Редактираме личните данни на служител - Всичко за персонала
В живота на служителите се случват различни събития - брак или развод, раждане на деца, смяна на местоживеене и т.н. Като правило резултатът е промяна на фамилията, мястото на регистрация, промяна в данните на документ за самоличност. В такива случаи служителят по персонала е изправен пред въпроса: какви документи трябва да се променят и как? Ще говорим за това по-долу.
Лична информация
- фамилия, име, бащино име;
- семейно положение, наличие на деца, семейни връзки;
- образование, квалификация, професионално обучение и информация за повишаване на квалификацията;
- навици и хобита, включително вредни (алкохол, наркотици и др.);
- бизнес, други лични качества, които могат да допринесат за идентифицирането на дадено лице.
Нека припомним, че по силата на разд. 14 от Кодекса на труда България, работодателят е длъжен да осигури защита на личните данни.
Работникът промени ли е някакви идентификационни данни? Той трябва да уведоми отдела по персонала за това. как? Напишете заявление във всякаква форма. Можете предварително да подготвите формуляри, в специално обособени колони, на които служителите ще въвеждат променените данни.
Въз основа на такава декларация се изготвя заповед (в произволна форма) за промяна на счетоводните документи и трябва да се запише в дневника. С този документ трябва да запознаете служителя, чиито документи изискват промени, както и счетоводството.
Въз основа на поръчката трябва да се направят промени:
1. На лична карта (формуляр Т-2). В този документ няма правила за коригиране на информация, така че нека направим това: зачеркнете старото фамилно име с един ред и напишете ново отгоре. Корекцията трябва да бъде заверена с подпис на служител по персонала и с дата. Възниква въпросът:къде да посочите името на документа, въз основа на който се променя фамилното име? Смятаме, че няма да е грешка да посочим неговите данни в раздел Х на личния картон.
Може да се наложи да промените други елементи в раздел I на личната карта:
- позиция 6 "Образование" - ако е попълнена, добавете нов запис, разделен със запетая, а по-долу въвеждаме името на учебното заведение и данните за документа, потвърждаващ получаването на подходящо ниво на образование (например диплома, сертификат);
- Клауза 10 "Състав на семейството" може да бъде допълнена с нова информация или изтрити някои записи;
- информацията в клауза 11 „Паспорт“ също понякога се променя, но във формата на лична карта има малко място за въвеждане на нови данни, така че можете да съставите свободен лист А4, на който да запишете всички необходими данни;
Внимание!Ако се установи неправилно или неточно вписване в трудовата книжка, то се коригира на мястото на работа, където е направено съответното вписване. Ако организацията, която е направила неправилно или неточно вписване, се реорганизира, тогава корекцията се извършва от нейния правоприемник, а в случай на ликвидация на организацията - от работодателя на новото място на работа въз основа на съответния документ (клаузи 27, 28 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки).
Може да се промени не само пълното име, но и например информация за образование, професия или квалификация. Ако се променят, вписването на първата страница (заглавна страница) на трудовата книжка за полученото ново образование, професия, специалност се извършва чрез допълване на съществуващите записи (ако вече съществуват) или попълване на съответните редове, без да се зачертават направените по-рано записи. По аналогия с промяната на пълното име, понякога служителите на персонала се позовават на дипломи идруги документи, удостоверяващи придобиването на нова специалност, професия и образование, от вътрешната страна на корицата, въпреки че това не е предвидено в нормативните актове и не е задължително изискване.
3. В документи за военна регистрация. Въз основа на Инструкциите за водене на военна отчетност в организация, одобрени от Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация, работодателят или лицето, отговорно за воденето на военна отчетност във фирмата, е длъжен да докладва на службата за военна регистрация и записване не само информация за приемането или уволнението на граждани, задължени за военна служба. Тяхна отговорност също е да докладват промяната:
- структурно звено и длъжност;
- местоживеене (място на престой).
Така че е необходимо да се попълни и предаде на служителя лист с информация за промени в информацията за граждани, които са регистрирани във военните, във формата в съответствие с Приложение 1 към Приложение 13 към Методическите препоръки срещу лично получаване в регистъра на листове със съобщения и техните корени.
Ако служителят не е съобщил променената информация на военния комисариат (не е предоставил на работодателя гръбнака на листа със съобщения с марката на военния комисариат), тогава лицето, отговорно за поддържането на военните записи в организацията, трябва да изпрати в рамките на две седмици до военния комисариат по местоживеене (място на престой) на гражданите информация във формата в съответствие с Приложение 2 към Приложение 13 към Методическите препоръки . Даваме примерен формуляр на страница 43.
При промени в семейното положение, образованието, структурното подразделение на организацията, длъжността, мястото на пребиваване или местопребиваването, здравословното състояние (получаване на увреждане) на граждани, регистрирани във военната служба
Пенсионният фонд в едномесечен срок от получаване на заявление за подмяна на осигурително свидетелство взема решение за подмянатаудостоверение за застраховка или отказ за замяна.
Работодателят в едноседмичен срок след получаване на осигурителната книжка с променените данни я издава на работника или служителя, който трябва да провери верността на информацията, съдържаща се в осигурителната книжка и да се подпише на придружителния лист при получаване на книжката.
Ако не е възможно да се издаде осигурителен сертификат (служителят е в продължителна (повече от един месец) командировка, е болен и т.н.), верността на информацията в този документ се проверява от служителя по персонала и се подписва за служителя в придружаващия лист. Спомнете си, че той трябва да бъде върнат на териториалния орган на Пенсионния фонд на Руската федерация в рамките на един месец след получаване на сертификата.
Следователно, ако компанията не е представител на служителя във фонда MHI, той трябва сам да дойде в медицинскоосигурителната организация и да състави нова полица, като представи документ, потвърждаващ необходимостта от промени.
Служител, чиито лични данни са променени, е ръководител
В този случай служителят по персонала ще трябва да извърши допълнителна работа. Така че, ако ръководителят е същевременно основател на юридическо лице, служителят по персонала, заедно с адвоката на компанията, трябва да промени учредителните документи и устава.
Тъй като единните държавни регистри съдържат информация за ръководителя на юридическо лице, лице, което има право да действа от името на дружеството без пълномощно, за индивидуален предприемач, когато променяте личните данни на такива лица, е необходимо да уведомите данъчния орган.