Регистрационен файл
Картотечната система за регистрация и контрол върху изпълнението на документите има неоспорими предимства пред журналната система дори при използване на традиционни ръчни картотеки. Това дава възможност за отпечатване на карти в няколко екземпляра, което осигурява еднократна регистрация на документи, ви позволява да изпратите документ до структурни звена с необходимия брой карти и да формирате няколко картотеки наведнъж. Понастоящем в повечето организации задачите на счетоводството, регистрацията и контрола върху изпълнението на документите се решават с помощта на автоматизирани системи за извличане на информация. Предпоставка за ефективното им функциониране е спазването на общите правила за регистриране и наблюдение на изпълнението на документите, независимо от използваната технология и софтуер.
Обработката на информация при използване на автоматизирана технология за регистриране и наблюдение на изпълнението на документи се извършва с помощта на база данни, която включва набор от бази данни за определени видове документи, които по отношение на офисната работа могат условно да се нарекат автоматизирани картотеки.
Услугата за управление на записи определя състава и основните принципи за изграждане на автоматизирани картотеки, използвани като апарат за извличане на информация за организационни документи. Въз основа на състава и предназначението на обработваната информация за документи, автоматизираните картотеки, подобно на традиционните ръчни картотеки, могат да бъдат разделени на регистрационен контрол и справка. И така, автоматизираните регистрационни и контролни картотеки включват картотеки: административни документи за основните дейности на организацията; административни документи по персонала; входящи документи; изпратени документи; вътрешни документи;договори; обръщения на граждани и др.
Въвеждането на информация за документ в автоматизирана картотека се извършва чрез попълване на формуляра за карта, представен на екрана на дисплея. Информацията се въвежда директно от документи. Получаването на резултатите от обработката на информация на екрана и в печатна форма се извършва в съответствие с приетите форми на представяне на съобщения и резюмета. Използването на класификатори при поддържане на файлови шкафове позволява да се ускори формирането на информационна база и търсенето в нея.
Работата с картотеки включва не само тяхното формиране, т.е. включването на нови карти в тях, но и поддръжката - въвеждане на допълнителна информация и промени в картите, отразяващи хода на разглеждане и изпълнение на документи, изключване на карти от картотеки. Поддържането на файловите шкафове в актуално, надеждно състояние, установяването на правила за достъп до файловите шкафове и процедурата за актуализиране на информационните масиви изискват назначаването на лица, отговорни за работа с файлови шкафове.
Картотечен запис в автоматизиран картотечен шкаф може да бъде дублиран чрез неговата разпечатка, която се използва за предаването му на изпълнителя заедно с документа и за поддържане на спомагателни картотечни шкафове.
Данните на картите отразяват състава на данните на документите, информацията за които се въвежда в картотеката.
Формулярите на карти могат да бъдат проектирани по два начина. Същността на първия от тях е да се създаде единна форма на регистрационна и контролна карта, използвана за няколко вида документи, втората е да се проектират формуляри на карти за различни видове и разновидности на документи (мандати, писма, договори и др.). Видът на документа в този случай може да бъде отразен в името на формуляра на картата, например: „Регистрационна и контролна карта на заповеди за персонал“.
При всеки подход към проектирането на картови формуляри, регистрацията и контролът върху изпълнението на документите трябва да бъдат взаимосвързани с помощта на обща информационна база. В същото време данните на картата, попълнени по време на регистрацията, се допълват с подробности, които осигуряват решаването на задачите за наблюдение на изпълнението. Създаването на специални контролни досиета и въвеждането на специални форми на контролни карти, отделно от етапа на регистрация на документите, води до дублиране на информация.
При разработването на картови форми се определят съставът и местоположението на детайлите, размерът на зоните за запис на информация. Това взема предвид не само състава, имената и местоположението на детайлите, но и вида на детайлите (полетата): символни, цифрови; дата на; поле, попълнено с помощта на класификатора, както и дължината на полетата (броят знаци, необходими за запис на променлива информация).