - 10, съдържащи информация за разходите, приети от институцията за счетоводство, и счетоводната кореспонденция се попълват от счетоводителя.
Авансовият отчет съдържа данни за предишното авансово плащане (салдо или преразход), което ви позволява да контролирате разплащанията с отговорното лице.
Проверка на авансовия отчет от главния счетоводител или счетоводителя (в тяхно отсъствие - от ръководителя), одобрението му от ръководителя и окончателното уреждане на авансовия отчетсе извършват в срока, определен от ръководителя (клауза 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции).
Следователно авансовият отчет, който е първичен счетоводен документ, може да бъде съставен и в електронен вид.
Сами отбелязваме, че преминаването към използване на електронна форма на отчета за разходите повдига много въпроси, една от трудностите при прилагането му е свързана с необходимостта от електронен подпис за всички участници в изготвянето на отчета за разходите, така че скоро няма да се използва широко.
Ако има достатъчно основания, такива заключения се подкрепят и от съдилищата. Например, в параграф 8 от Прегледа на практиката за разглеждане на данъчни спорове от Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация, Върховния арбитражен съд на България и тълкуването на нормите на законодателството относно данъците и таксите, съдържащи се в решенията на Конституционния съд на България за 2013 г. [4] се казва, че при липса на доказателства, потвърждаващи изразходването на отчетните средства, получени от отговорното лице, както и доказателства, потвърждаващи поста инвентаризация от дружеството в определен ред, такива средства са доход на отговорното лице и подлежат на включване в основата на данъка върху дохода.
– тези документи не съдържат информация и подробности, необходими за идентифициране на лицата, подписали чековете (име на лицето, изготвило документа, неговата длъжност, фамилия, инициали);
- в някои разписки за продажба наименованието на стоките е посочено по следния начин: "битови разходи, канцеларски материали, стоки, битова химия, строителни материали, разходи, детски новогодишни подаръци", няма дата за изготвяне на документи, колоните "Количество", "Цена на стоките" не са попълнени, няма подпис на продавача.
От гореизложеното следва, че публичната институция трябва да изисква от отговорните лица отговорно отношение къмдокументални доказателства за извършени разходи и приложения към предварителни отчети за правилно изпълнени документи.
Приключване на сетълменти с отговорно лице (възстановяване на неизползвани суми, възстановяване на преразход)
Има случаи, когато подотчетното лице изразходва повече или по-малко от получения от него аванс. В резултат или връща неизползваната сума, или институцията й възстановява преразхода. Тези суми се отразяват в съответните редове на отчета за разходите (салдо или преразход):
- на обратната страна на авансовия отчет от отговорното лице;
- на лицевата страна на отчета за разходите от счетоводителя.
На лицевата страна на авансовия отчет счетоводителят посочва информация за извършване на баланс или издаване на преразход. Сумата на преразхода се издава на отговорното лице за парично уреждане, подробностите за които се отразяват в авансовия отчет. Неизразходваната от подотчетното лице сума се връща по входящ касов ордер, данните за който също са посочени в авансовия отчет.
Ненавременно връщане от отговорното лице на неизразходваната сума
Чести са ситуациите, когато отговорното лице не връща навреме неизразходваната отчетна сума по една или друга причина. Редът за действие на институцията в такива случаи се определя от чл. 137 от Кодекса на труда на Руската федерация, от който следва, че работодателят удържа от заплатата на служителя авансово плащане, което не е върнато своевременно. Възможно е невърната сума да бъде удържана от заплатата на служителя в рамките на един месец от датата на изтичане на срока, предвиден за връщане на аванса, при условие че служителят не оспори основанието и размера на удръжката.
Какви са последиците, ако е изтекъл месец след изтичане на срока за връщане на неизразходваната сума от отговорното лице, но то не я е върнало, азаповедта за удържане на тази сума от заплати не е издадена или е издадена, но всъщност удръжката все още не е извършена?
Първо, служителят има дълг да върне неизразходваната сума на аванса, получен по отчета. Тоест тази сума продължава да е собственост на институцията. Дългът за служителя се регистрира до изтичане на давността.
Второ, такъв дълг може да се припише на дохода на служителя, от който трябва да се изчислят застрахователните премии и данъка върху доходите на физическите лица.
Трето, такъв дълг може да бъде прекласифициран като безлихвен заем.
- ако работодателят е удържал от трудовото възнаграждение на служителя остатъка от неизразходвания аванс на основание чл. 137 от Кодекса на труда на Руската федерация, обект на данъчно облагане за застрахователни премии не възниква;
- ако служителят представи авансов отчет с оправдателни документи (с копия от касови бележки за покупка на стоки, работи (услуги), фактури, товарителници), ако организацията вече е натрупала застрахователни премии за посочения размер на плащанията, организацията има право да преизчисли базата за изчисляване на застрахователните премии и сумите на начислените и платени застрахователни премии.
данък върху доходите на физическите лица. Относно облагането с данък върху доходите на физическите лица при несвоевременно връщане от отговорното лице на неизразходваната сума липсват официални разяснения от регулаторните органи.
От арбитражната практика можем да заключим, че понякога данъчните инспекторати признават такива суми като доход на отговорно лице и начисляват данък върху доходите на физическите лица. Съдилищата не подкрепят такъв подход, ако давността не е изтекла.
– няма безспорни доказателства, потвърждаващи, че тези средства са получени от отговорното лице безвъзмездно за ползване или присвоени;
- не стават собственост на служителя.
Също така си струва да се отбележи, че сумата на авансовото плащане, която не е изразходвана от отговорното лице, която не е върната в рамките на установения срок, може да бъде прекласифицирана от данъчната инспекция в сумата, която служителят използва по договора за заем. Съгласно ал.1 на чл. 807 от Гражданския кодекс на България с договор за заем заемодателят предава в собственост на заемателя пари или други вещи, определени с родови характеристики, а заемателят се задължава да върне същата парична сума на заемодателя.
По силата на пар. 1 т. 1 чл. 212 от Данъчния кодекс на България доходът на данъкоплатеца е материалната полза, получена от спестявания върху лихви за използване от данъкоплатеца на заемни средства, получени от организации.
Съдът посочи, че средствата, издадени на физически лица по отчета за придобиване на материални активи, не могат да се считат за доходи за целите на облагането с данък върху доходите на физическите лица, тъй като ако отчетните суми не са изразходвани от служителя или не са изразходвани напълно, те формират дълг на физическото лице към организацията и подлежат на връщане. И едва след изтичане на давностния срок невърнатите суми ще бъдат доход на физическо лице и ще се облагат с данък върху доходите на физическите лица.
Ненавременно връщане от институцията на отговорното лице за преразход
Срокът за плащане на преразхода на отговорното лице се определя от ръководителя на институцията. Възможно е поради липса на парични средства, както и по други причини, институцията да изплати сумата на преразхода на отговорното лице след този срок. Следва ли в този случай институцията да заплати лихва на служителя по реда на чл. 236 от Кодекса на труда на Руската федерация?
Това правило предвижда, че в случай на нарушение от страна на работодателя на установения краен срок за изплащане на заплати, ваканционни плащания, плащания при уволнение и (или) други дължими плащанияслужител, работодателят е длъжен да ги заплати с изплащане на лихва (парично обезщетение) в размер не по-малък от 1/150 от текущия основен процент на Централната банка на България от неизплатените в срок суми за всеки ден закъснение, считано от следващия ден след определен срок за плащане до деня на фактическото изчисляване включително. Задължението за изплащане на определеното парично обезщетение възниква независимо от вината на работодателя.
Сумата на преразхода, която не е върната на отговорното лице навреме, може да се отнесе към други плащания, дължими на служителите. Следователно чл. 236 от КТ дава право на отговорния да иска лихва, в случай че институцията не му е изплатила в срок сумата на преразхода по авансов отчет.
В заключение подчертаваме основните изводи:
1. При издаване на пари срещу отчет е необходимо да се провери дали служителят има дълг за предишни аванси.
2. Когато отговорното лице отчита получения аванс, е много важно то да представи достатъчно документални доказателства за направените разходи.
3. Институцията трябва да упражнява контрол върху навременното приключване на сетълментите с отговорни лица, за да избегне искове от регулаторните органи, както и за да не се създаде ситуация, при която служител може да поиска плащане на лихва за преразхода, изплатен му от институцията по авансов отчет.